Wielu pracodawców uważa, że ma prawo żądać od pracownika podania danych dotyczących jego niepełnosprawności, bowiem na pracodawcy ciążą określone obowiązki polegające na konieczności zapewnienia szczególnych uprawnień pracownikom niepełnosprawnym. Do kwestii tej odniósł się Urząd Ochrony Danych Osobowych („UODO”) w swoim stanowisku opublikowanym 24 sierpnia 2020 r., w którym przypomniał, że to od pracownika zależy, czy zdecyduje się na podanie tego rodzaju danych.

UODO podkreśla, że niepełnosprawny pracownik ma prawo korzystać z uprawnień przewidzianych w przepisach dla pracowników niepełnosprawnych, natomiast nie jest to obowiązkiem pracownika. Zgodnie z art. 2b ust. 2 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych z dnia 27 sierpnia 1997 r. („Ustawa”) przedstawienie pracodawcy dokumentów potwierdzających dane osobowe o stanie zdrowia jest dobrowolne.

Obowiązki pracodawcy związane z zapewnieniem niepełnosprawnemu pracownikowi odpowiednich warunków pracy aktywują się więc dopiero w momencie, gdy pracownik sam zdecyduje się podać pracodawcy dane dotyczące swojej niepełnosprawności i przedstawi odpowiednie dokumenty (zgodnie z art. 2a ust. 1 Ustawy osobę niepełnosprawną wlicza się do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych od dnia przedstawienia pracodawcy orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność). Pracodawca będzie przetwarzał dane w celu realizacji swoich zobowiązań określonych przepisami Ustawy (a więc w zakresie danych szczególnej kategorii przetwarzanie będzie miało miejsce na podstawie art. 9 ust. 2 lit. b) RODO).

O czym warto pamiętać?

Ustawa zawiera szczegółowe regulacje dotyczące zabezpieczenia przetwarzanych danych o niepełnosprawności, zgodnie z którymi:

• do przetwarzania danych osobowych dla celów wynikających z Ustawy mogą zostać dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie wydane przez administratora danych;
• osoby upoważnione do przetwarzania danych powinny zostać pisemnie zobowiązane do zachowania ich w poufności.

Warto pamiętać, że w świetle wyjaśnień UODO przyjmuje się, że nadanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w postaci elektronicznej należy uznać za wykonanie obowiązku nadania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w formie pisemnej.

Ustawa przewiduje także dodatkowy obowiązek dla pracodawców, zgodnie z którym powinni oni dokonywać przeglądu przydatności przetwarzanych danych nie rzadziej niż co 5 lat.

Chcąc zapewnić zgodność swojej działalności z przepisami, pracodawcy powinni kompleksowo przeanalizować rodzaje danych osobowych przetwarzanych w zakładzie pracy i ich przepływy wewnątrz organizacji, tak aby przygotować odpowiednie upoważnienia, oświadczenia o zachowaniu poufności dla pracowników działu HR oraz wdrożyć odpowiednie procedury związane z przeglądem przydatności danych.

Czy można przechowywać orzeczenia o niepełnosprawności?

UODO rozwiewa także wątpliwości tych pracodawców, którzy zastanawiali się, czy mogą przechowywać kopię orzeczenia o niepełnosprawności pracownika, czy też powinni oni jedynie sporządzać notatkę z okazania takiego orzeczenia przez pracownika. Zgodnie ze stanowiskiem UODO, kopia orzeczenia powinna zostać zamieszczona przez pracodawcę w aktach osobowych pracownika, w części B.

Karolina Romanowska