Od stycznia 2019 r. pracodawcy mają możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Przepisy prawa pracy nie definiują jednak pojęcia postaci elektronicznej. Pewnych wskazówek dostarczają przepisy Kodeksu pracy i rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej określające wymogi związane ze zmianą postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną.

Zmiany do Kodeksu pracy obowiązujące od maja 2019 r. rozstrzygnęły dotychczasowe wątpliwości co do dopuszczalności pozyskiwania przez pracodawców zgody pracowników na przetwarzanie ich danych osobowych.

Dotychczas sądy dość jednoznacznie wskazywały, że uznanie wyrażenia przez pracownika zgody na przetwarzanie jego danych osobowych za okoliczność legalizującą pobranie od pracownika innych danych osobowych niż wskazane w art. 22¹ Kodeksu pracy stanowiłoby naruszenie tego przepisu i obejście przepisów prawa (por. wyrok NSA z 1 grudnia 2009 r., I OSK 249/09, wyrok NSA z 6 września 2011 r., I OSK 1476/10). Co do zasady zatem za niedopuszczalne uznawano pozyskiwanie innych danych osobowych niż wskazane w art. 22¹ k.p. w oparciu o zgodę pracownika.