Od stycznia 2019 r. pracodawcy mają możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Przepisy prawa pracy nie definiują jednak pojęcia postaci elektronicznej. Pewnych wskazówek dostarczają przepisy Kodeksu pracy i rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej określające wymogi związane ze zmianą postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną.

Wskazują one bowiem, że zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Zawierają także regulacje dotyczące wymogów, które musi spełniać system teleinformatyczny, aby dopuszczalne było przechowywanie w nim dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Wydaje się zatem, że przez postać elektroniczną należy rozumieć dane/informacje zapisane cyfrowo.

Postaci elektronicznej dokumentacji pracowniczej nie należy jednak mylić z formą elektroniczną. Warunki wymagane dla zachowania elektronicznej formy czynności prawnej określają przepisy art. 78(1) §1 Kodeksu cywilnego. Dla jej zachowania wystarczające będzie złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, spełniającym wymogi określone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającej dyrektywę 1999/93/WE. O zawieraniu umowy o prace w postaci a może formie elektronicznej pisaliśmy na Co do Zasady.

Katarzyna Żukowska