Koszty związane z zatrudnieniem pracowników stanowią istotne koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Pandemia koronawirusa i wywołany przez nią kryzys gospodarczy zmuszają przedsiębiorców do poszukiwania rozwiązań pozwalających na zmniejszenie tych kosztów.

Jednym ze sposobów jest prowadzenie działalności w oparciu o elastyczne formy zatrudnienia. Należą do nich:

• zatrudnienie w oparciu o umowy prawa cywilnego
• współpraca z agencjami pracy tymczasowej
• outsourcing.

Umowy prawa cywilnego

Zatrudnianie osób fizycznych w oparciu o umowy prawa cywilnego cieszyło się dużą popularnością jeszcze na długo przed pandemią. Pandemia koronawirusa jedynie wzmocniła ten trend. Zmieniające się realia otaczającej nas rzeczywistości, w tym trudności związane z przewidzeniem kierunku i tempa zmian powodują, że przedsiębiorcy stawiają na elastyczność. Umowy cywilnoprawne dają taką elastyczność Pozwalają one na dużą swobodę kształtowania warunków pracy, ale także zasad rozwiązywania takich umów. W dobie kryzysu przedsiębiorcy chcą móc rozwiązywać umowy:

• szybko – z zastosowaniem krótkiego okresu wypowiedzenia
• łatwo – bez konieczności dokonywania analizy przyczyn wypowiedzenia
• bez ryzyka odwołania do sądu.

Umowy cywilnoprawne zdają się mieć wszystkie te zalety. Jedynym ograniczeniem przy kształtowaniu umów cywilnoprawnych jest zgodność postanowień oraz celu takich umów z naturą tego stosunku, przepisami prawa oraz zasadami współżycia społecznego.

Zawierając umowę prawa cywilnego, należy przede wszystkim pamiętać o ograniczeniu wynikającym z art. 22 § 1² kodeksu pracy, zgodnie z którym nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków charakterystycznych dla zatrudnienia pracowniczego.

Zatrudnienie w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy, tj. na rzecz i pod kierownictwem podmiotu zatrudniającego oraz w miejscu i w czasie określonym przez ten podmiot, jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej umowy (art. 22 § 1¹ kodeksu pracy). Zawieranie umów cywilnoprawnych w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę, stanowi przy tym wykroczenie zagrożone karą grzywny od 1000 do 30 000 zł. Z kolei osoby, które świadczą pracę w warunkach typowych dla stosunku pracy, mogą żądać sądowego ustalenia istnienia stosunku pracy z podmiotem, na rzecz którego świadczą pracę.

Pandemia koronawirusa i związana z nią popularyzacja pracy zdalnej zdaje się jednak ograniczać ryzyko przekwalifikowania umów cywilnoprawnych w umowy o pracę. W przypadku pracy zdalnej odpada bowiem przesłanka wykonywania pracy w miejscu określonym przez podmiot zatrudniający – osoby wykonujące pracę zdalnie mają dużą swobodę w zakresie wyboru miejsca, z którego ją świadczą. Również godziny pracy stały się bardziej elastyczne. Co więcej w sytuacji, gdy praca jest świadczona zdalnie, osoby wykonujące pracę w oparciu o umowy cywilnoprawne mają mniejszy kontakt z osobami zatrudnionymi na podstawie umów o pracę i nie mogą w łatwy sposób porównywać z nimi swojej sytuacji oraz warunków zatrudnienia.

Praca zdalna może więc ograniczać ryzyko przekwalifikowania umów cywilnoprawnych w umowy o pracę, jednak go całkowicie nie wyklucza. Przy dokonywaniu oceny, czy zachodzą warunki do ustalenia istnienia stosunku pracy, nadal decydujące znaczenie ma okoliczność, czy osoba świadcząca pracę w oparciu o umowy prawa cywilnego pozostaje w stosunku podporządkowania względem podmiotu zatrudniającego, tj. czy ma obowiązek stosować się do jego instrukcji i poleceń.

Agencje pracy tymczasowej

W dobie pandemii przedsiębiorcy chętnie korzystają również ze współpracy z agencjami pracy tymczasowej. Obok zatrudniania tzw. klasycznych pracowników tymczasowych (tj. pracowników zatrudnianych przez agencje w oparciu o umowy o pracę) coraz większą popularnością cieszy się powierzenie wykonywania pracy tymczasowej osobomkierowanym do tej pracy na podstawie umów prawa cywilnego.

Korzystanie z pracy osób kierowanych do pracy tymczasowej na podstawie umów prawa cywilnego pozwala na większą elastyczność niż w przypadku tzw. klasycznych pracowników tymczasowych. Dzięki zmniejszeniu obowiązków ciążących na agencji i pracodawcy-użytkowniku ograniczeniu ulegają również koszty. W odniesieniu do takich osób odpada bowiem chociażby obowiązek prowadzenia akt osobowych, udzielania urlopów wypoczynkowych, przeprowadzania szkoleń bhp czy kierowania na badania z zakresu medycyny pracy. Warunki wynagradzania osób kierowanych do wykonania pracy tymczasowej w ramach prawa cywilnego mogą być, przynajmniej teoretycznie, mniej korzystne niż pracowników tymczasowych, czy własnych pracowników zatrudnianych przez pracodawcę- użytkownika.

W praktyce jednak takie aranże nie są wolne od ryzyk. Warunki, w jakich osoby kierowane przez agencje do wykonywania pracy tymczasowej na podstawie umów prawa cywilnego świadczą taką pracę, nie powinny mieć bowiem cech charakterystycznych dla umów o pracę. W przeciwnym razie takie osoby będą mogły wystąpić do agencji o ustalenie istnienia stosunku pracy. Gdyby zaś warunki pracy takich osób były mniej korzystne niż pracowników zatrudnionych na podstawie umów o pracę – będą one mogły również dochodzić odszkodowania od agencji za naruszenie zasady równego traktowania. Agencja będzie z kolei miała regres od przedsiębiorcy korzystającego z pracy takich osób.

Decydując się na prowadzenie biznesu w oparciu o współpracę z agencjami pracy tymczasowej, należy również pamiętać o ograniczeniach wynikających z ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych co do rodzaju pracy, jaka może być wykonywana przez pracowników tymczasowych oraz osoby kierowane do pracy tymczasowej na podstawie umów prawa cywilnego, jak również o maksymalnych dopuszczalnych okresach korzystania przez pracodawców użytkowników z pracy takich osób.

Przedsiębiorcy, którzy planują zastąpienie swojej własnej siły roboczej osobami kierowanymi do pracy przez agencje pracy, muszą w szczególności pamiętać, że art. 8 ust 2 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych przewiduje zakaz powierzania pracownikowi tymczasowemu pracy tego samego rodzaju co praca wykonywana przez pracownika pracodawcy użytkownika, z którym został rozwiązany stosunek pracy z przyczyn niedotyczących pracowników w okresie ostatnich 3 miesięcy poprzedzających przewidywany termin rozpoczęcia wykonywania pracy tymczasowej przez pracownika tymczasowego. Przy tym zakaz ten obowiązuje, jeżeli taka praca miałaby być wykonywana w jakiejkolwiek jednostce organizacyjnej pracodawcy użytkownika położonej w gminie, na terenie której znajduje się lub znajdowała się jednostka organizacyjna, w której był zatrudniony zwolniony pracownik. Ograniczenie to stosuje się odpowiednio do osób kierowanych do pracy tymczasowej w ramach umów prawa cywilnego zawieranych z agencjami (art. 25a ust. 1 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych).

Podejmując decyzję o nawiązaniu współpracy z agencją pracy tymczasowej, należy więc odpowiednio zabezpieczyć ciągłość prowadzenia działalności biznesowej.

Outsourcing

Kolejną elastyczną formą współpracy obok umów cywilnoprawnych oraz współpracy z agencjami pracy tymczasowej jest outsourcing. Outsourcing pozwala na ograniczenie kosztów dzięki korzystaniu z usług wyspecjalizowanych firm zewnętrznych, które posiadają odpowiednie kompetencje, zasoby i kwalifikacje.

Przedsiębiorcy najczęściej decydują się na takie rozwiązanie wobec obszarów wsparcia, do których należą obszary kadrowo-płacowe, marketing, księgowość, administracja czy IT. W ostatnim czasie można jednak zaobserwować również stosowanie outsoucingu w podstawowej działalności.

Podejmując decyzję o zleceniu zadań na zewnątrz, należy jednak być bardzo ostrożnym. Dotyczy to konieczności zapewnienia w umowach z firmami outsourcingowymi odpowiednich mechanizmów pozwalających przedsiębiorcom na kontrolowanie wykonania zleconych zadań. Szczególną staranność należy również zachować przy określaniu zasad odpowiedzialności i ochrony informacji poufnych.

W zależności od okoliczności, należy również dokonać szczegółowej analizy prawnej procesu przekazywania zadań na zewnątrz, w szczególności czy nie będzie on skutkował przejściem zakładu pracy czy też jego części w rozumieniu art. 23¹ kodeksu pracy z przedsiębiorcy zlecającego zadania na firmę outsourcingową. Takie ryzyko istnieje, gdy zadania powierzane firmom zewnętrznym były dotychczas realizowane przez własnych pracowników przedsiębiorcy.  

Dokonując oceny, czy w danej sytuacji mamy do czynienia z przejściem (zazwyczaj części) zakładu pracy należy przeprowadzić test pozwalający stwierdzić:

• po pierwsze – czy w strukturze dotychczasowego pracodawcy istnieje wyodrębniona jednostka gospodarcza, którą można uznać za zorganizowane połączenie zasobów pozwalających na prowadzenie określonej działalności;
• po drugie – czy taka jednostka gospodarcza i zadania, które są w niej realizowane, opierają się na pracownikach i ich kwalifikacjach, czy też są głównie realizowane w oparciu o składniki majątkowe (a w tym ostatnim przypadku – czy firma outsourcingowa przejmuje takie składniki majątkowe);
• po trzecie – czy po przejęciu zadań przez firmę outsourcingową zostaje zachowana tożsamość jednostki rozumiana jako ciągłość prowadzenia działalności w oparciu o takie same lub podobne metody i organizację pracy.

Jeśli mimo transferu przedsiębiorcy zdecydują się na rozwiązanie umów o pracę z pracownikami, to muszą liczyć się z ryzykiem roszczeń. Przy czym ryzyko to dotyczy zarówno przedsiębiorcy zlecającego zadania na zewnątrz, jak i przedsiębiorcy przejmującego te zadania do realizacji.

Podsumowanie

Elastyczne formy współpracy pozwalają na ograniczenie kosztów. Forma współpracy powinna być jednak dostosowana do rodzaju działalności prowadzonej przez danego przedsiębiorcę oraz zamierzonych celów. Należy również zważyć ryzyka związane z każdą z tych form współpracy oraz wprowadzić rozwiązania natury prawnej i faktycznej pozwalające te ryzyka ograniczyć.

Agnieszka Godusławska, praktyka prawa pracy