1 czerwca br. weszły w życie zmiany w ustawie z dnia 13.10.1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (dalej Ustawa). Na nowo zdefiniowano zasady dotyczące identyfikatorów podatkowych PESEL i NIP. W rezultacie PESEL stał się podstawowym identyfikatorem w przypadku podatników będących osobami fizycznymi, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy od towarów i usług lub nie prowadzą działalności gospodarczej. Jak czytamy w uzasadnieniu do projektu ustawy, zmiana miała na celu umożliwienie cudzoziemcom uzyskanie identyfikatora PESEL bez konieczności realizacji obowiązku meldunkowego oraz wyeliminowanie praktyki nadawania takim osobom numeru NIP. Zmiana ma duże znaczenie praktyczne, w szczególności dla osób prowadzących obsługę kadrowo-płacową firm zatrudniających cudzoziemców.

Nadanie numeru PESEL przed nowelizacją

Zgodnie z nadal obowiązującą zasadą ogólną wynikającą z Ustawy z dnia 24.09.2010 r. o ewidencji ludności, cudzoziemcowi nadaje się PESEL w przypadku zameldowania na okres przekraczający 30 dni. Często jednak cudzoziemiec z różnych powodów nie może zawrzeć umowy najmu lub innej umowy tego typu, która stanowiłaby podstawę do meldunku.

Inną ścieżką umożliwiającą otrzymanie nr PESEL było i nadal jest złożenie wniosku o jego nadanie do właściwego organu (urząd gminy, urząd dzielnicy). Poza podstawowymi danymi identyfikacyjnymi we wniosku należy podać odpowiednią podstawę prawną, z której wynika obowiązek posiadania numeru PESEL. Tajemnicą poliszynela jest, że najczęściej powoływano się na konieczność podania PESEL przy zakładaniu profilu zaufanego, chociaż po uzyskaniu numeru PESEL mało kto ten profil zakładał. Co wytrwalsi urzędnicy w momencie złożenia wniosku drążyli temat zameldowania, ale większość wnioski akceptowała, wiedząc, że koniec końców chodzi o rozliczenie zaległego PIT albo ułatwienie wizyt u lekarza.

PESEL a rozliczenie PIT i ZUS przed nowelizacją

Przed nowelizacją cudzoziemcom był nadawany numer NIP, co umożliwiało prawidłowe wykonywanie obowiązków podatkowych. W relacji z urzędem skarbowym praktyką było również przyjmowanie deklaracji PIT-11 z podaną serią i numerem paszportu cudzoziemca lub wpisywanie ciągu powtarzających się cyfr np. „9999999999” zamiast numeru NIP/PESEL. Zdarzało się, że wypełnione w ten sposób dokumenty, chociaż złożone w US, nie były przez organ rozliczane, o czym zainteresowany dowiadywał się w momencie ubiegania się o zezwolenie na pobyt na terytorium RP. Na marginesie można dodać, że rozliczone i uzupełnione w ww. sposób deklaracje w 2021 r. co do zasady nie muszą być korygowane, nawet jeżeli cudzoziemcowi został nadany nr PESEL. Jednakże taka korekta będzie możliwa i jest rekomendowana. Korekty dokonuje się, składając nową poprawioną deklarację z numerem PESEL.

W przypadku cudzoziemca brak numeru PESEL nie stanowił również przeszkody do korzystania z opieki zdrowotnej w Polsce – wystarczyło przedstawić jakikolwiek dokument świadczący o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego. Niestety, w praktyce nierzadko wymagało to konieczności uzyskania dodatkowych dokumentów, np. od pracodawcy i wydłużało czas rejestracji w przychodni. Wówczas w deklaracjach rozliczeniowych cudzoziemiec był identyfikowany za pomocą numeru paszportu. Sytuacja taka, chociaż z pozoru prosta, rodziła pytania wśród osób obsługujących przedsiębiorców w zakresie kadr i płac, w firmach zatrudniających cudzoziemców. Co więcej zdarzało się, że po uzyskaniu numeru PESEL cudzoziemiec posiadał 2 konta w ZUS – jedno, w którym identyfikowany był za pośrednictwem nr PESEL, i drugie stworzone na podstawie nr paszportu. Niestety, również w tym wypadku problem wychodził na jaw dopiero w momencie kompletowania załączników do wniosku o uzyskanie zezwolenia na pobyt na terytorium RP. Rozwiązaniem było i jest scalenie konta, co – jeżeli nie zostanie wykonane przez ZUS z urzędu – można zrobić samemu, kontaktując się z Centrum Obsługi Telefonicznej ZUS lub osobiście w odpowiednim oddziale ZUS.

Nadanie numeru PESEL po 1 czerwca 2021 r.

Cudzoziemiec niezmiennie może złożyć wniosek o nadanie numeru PESEL, wskazując, że celem uzyskania nr PESEL jest gorąca chęć podpisania dokumentu elektronicznie – z wykorzystaniem profilu zaufanego. Obecnie może jednak również w składanym wniosku przywołać podstawę prawną, jaką jest art. 3 ust. 1 pkt. 1 ustawy z dnia 13.10.1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Tak jak poprzednio sam wniosek jest bezpłatny i można go złożyć osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika.

Organem właściwym do przyjęcia wniosku o nadanie numeru PESEL (dla cudzoziemca) jest:

• organ gminy właściwy dla miejsca zameldowania podatnika (pracownika),
• organ gminy właściwy dla siedziby pracodawcy, jeśli podatnik (pracownik) nie może się zameldować,
• Urząd Dzielnicy Warszawa-Śródmieście (ul. Nowogrodza 43) – w przypadku, gdy podatnik (pracownik) jeszcze nie pracuje lub pracodawca ma siedzibę za granicą Polski.

Do ustawy nowelizującej dodano również przepis przejściowy określający sytuację osób, które na skutek wprowadzanych zmian będą zobowiązane do posługiwania się numerem PESEL. Osoby takie – do dnia nadania im numeru PESEL – będą mogły podawać identyfikator podatkowy NIP nadany im przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, nie dłużej jednak niż przez okres 30 dni od dnia wejścia w życie ustawy.

Podsumowanie

W obecnym stanie prawnym cudzoziemcowi może zostać nadany nr PESEL na jego wniosek, a podstawą jego nadania jest zmieniona ustawa z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy, w przypadku podatników będących osobami fizycznymi, które nie są zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług, lub nieprowadzących działalności gospodarczej, identyfikatorem podatkowym jest właśnie nr PESEL. Z jednej strony likwiduje to fikcję nadawania nr PESEL w oparciu o podstawę prawną niezgodną ze stanem faktycznym lub pozwala znaleźć rozwiązanie, w sytuacji, kiedy uzyskanie meldunku jest dla cudzoziemca z różnych powodów nieosiągalne. Z drugiej strony zmiana ułatwia pracę osób odpowiedzialnych za rozliczenia kadrowo-płacowe, ujednolicając zasady dotyczące obywateli polskich i cudzoziemców, w szczególności w zakresie rejestracji i wypełniania formularzy PIT i ZUS. Jak to bywa przy wprowadzaniu zmian, teoria i praktyka nie zawsze idą ze sobą w parze i zdarza się, że organ w dalszym ciągu odwołuje się do obowiązku meldunkowego, nie chcąc przyjąć wniosku. Są to jednak pojedyncze przypadki.

Karolina Misiewicz, Oliwia Pecht