Polscy pracodawcy wysyłający swoich pracowników w zagraniczne podróże służbowe coraz częściej miewają uzasadnione wątpliwości co do tego, czy powinni wystąpić dla takich pracowników o tzw. zaświadczenie A1. Jest to dokument wymagany w przypadku delegowania, który potwierdza podleganie danemu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego. Problem dotyczy w głównej mierze tego, jak należy rozumieć pojęcie „delegowania” występujące w europejskich przepisach dotyczących koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, w których uregulowano wydawanie zaświadczeń A1.
W Polsce dodatkowe komplikacje wynikają z braku jednoznacznego rozstrzygnięcia dyskusji na temat wzajemnych relacji „podróży służbowej” w rozumieniu Kodeksu pracy oraz „delegowania” w rozumieniu dyrektywy 96/71/WE z dnia 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług. Pojęcia te są bowiem nieostre i nachodzą na siebie zakresami. Wspomniana dyskusja toczy się od samego początku obowiązywania dyrektywy 96/71/WE.
Poruszony problem jest o tyle istotny, że zgodnie z aktualną linią orzeczniczą Sądu Najwyższego dopóki w obrocie funkcjonuje zaświadczenie A1, dopóty wykluczone jest uznanie, że pracownik we wskazanym w nim okresie przebywał w podróży służbowej. To z kolei wyklucza możliwość skorzystania ze zwolnień, którymi objęte są na gruncie prawa podatkowego oraz ubezpieczeń społecznych diety i inne należności za czas podróży służbowych.
Zasady wydawania zaświadczeń A1 dla pracowników delegowanych
Zgodnie z art. 12 ust. 1 rozporządzenia 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego pracownik, który pracuje w państwie członkowskim w imieniu pracodawcy normalnie prowadzącego tam swoją działalność i jest delegowany przez tego pracodawcę do innego państwa członkowskiego do wykonywania pracy w imieniu tego pracodawcy (przez co należy rozumieć pracę „na rzecz” tego pracodawcy), nadal podlega ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego, pod warunkiem że przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy i że osoba ta nie jest wysłana, by zastąpić inną delegowaną osobę. Pracodawca delegujący pracownika jest zobowiązany wystąpić z wnioskiem o wydanie zaświadczenia A1, zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczącym wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.
Przepis art. 12 rozporządzenia 883/2004 jest wyjątkiem od zasady, zgodnie z którą osoba wykonująca w danym państwie członkowskim pracę najemną podlega ustawodawstwu tego państwa członkowskiego. Z kolei w myśl art. 11 rozporządzenia 883/2004 osoby, do których stosuje się to rozporządzenie, podlegają ustawodawstwu tylko jednego państwa członkowskiego.
Delegowanie a podróż służbowa
W przepisach rozporządzenia 883/2004 oraz rozporządzenia 987/2009 próżno szukać definicji „delegowania” bądź odesłań w tym zakresie do innych aktów prawnych.
Z kolei w rozumieniu dyrektywy 96/71/WE „delegowanie” zachodzi wtedy, gdy pracodawca kieruje tymczasowo pracownika, do pracy na terytorium innego państwa członkowskiego:
- w związku z realizacją umowy zawartej przez pracodawcę z podmiotem prowadzącym działalność na terytorium innego państwa członkowskiego;
- w oddziale lub przedsiębiorstwie należącym do grupy przedsiębiorstw, do której należy pracodawca, prowadzącym działalność na terytorium tego państwa członkowskiego;
- jako agencja pracy tymczasowej.
Analogiczne rozumienie „delegowania” przyjęto w polskiej ustawie z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług, będącej implementacją dyrektywy 96/71/WE w polskim porządku prawnym.
Pojęcie „podróży służbowej” nie jest natomiast zdefiniowane na poziomie prawa unijnego. Na gruncie prawa polskiego podróżą służbową w rozumieniu art. 775 Kodeksu pracy jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Zgodnie z dominującą w orzecznictwie wykładnią tego przepisu wyjazd może być zakwalifikowany jako podróż służbowa, jeśli ma on charakter incydentalny, tymczasowy i krótkotrwały (tak m.in. uchwała SN z 19 listopada 2009 r., II PZP 11/08; wyrok SN z 11 stycznia 2013 r., II UK 157/12).
Biorąc pod uwagę cel uregulowania z art. 12 rozporządzenia 883/2004 i jego aktualne brzmienie zasadne jest przyjęcie, że „delegowanie” w rozporządzeniu 883/2004 ma inny zakres niż „delegowanie” w rozumieniu dyrektywy 96/71/WE. Przepis rozporządzenia może obejmować każdy przypadek wysyłania pracownika do innego państwa członkowskiego w celu wykonywania pracy w imieniu pracodawcy, w tym także zagraniczną podróż służbową. Takie stanowisko wyrażają często organy krajowe innych państw członkowskich UE. Może to wynikać z faktu, że w niektórych państwach członkowskich UE (np. w Hiszpanii) nie ma prawnie uregulowanej instytucji podróży służbowej i pracodawcy uzyskują zaświadczenia A1 dla wszystkich pracowników wysyłanych za granicę. Takie rozumienie „delegowania” zdaje się reprezentować też sam unijny ustawodawca, co wynika z najnowszego projektu zmian do rozporządzeń 883/2004 i 987/2009.
Wszystko wskazywałoby zatem na to, że o zaświadczenie A1 należy wystąpić w każdym przypadku wysyłania pracownika za granicę w celu wykonywania pracy w imieniu pracodawcy wysyłającego, a więc także w przypadku zagranicznej podróży służbowej. Sam ZUS zdaje się podzielać to stanowisko. Co więcej, byłoby to uzasadnione również w obliczu ryzyka potencjalnych kontroli pracowników przez zagraniczne organy. W ustawodawstwach niektórych państw członkowskich (o czym m.in. informuje ZUS na swojej stronie internetowej) przewidziane bowiem zostały kary pieniężne, które mogą zostać nałożone na pracodawcę za sam fakt nieposiadania zaświadczenia A1 przez pracownika świadczącego pracę w takim państwie (tak np. we Francji). Na dodatek w niektórych przypadkach brak zaświadczenia A1 w przypadku kontroli może spowodować, że odpowiednie organy ustalą, że pracownik podlega ustawodawstwu z zakresu zabezpieczenia społecznego danego przyjmującego państwa członkowskiego. Może to rodzić po stronie pracodawcy obowiązek uiszczenia w tym państwie składek na świadczenia zabezpieczenia społecznego (zazwyczaj wyższych niż w Polsce). Niekiedy w grę może wchodzić także odpowiedzialność karna pracodawcy wysyłającego w związku z niezgłoszeniem pracownika do ubezpieczeń społecznych lub uchylaniem się od odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne.
Problematyczne stanowisko Sądu Najwyższego
Stosując się do unijnych przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, pracodawcy powinni mieć jednak na uwadze pogląd Sądu Najwyższego (wyrażony w szczególności w wyroku z 12 września 2018 r., III UK 134/17), według którego pracownik, dla którego zostało wystawione zaświadczenie A1, nie może być uznany za pracownika przebywającego w podróży służbowej. Stanowisko to prezentowane było już we wcześniejszych orzeczeniach Sądu Najwyższego (m.in. wyrok SN z 2 grudnia 2014 r., II UK 176/13, wyrok SN z 13 listopada 2013 r.; II UK 204/13, wyrok SN z 19 maja 2001; I UK 403/10). Co prawda przywołane orzeczenia zapadły w stanach faktycznych, w których nie zachodziły podstawy do jednoznacznej kwalifikacji podróży pracowników jako podróży służbowych, jednak stanowisko Sądu Najwyższego na ten moment jest kategoryczne i w każdym przypadku wyklucza uznanie pracownika, dla którego wystawiono za dany okres zaświadczenie A1, za przebywającego w tym okresie w podróży służbowej. Jest to po części pokłosie orzeczenia Sądu Najwyższego, w którym rozstrzygał on o charakterze prawnym zaświadczenia A1, stwierdzając, że jest ono decyzją deklaratywną, a nie „zwykłym” zaświadczeniem (uchwała SN z 18 marca 2010 r., II UZP 2/10). Konsekwentnie, zgodnie z orzecznictwem, decyzja o podleganiu polskiemu ustawodawstwu w dziedzinie ubezpieczeń społecznych (czyli zaświadczenie A1) jest dla sądu wiążąca – niezależnie od tego, czy zainteresowany miał status pracownika delegowanego, czy taka kwalifikacja była błędna. Bez uchylenia, zmiany czy unieważnienia takiej decyzji nie jest więc możliwe ustalanie, że pracownik wykonywał pracę za granicą w ramach podróży służbowej.
Stanowisko Sądu Najwyższego w zakresie, w jakim wyklucza możliwość ustalenia, że pracownik w tym samym czasie był oddelegowany i jednocześnie przebywał w podróży służbowej, wydaje się nieprawidłowe. Z przytoczonych wyżej powodów nie ma podstaw do przyjęcia, że delegowanie w rozumieniu rozporządzenia 883/2004 obejmuje jedynie stałą pracę za granicą na rzecz własnego pracodawcy. Sam kształt formularza, na którego podstawie uzyskiwane jest zaświadczenie A1 (zarówno w wersji stosowanej wcześniej, jak i obecnie), budzi jednak pewne wątpliwości. Nie można w nim bowiem wskazać, że pracownik jest wysyłany w podróż służbową. Z kolei sami pracodawcy nierzadko mylą pojęcia „delegowania” w rozumieniu dyrektywy 96/71/WE, „delegowania” w rozumieniu rozporządzenia 883/2004 oraz „delegacji”, która jest potoczną nazwą podróży służbowej. Może to prowadzić do błędnego wskazania podstawy ubiegania się o zaświadczenie A1, a w konsekwencji uznania przez organy, że pracownik nie przebywał w podróży służbowej. W takim przypadku wypłacone diety i inne należności z tytułu podróży służbowej nie będą korzystały ze zwolnień przewidzianych w prawie podatkowym i ubezpieczeń społecznych.
Podsumowanie
W obecnym stanie prawnym nie ma jasnego rozróżnienia pomiędzy podróżą służbową a delegowaniem w rozumieniu art. 12 rozporządzenia 883/2004. Niewątpliwie można stwierdzić, że wysłanie pracownika za granicę, które spełnia przesłanki delegowania w rozumieniu dyrektywy 96/71/WE oraz przesłanki z art. 12 rozporządzenia 883/2004, rodzi obowiązek wystąpienia dla pracownika o zaświadczenie A1 (niezależnie od tego, czy będzie to jednocześnie podróż służbowa). Z uwagi jednak na brak pełnej „kompatybilności” prawa polskiego z prawem unijnym i prawem poszczególnych państw członkowskich, a także ze względu na kontrowersyjne stanowisko Sądu Najwyższego, decyzję o tym, czy występować dla pracownika wysyłanego w zagraniczną podróż służbową (niebędącą delegowaniem w rozumieniu dyrektywy 96/71/WE) o zaświadczenie A1 w obecnym stanie prawnym należy podejmować każdorazowo po ocenie całokształtu okoliczności i analizie prawa państwa, do którego pracownik jest wysyłany.
Problem zagranicznych podróży służbowych w kontekście uzyskiwania zaświadczeń A1 nie uszedł uwadze unijnego prawodawcy. W najnowszym projekcie zmian do rozporządzeń 883/2004 i 987/2009 planowane jest wprowadzenie pojęcia podróży służbowej do celów stosowania art. 12 rozporządzenia 883/2004. „Podróż służbowa” ma oznaczać „działalność tymczasową związaną z interesami gospodarczymi pracodawcy nieobejmującą świadczenia usług lub dostarczania towarów, taką jak uczestnictwo w wewnętrznych i zewnętrznych spotkaniach biznesowych, uczestnictwo w konferencjach i seminariach, negocjowanie umów handlowych, podejmowanie działań sprzedażowych lub marketingowych, przeprowadzanie audytów wewnętrznych lub audytów klientów, badanie możliwości biznesowych lub uczestnictwo w szkoleniu”. Projekt zakłada, że dla pracowników wysyłanych w tak rozumianą podróż służbową nie trzeba będzie występować o zaświadczenie A1, co rozwiałoby przynajmniej część opisanych wyżej wątpliwości.
Agnieszka Lisiecka, Piotr Podsiadły
