Od 1 stycznia 2021 r. płatnicy składek oraz osoby fizyczne zlecające dzieło będą zobowiązani do informowania ZUS o zawieraniu umów o dzieło niepodlegających składkom na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Dzięki temu nowemu obowiązkowi ZUS będzie mógł weryfikować istnienie obowiązku ubezpieczeń społecznych osób wykonujących umowy o dzieło. Lakoniczna regulacja w tym zakresie może jednak budzić wiele praktycznych wątpliwości.

Kogo będzie dotyczył nowy obowiązek?

Nowemu obowiązkowi będą podlegali płatnicy składek (a więc podmioty opłacające składki za siebie lub za inne osoby zgłaszane do ubezpieczeń – między innymi pracodawcy w stosunku do pracowników) oraz osoby fizyczne zlecające dzieło (niebędące płatnikiem). Podmioty te będą zobowiązane do poinformowania ZUS o zawarciu każdej umowy o dzieło, jeżeli

• umowa taka zawarta zostanie z osobą, z którą nie pozostają w stosunku pracy lub
• osoba, z którą zostanie zawarta taka umowa, nie wykonuje w jej ramach pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.

Obowiązek ten nie będzie zatem dotyczył umów o dzieło zawartych z własnymi pracownikami, a także umów o dzieło zawartych przez pracowników z innym podmiotem niż pracodawca, jeżeli w ramach tej umowy będą oni wykonywali pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostają w stosunku pracy. Na potrzeby ubezpieczeń społecznych przychód z takich umów traktowany jest bowiem tak samo jak przychody ze stosunku pracy. Raportowaniu będą natomiast podlegać umowy o dzieło, z których uzyskany przychód nie stanowi w myśl obowiązujących przepisów podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.

Z literalnego brzmienia przepisu można wysnuć wniosek, że trzeba będzie raportować również umowy o dzieło zawierane z wykonawcami w ramach prowadzonej przez nich działalności gospodarczej. Takie rozwiązanie wydaje się być jednak sprzeczne z intencją ustawodawcy. Osoby prowadzące działalność gospodarczą i tak podlegają bowiem ubezpieczeniom społecznym i są obowiązane do odprowadzania składek z tego tytułu. Na brak obowiązku raportowania umów zawieranych z wykonawcami będącymi przedsiębiorcami prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą w ramach tej działalności wskazuje również ZUS w komunikacie na swojej stronie internetowej.

Z kolei zgodnie z aktualnym brzmieniem przepisu do raportowania zawieranych umów o dzieło nie będą zobowiązani zamawiający niebędący płatnikami ani osobami fizycznymi, czyli np. spółki handlowe niezgłaszające do ubezpieczenia żadnych osób. Taki stan rzeczy należy uznać za niedopatrzenie ze strony ustawodawcy, a zatem nie można wykluczyć modyfikacji przepisów w tym zakresie.

Wątpliwości budzi również zasadność nałożenia omawianego obowiązku na osoby fizyczne. Będzie to bowiem oznaczać konieczność zgłaszania do ZUS nawet drobnych jednorazowych umów na wykonanie dzieła na czysto prywatne potrzeby. W praktyce nowe przepisy mogą okazać się w tym zakresie jednak martwe. Osobie fizycznej, która nie dopełni obowiązku wobec ZUS nie grożą bowiem na chwilę obecną żadne sankcje.

Co istotne, obowiązek raportowania umów o dzieło nie modyfikuje samych zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym. Na chwilę obecną brak jest również informacji o planowanym oskładkowaniu wszystkich umów o dzieło. Nie można jednak wykluczyć pojawienia się takich przepisów w przyszłości.

Jak i kiedy informować ZUS o zawartych umowach?

Przepisy przewidują 7-dniowy termin na dokonanie zgłoszenia umowy o dzieło do ZUS, licząc od dnia zawarcia umowy. Do sposobu obliczania tego terminu należy stosować zasady przewidziane w Kodeksie postępowania administracyjnego. Przy jego obliczaniu nie należy zatem uwzględniać dnia, w którym doszło do zawarcia umowy. Jeżeli koniec terminu będzie przypadał na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę – termin upłynie następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą.

Informacje o zawartych umowach o dzieło będzie należało przekazywać ZUS na formularzu ZUS RUD. Na stronach Rządowego Centrum Legislacji dostępny jest projekt rozporządzenia określającego m.in. wzór tego formularza. Według tego projektu w formularzu trzeba będzie wskazać dane identyfikujące zamawiającego i wykonawcę dzieła oraz informacje o zawartych umowach: daty ich zawarcia, daty rozpoczęcia i zakończenia wykonywania dzieła, przedmiot umowy oraz liczby zawartych umów o dzieło. Ponieważ jednak rozporządzenie określające wzór formularza nie zostało jeszcze wydane, zakres informacji podlegających zgłoszeniu do ZUS może ulec zmianie.   

Czy należy zgłaszać również umowy zawarte przed 1 stycznia 2021 r.?

Z chwilą ich wydania nowe przepisy wzbudziły wątpliwości co do tego, czy obowiązek zgłoszeniowy będzie dotyczył również umów już zawartych i obowiązujących w dniu wejścia w życie tego obowiązku. Ustawa wprowadzająca obowiązek raportowania umów o dzieło nie zawiera bowiem przepisów przejściowych. Bazując jednak na literalnym brzmieniu przepisu, należy uznać, że raportowaniu będą podlegały jedynie umowy o dzieło zawarte od 1 stycznia 2021 r. Tym samym przy wskazywaniu liczby umów o dzieło zawartych z danym wykonawcą również nie należy uwzględniać umów zawartych przed tym dniem.

Wzmożone kontrole ZUS?

Jak wynika z treści uzasadnień do nowych przepisów, mają one na celu zwiększenie w przyszłości skuteczności pomocy osobom, które obecnie pozostają poza systemem ubezpieczeń społecznych. Nowe przepisy mają również umożliwić ZUS weryfikowanie istnienia obowiązku ubezpieczeń społecznych osób wykonujących umowy nazwane umowami o dzieło. Podmioty, które zawierają znaczną liczbę umów o dzieło, muszą zatem liczyć się z ryzykiem wzmożonych kontroli ZUS. Nie można również wykluczyć, że w zależności od warunków, w jakich przyjmujący zamówienie wykonuje dzieło, prowadzone kontrole będą skutkować stwierdzeniem przez ZUS, że zawarte umowy o dzieło są np. umowami zlecenia, z tytułu których wykonawcy podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym. To z kolei będzie skutkowało w szczególności obowiązkiem odprowadzenia przez płatnika zaległych składek od tych umów.

Jakie sankcje za niedopełnienie obowiązku?

Niedopełnienie przez płatnika składek albo osobę obowiązaną do działania w jego imieniu obowiązku poinformowania ZUS o zawarciu umowy o dzieło podlegającej raportowaniu albo wskazanie w formularzu nieprawdziwych danych będzie stanowiło wykroczenie zagrożone karą grzywny do 5000 złotych. Co ciekawe, przepisy nie przewidują tego typu odpowiedzialności w stosunku do osób fizycznych niebędących płatnikami.

Obowiązek raportowania umów o dzieło a ochrona danych osobowych wykonawców dzieła

Nowe przepisy mogą skutkować również nowymi obowiązkami zamawiających względem wykonawców dzieła. Z praktycznego punktu widzenia zamawiający będący administratorami danych osobowych powinni zweryfikować, czy zaktualizowania nie będą wymagały informacje przekazywane wykonawcom dzieł w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych. Obowiązek poinformowania ZUS o zawarciu umowy o dzieło należy bowiem uznać za odrębny cel przetwarzania danych wykonawców dzieła. Obowiązek informowania wykonawców dzieła będących osobami fizycznymi o nowej podstawie przetwarzania ich danych osobowych zaktualizuje się przy tym bez względu na to, czy dzieło będzie wykonywane w ramach prowadzonej przez nich działalności gospodarczej, czy poza nią.

Omawiany obowiązek został wprowadzony przepisem art. 22 ustawy z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw, na mocy którego dodane zostaną przepisy art. 36 ust. 17, 45 ust. 1 pkt 1b, 49 ust. 2 pkt 9 oraz 50 ust. 17 pkt 5 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

Agnieszka Godusławska, Piotr Podsiadły