Od momentu dostosowania postanowień Kodeksu pracy do przepisów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) minęło trochę czasu, jednak pewne kwestie wciąż pozostają niejasne. Problemy z interpretacją przepisów pojawiają się już na etapie rekrutacji i określenia, jakie dane osobowe kandydatów mogą zbierać i przetwarzać pracodawcy. Wątpliwości budzi np. kwestia dopuszczalności zbierania od osób ubiegających się o pracę informacji o miejscu zamieszkania.
Czy pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o pracę informacji o miejscu zamieszkania?
Zgodnie z art. 221 § 1 Kodeksu pracy pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących m.in. imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia oraz dane kontaktowe, które taka osoba sama wskaże. Oznacza to, że potencjalny pracownik powinien sam zdecydować, czy i jakie dane kontaktowe ujawni przyszłemu pracodawcy. Kandydat powinien samodzielnie podjąć decyzję, czy wskaże przyszłemu pracodawcy adres zamieszkania, czy też np. adres e-mail lub numer telefonu.
Jeżeli na etapie procesu rekrutacyjnego pracodawca żąda podania adresu zamieszkania, jego działania mogą zostać uznane za nadmiarowe. Nadmiarowe zbieranie danych osobowych oznacza pozyskiwanie danych o osobie, które nie są niezbędne do osiągnięcia konkretnego celu przetwarzania. Prościej mówiąc, nie można żądać podania informacji, jeśli pracodawca może osiągnąć swoje cele bez jej przetwarzania.
Nadmiarowe działania pracodawcy stanowią naruszenie określonej w postanowieniach RODO zasady minimalizacji danych osobowych, jednej z podstawowych zasad przetwarzania danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO). Zasada ta wskazuje, że dane osobowe, które są przetwarzane, muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co jest niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Należy przez to rozumieć, że przetwarzanie danych osobowych wykraczających poza zakres niezbędny dla osiągnięcia celu przetwarzania stanowi naruszenie przepisów. Zasada minimalizmu podkreślona została także w motywie 39 preambuły RODO, z którego wynika, że dane osobowe powinny być przetwarzane tylko w przypadkach, gdy celu przetwarzania nie można w rozsądny sposób osiągnąć innymi sposobami. Należy pamiętać, że naruszenie zasady minimalizmu zagrożone jest tzw. wyższą sankcją przewidzianą w RODO, tj. administracyjną karą pieniężną do 20 mln EUR lub 4% światowego obrotu przedsiębiorstwa.
Istotny jest także fakt, że obecnie większość rekrutacji powadzonych jest za pośrednictwem stron internetowych. W takiej sytuacji do nawiązania kontaktu z ubiegającym się o zatrudnienie wystarczy jego adres e-mail (najczęściej podawany w momencie uzupełnienia formularza aplikacyjnego) lub ewentualnie numer telefonu. Żądania informacji o miejscu zamieszkania nie da się więc uzasadnić chęcią kontaktu z kandydatem do pracy, ponieważ można osiągnąć ten cel w inny sposób.
Kiedy i od kogo pracodawca może żądać informacji o miejscu zamieszkania?
Dalsze przepisy art. 221 § 3 Kodeksu pracy jasno wskazują, że pracodawca może żądać od pracownika podania adresu zamieszkania od chwili zatrudnienia pracownika. Podanie pracodawcy informacji o miejscu zamieszkania przez pracownika jest o tyle uzasadnione, że pracodawca musi je znać, aby dopełnić różnych obowiązków wynikających z przepisów prawa, na przykład zgłosić pracownika do ubezpieczenia społecznego.
Pomocne w rozstrzygnięciu wątpliwości mogą być także przykładowe wzory dokumentów opublikowane na stronie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w styczniu 2019 r. Jest wśród nich m.in. kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o pracę. Wskazuje on, że osoba ubiegająca się o pracę sama decyduje, jakie dane kontaktowe chce podać potencjalnemu pracodawcy, a więc pracodawca nie może żądać od potencjalnego pracownika adresu zamieszkania. Natomiast w przykładowym kwestionariuszu osobowym dla pracownika znajduje się rubryka dotycząca miejsca zamieszkania.
Podsumowując, pracodawca ma prawo żądać od pracownika informacji o miejscu zamieszkania. Jednak na etapie rekrutacji podanie takiej informacji jest dobrowolne.
Rozanna Piela-Wojciechowska, Jarosław Karlikowski
