W okresie kryzysu wywołanego koronawirusem rozwiązaniem pozwalającym zmniejszyć koszty i jednocześnie uniknąć dokonywania zwolnień wśród załogi może być zmiana warunków zatrudnienia. Dzięki temu pracodawca może dostosować warunki pracy do swoich potrzeb zarówno finansowych, jak i organizacyjnych. O czym należy pamiętać, składając oświadczenie o wypowiedzeniu warunków pracy i płacy w związku z trudnościami wywołanymi pandemią?

Elementy wypowiedzenia zmieniającego

Oświadczenie o wypowiedzeniu zmieniającym musi zawierać dwa elementy:

• wskazanie, które z istotnych elementów umowy o pracę są wypowiadane, oraz
• przedstawienie nowych warunków, jakie pracodawca proponuje pracownikowi po upływie okresu wypowiedzenia.

W treści oświadczenia woli wypowiadającego warunki pracy i płacy w sposób niebudzący wątpliwości powinny być wyartykułowane elementy podlegające wypowiedzeniu. Nowe warunki pracy lub płacy zaproponowane pracownikowi w ramach oświadczenia o wypowiedzeniu zmieniającym powinny być na tyle precyzyjne, by możliwe było ustalenie, jakie to są warunki. Jeżeli dokonanie takiego ustalenia nie będzie możliwe, należy przyjąć, że nie doszło do skutecznego złożenia propozycji, a w konsekwencji nie nastąpiło złożenie oświadczenia o wypowiedzeniu warunków pracy lub płacy. Potwierdzeniem tego stanowiska jest pogląd wyrażony w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 10 września 1998 r. (I PKN 309/98, OSNP 1999, nr 19, poz. 613), w którym wskazano, że zaproponowanie pracownikowi w wypowiedzeniu zmieniającym pracy na stanowisku „specjalisty” bez bliższego jego określenia nie spełnia wymagań z art. 42 § 2 k.p., chyba że z okoliczności sprawy wynika jednoznacznie, że ma to być praca w dziale przejmującym zadania i kompetencje działu likwidowanego, w którym pracownik był dotychczas zatrudniony.

Zakres wypowiedzenia zmieniającego

Definiując zakres przedmiotowy wypowiedzenia zmieniającego, należy wyjść od brzmienia art. 42 § 1 k.p. Przepis ten wskazuje, że wypowiedzenie zmieniające obejmuje wynikające z umowy warunki pracy i płacy. Na jego podstawie można określić dwa elementy warunkujące obowiązek zastosowania analizowanej instytucji w wypadku jednostronnej woli zmiany przez pracodawcę warunków pracy lub płacy:

1. zmiana dotyczy warunków pracy lub warunków płacy;
2. warunki pracy lub płacy wynikają z treści umowy o pracę.

W doktrynie prawa pracy można się spotkać z dwojakim rozumieniem warunków pracy. Niektórzy autorzy przyjmują węższe rozumienie tego pojęcia, definiując je jako warunki, w których praca jest wykonywana (okoliczności świadczenia pracy). Według szerszego rozumienia warunki pracy obejmują również inne istotne elementy treści stosunku pracy. Z kolei warunki płacy to wszelkie zasady wpływające na ustalenie wysokości wynagrodzenia pracownika i jego świadczeń płacowych. Należy zwrócić uwagę, że sformułowanie „warunki płacy” jest szersze niż „warunki wynagradzania”. Nie powinno być więc zawężane jedynie do wynagrodzenia w ścisłym rozumieniu tego terminu. Do pojęcia płacy zaliczyć więc należy m.in.: odprawy, wypłaty kompensacyjne, nagrody, deputaty, a nawet okazjonalnie wypłacane świadczenia w postaci bonów czy talonów.

Obowiązek zachowania formy pisemnej

Ustawodawca dla wypowiedzenia zmieniającego wymaga zachowania formy pisemnej. Brak formy pisemnej oświadczenia nie skutkuje jego nieważnością, natomiast pozwala pracownikowi na wniesienie odwołania od niezgodnego z prawem wypowiedzenia zmieniającego. Będzie więc ono wadliwe ale skuteczne. Wymóg formy pisemnej oznacza, że pracownik musi dostać pismo z oryginalnym podpisem. Przesłanie skanu czy zdjęcia nie będzie wystarczające. Jednak oświadczenie o wypowiedzeniu definitywnym lub zmieniającym złożone w drodze elektronicznej nie narusza przepisów o wypowiadaniu umowy o pracę, jeżeli jest opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (art. 78 § 2 k.c.).

Wskazanie przyczyny wypowiedzenia zmieniającego

W przypadku wypowiadania warunków pracy lub płacy pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony do formalnych wymogów wypowiedzenia zmieniającego należy zaliczyć wskazanie przyczyny uzasadniającej tę czynność. Obowiązek ten ma charakter bezwzględny. Pracodawca nie może się z niego zwolnić, powołując się na wiedzę pracownika o okolicznościach leżących u podstaw wypowiedzenia.

Powstaje pytanie, czy jako przyczynę wypowiedzenia warunków pracy lub płacy można wskazać wystąpienie stanu pandemii. W mojej ocenie będzie to przyczyna nieprecyzyjna, którą sąd może zakwestionować. Pracodawca, chcąc uniknąć ryzyka przegrania procesu, powinien wskazać, jakie skutki wywołała pandemia w jego przedsiębiorstwie i w jakim zakresie wpływa to na sytuację pracownika, któremu wręczane jest wypowiedzenie zmieniające.

Konsultacja związkowa

Odpowiednie stosowanie przepisów o wypowiedzeniu definitywnym do wypowiadania warunków pracy lub płacy pracowników zatrudnionych na czas nieokreślony implikuje konieczność przestrzegania przez takiego pracodawcę trybu tzw. konsultacji związkowej (o ile u pracodawcy funkcjonuje związek zawodowy). Tym mianem określa się uregulowaną w prawie pracy procedurę zawiadomienia związku zawodowego reprezentującego pracownika o zamiarze wypowiedzenia mu warunków pracy lub płacy w celu umożliwienia wyrażenia przez związek ewentualnych zastrzeżeń (art. 38 w zw. z art. 42 § 1 k.p.).

Obowiązek przeprowadzenia procedury zwolnień grupowych w przypadku wręczania wypowiedzeń zmieniających

Wiele wątpliwości budzi kwestia stosowania do wypowiedzenia zmieniającego zasad wynikających z ustawy o zwolnieniach grupowych.

Za możliwością odpowiedniego stosowania ustawy o zwolnieniach grupowych opowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 17 maja 2007 r. (III BP 5/07, OSNP 2008, nr 13–14, poz. 188). Na poparcie swojego stanowiska przywołał przede wszystkim nakaz odpowiedniego stosowania do wypowiedzenia zmieniającego przepisów o wypowiedzeniu umowy o pracę. Złożenie przez pracodawcę wypowiedzenia zmieniającego powoduje rozwiązanie stosunku pracy, jeżeli pracownik nie przyjmie propozycji. W ocenie składu orzekającego, który wydał przywołany wyrok, takie rozwiązanie stosunku pracy następuje nie z inicjatywy pracownika lecz pracodawcy, gdyż to on złożył oświadczenie woli, którego celem głównym jest na ogół zmiana treści stosunku pracy, ale zawsze może ono prowadzić do ustania stosunku pracy. Jeśli zbyt duża liczba pracowników odmówi przyjęcia proponowanych im warunków pracy, wówczas może dojść do przekroczenia limitu zwolnień wskazanego w ustawie o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników i zaktualizowania się obowiązku przeprowadzenia procedury zwolnień grupowych.

Pewne wątpliwości może budzić odpowiednie stosowanie przepisów ustawy o zwolnieniach grupowych w zakresie prawa pracowników do otrzymania odprawy (art. 8). Należy zgodzić się z Sądem Najwyższym, że w wypadku gdy pracownik odmówił przyjęcia zaproponowanych warunków pracy lub płacy, gdyż prowadziłoby to do poważnych zmian na jego niekorzyść, rozwiązanie stosunku pracy z upływem okresu wypowiedzenia może być uznane za dokonane z przyczyn niedotyczących pracownika. W konsekwencji pracownikowi przysługuje odprawa pieniężna, o której stanowi art. 8 analizowanej ustawy. W takiej bowiem sytuacji rozwiązanie stosunku pracy jest wprawdzie bezpośrednim skutkiem odmowy pracownika przyjęcia proponowanych warunków, lecz jego istotną przyczynę stanowi działanie pracodawcy zmierzające do poważnego pogorszenia warunków pracy lub płacy (Wyrok SN z 27 sierpnia 2013 r., II PK 340/12, LEX nr 1409529.).

Przykład

Jeśli w drodze wypowiedzenia warunków pracy lub płacy zaproponowano pracownikowi zmianę zasad premiowych dotyczących jedynie nieistotnego elementu, np. przesunięcia terminu wypłaty premii o tydzień, wówczas odmowa przyjęcia tych warunków i w konsekwencji rozwiązania tej umowy nie prowadzi do nabycia przez pracownika prawa do odprawy. Natomiast zmiana miejsca pracy z jednej miejscowości na drugą może być uznana za okoliczność na tyle niekorzystną, iż przyczyna wypowiedzenia będzie miała charakter niedotyczący pracownika. W tym ostatnim przypadku pracownik nabędzie prawo do odprawy.

Kiedy wypowiedzenie zmieniające nie jest konieczne?

Należy pamiętać, że często możliwa jest zmiana warunków pracy i płacy bez konieczności składania pracownikowi oświadczenia o wypowiedzeniu zmieniającym. Warto z tych rozwiązań skorzystać gdyż eliminują one ryzyko zaskarżenia oświadczenia przez pracownika do sądu (które przysługuje niezależnie od zawartego rodzaju umowy o pracę) i konieczności prowadzenie żmudnego procesu.

Oświadczenie o wypowiedzeniu warunków pracy i płacy nie będzie konieczne aby dokonać zmiany warunków pracy, jeżeli:

1. strony zawarły porozumienie zmieniające;
2. zmiana rodzaju pracy następuje na podstawie art. 42§4 Kodeksu pracy ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy i na okres nie dłuższy niż 3 miesiące;
3. obniżenie etatu następuje na mocy porozumienia z przedstawicielami pracowników zawartym zgodnie z przepisami Tarczy Antykryzysowej;
4. zmiana warunków pracy i płacy jest konsekwencją zawarcia porozumień o zawieszeniu stosowania postanowień umów o pracę zgodnie z art. 23^1a k.p. lub postanowień regulacji wewnątrzzakładowych zgodnie z art. 9¹ k.p.;
5. Pracodawca powierza inny zakres obowiązków niż dotychczasowy, ale mieszczący się w rodzaju pracy uzgodnionym w umowie o pracę.

dr hab. Marcin Wujczyk