Między młotem a kowadłem, czyli o zapomnianej instytucji w sytuacji kryzysowej pracodawcy

Aktualna sytuacja społeczno-ekonomiczna stawia pracodawców przed ogromnym wyzwaniem. Mierzą się oni z jednej strony z inflacyjnymi podwyżkami koniecznymi, by zatrzymać pracowników. Z drugiej strony zmagają się z rosnącymi cenami i kosztami prowadzonej działalności. W zależności od branży brak stabilności biznesowej oraz rozbieżności pomiędzy planowanymi a rzeczywistymi zyskami zmuszają ich coraz częściej do przeprowadzania tzw. zwolnień grupowych. Czy istnieje dla nich alternatywa, która ograniczy skutki spadku siły nabywczej pieniądza oraz wysokich kosztów prowadzenia działalności?

Z odpowiedzią przychodzą od dawna obowiązujące i często pomijane przepisy:

• art. 9(1) kodeksu pracy mówiący o porozumieniu o czasowym zawieszeniu zakładowych przepisów prawa pracy (np. regulaminu pracy, wynagradzania, czy premiowania),
• art. 23(1a) kodeksu pracy dotyczący porozumienia o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia niż wynikające z umów o pracę.

Pracodawca może skorzystać z powyższych rozwiązań, jeśli jest to uzasadnione jego sytuacją finansową. Instytucja ta, stanowiąc alternatywę m.in. dla zwolnień grupowych, ma istotne znaczenie dla zapewnienia stabilności zatrudnienia. W tym trybie załoga zakładu pracy może zgodzić się na pogorszenie warunków zatrudnienia, często tylko po to by chronić miejsca pracy przed redukcją czy likwidacją. Poniżej postaramy się wyjaśnić, dlaczego może się ona okazać korzystna również dla pracodawców stojących przed dylematem redukcji zatrudnienia. Na marginesie warto dodać, że podobne narzędzie oferuje również art. 241(27) kodeksu pracy dotyczący porozumienia o czasowym zawieszeniu układu zbiorowego. Ze względu jednak na praktyczne znaczenie nie będzie on omawiany w niniejszym artykule.

Uzasadniona sytuacja finansowa – czyli jaka?

Porozumienia mogą być zawarte, jeżeli jest to uzasadnione sytuacją finansową pracodawcy. Ze względu na brak ustawowej definicji uzasadnionej sytuacji finansowej, zawarcie porozumień jest możliwe z różnych przyczyn, które negatywnie wpływają na kondycję finansową pracodawcy. W praktyce przyjmuje się, że sytuacja ta powinna być na tyle zła lub pogarszająca się, że w konsekwencji może prowadzić do redukcji zatrudnienia czy też częściowej lub całkowitej likwidacji zakładu pracy. Pogorszenie sytuacji finansowej może wynikać z niewłaściwego zarządzania przedsiębiorstwem z winy pracodawcy, jak i z przyczyn niezależnych od niego np. wzrostu kosztów prowadzenia działalności, klęsk żywiołowych, czy obniżenia popytu na oferowane przez niego produkty lub usługi. Jak wskazuje Sąd Najwyższy badanie sytuacji finansowej nie podlega kontroli sądu (wyrok Sądu Najwyższego z 6 grudnia 2005 r., III PK 91/05). Poza tym warunkiem, porozumienie o czasowym zawieszeniu zakładowych przepisów prawa pracy (np. znajdującego się w regulaminie premiowania postanowienia o bonusie noworocznym) może zawrzeć każdy pracodawca, u którego takie przepisy obowiązują. Natomiast porozumienie o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia niż wynikające z umów o pracę (np. umownego postanowienia o dodatku funkcyjnym) może zawrzeć pracodawca, który nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub który zatrudnia mniej niż 20 pracowników.

Warunki zatrudnienia podlegające pogorszeniu w drodze porozumień

Zawarcie porozumień powoduje czasowe pogorszenie warunków pracy i płacy osób, których ono dotyczy. Zawieszenie stosowania przepisów zakładowych czy zastosowanie mniej korzystnych warunków niż wynikające z postanowień umownych nie może dotyczyć praw i obowiązków wynikających z przepisów powszechnie obowiązujących (np. kodeksu pracy, innych ustaw czy rozporządzeń). Oznacza to, że pracodawca jest uprawniony tylko do wyłączenia stosowania tych postanowień, które kształtują sytuację pracowników korzystniej niż powszechnie obowiązujące przepisy prawa.

Porozumienie o zawieszeniu stosowania przepisów prawa pracy w trybie art. 9(1) kodeksu pracy

Porozumienie o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia w trybie art. 23(1a) kodeksu pracy

Przepis umożliwia zawieszenie stosowania przepisów wewnątrzzakładowych (np. regulaminu pracy, wynagradzania, premiowania), które regulują prawa i obowiązki stron stosunków pracy.Można zawiesić np. stosowanie postanowienia regulaminu wynagradzania, które przyznaje wyższą niż ustawowa kwotę odprawy emerytalnej. Jeśli postanowienie regulaminu stanowi o odprawie emerytalnej w wysokości 5-krotności miesięcznego wynagrodzenia, to możliwe jest zarówno jego częściowe zawieszenie (i wypłata np. 3-krotności miesięcznego wynagrodzenia) lub całkowite zawieszenie (i wypłata odprawy jedynie w wysokości ustawowej, czyli 1-krotności wynagrodzenia miesięcznego).

Przepis umożliwia pracodawcom zawarcie porozumienia o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia, niż wynikające z umów o pracę.   Można wyłączyć np. postanowienie umowne wprowadzające dodatkową premię. Nie można jednak pogorszyć warunków umownych, które stanowią jedynie powtórzenie treści przepisów powszechnie obowiązujących. Oznacza to, że nie można zastosować np. niższego dodatku za pracę w porze nocnej niż 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę.

W kilku słowach o procedurze

Sposób zawarcia porozumień zależy od okoliczności i charakterystyki danego zakładu pracy:

• jeśli u pracodawcy działa organizacja związkowa, to właśnie z nią pracodawca powinien zawrzeć porozumienie;
• jeśli u pracodawcy jest kilka organizacji związkowych, wówczas porozumienie powinno być zawarte zgodnie z dominującymi poglądami doktryny, wspólnie ze wszystkimi organizacjami związkowymi;
• w przypadku braku organizacji związkowych porozumienie powinno zostać zawarte z przedstawicielstwem pracowników wyłonionym w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Po zawarciu porozumienia pracodawca jest zobowiązany do przekazania go właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy. Zgłoszenie to ma charakter informacyjny. Inspektor nie wydaje w tej sprawie żadnej decyzji, a niedopełnienie przez pracodawcę obowiązku przekazania porozumienia nie niesie za sobą skutku nieważności porozumienia.

Bez veta pracownika …

Kluczowym w takiej sytuacji dla pracodawcy jest to, że jedynym podmiotem, z którym musi on uzgodnić porozumienie jest związek zawodowy / przedstawicielstwo pracowników. Od dnia wejścia w życie porozumienia następuje automatyczna zmiana warunków zatrudnienia i jest ona możliwa bez akceptacji pracownika (np. w formie aneksu do umowy). Wypowiedzenia zmieniające nie są wymagane, a zmiana wchodzi w życie bez względu na zgodę czy sprzeciw pracownika. Pracownik objęty porozumieniem, który nie chce kontynuować pracy po zmianie warunków zatrudnienia może wyrazić swój sprzeciw,  korzystając jedynie ze standardowych narzędzi przewidzianych w kodeksie pracy (np. złożyć wypowiedzenie). Po upływie okresu obowiązywania porozumienia wyłączone lub zmodyfikowane postanowienia ulegają reaktywowaniu bez konieczności podejmowania przez pracodawcę dodatkowych czynności.

… i ochrony szczególnej

Atrakcyjność omawianych porozumień z perspektywy pracodawcy wynika też z tego, że mogą być nimi objęci wszyscy pracownicy. Oznacza to, że nie stosuje się w tym przypadku wyłączeń dotyczących pracowników chronionych w sposób szczególny, np. ze względu na ciążę, wiek przedemerytalny, czy działalność w związku zawodowym.

W zależności od okoliczności, prowadzonych negocjacji i podjętych decyzji, porozumienia mogą dotyczyć wszystkich pracowników lub np. tylko grupy pracowników zajmujących się konkretnymi czynnościami. Wyłączenie danej grupy pracowniczej musi być jednak obiektywnie uzasadnione. W przeciwnym wypadku istnieje ryzyko uznania za dyskryminujące. Jeśli porozumienie nie będzie precyzowało, do jakich grup pracowników się odnosi, to będzie ono miało zastosowanie do wszystkich, gdyż wyłączenie określonej grupy musi wyraźnie wynikać z jego treści. 

3 lata z możliwością zawarcia kolejnego porozumienia

Maksymalny okres obowiązywania porozumień wynosi 3 lata. Porozumienia działają „na przyszłość”, nie mogą działać ze skutkiem wstecznym i pozbawiać pracownika świadczeń, które wynikają z jego roszczeń powstałych przed zawarciem porozumienia. Jeżeli porozumienie zawarte zostało na okres krótszy niż 3 lata, a sytuacja finansowa pracodawcy nie uległa poprawie, to okres trwania porozumienia może zostać przedłużony (maksymalnie do łącznie 3 lat). Po upływie tego okresu możliwe jest zawarcie kolejnego porozumienia (jeśli nadal spełnione są przesłanki jego zawarcia). Natomiast w razie poprawy sytuacji pracodawca może skrócić czas jego obowiązywania.

Podsumowanie

Omawiana instytucja ma bardziej uniwersalny wymiar niż instrumenty pomocowe przewidziane dla pracodawców w następstwie wystąpienia COVID-19. Może ona stanowić pragmatyczne rozwiązanie dla pracodawców znajdujących się w kryzysie, dzięki czemu będą w stanie zmniejszyć koszty zatrudnienia przy jednoczesnym zachowaniu miejsc pracy. Może to być szansa na kontynuowanie aktywności gospodarczej w dotychczasowym zakresie oraz ustabilizowanie sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.

Joanna Dudek, Klaudia Czarniecka