W przypadku obu tych grup ustalenia urlopowe poczynione z przełożonymi na początku roku mogły już stać się nieaktualne. Z jednej strony pracodawcy byli zmuszeni zmienić części pracowników terminy urlopów (włącznie z koniecznością odwołania niektórych podwładnych z wypoczynku), a z drugiej strony – w ramach szukania oszczędności – zobowiązać pozostałych pracowników do skorzystania z urlopu wypoczynkowego. Naprzeciw tej drugiej sytuacji wyszły przepisy tarczy 4.0.

Zmiana terminu urlopu

Dotychczas obowiązujące przepisy prawa pracy regulują zarówno sytuację, gdy konieczne jest przesunięcie uzgodnionego wcześniej terminu urlopu wypoczynkowego (z przyczyn leżących po stronie firmy lub pracownika), jak też prawo pracodawcy do jednostronnego zobowiązania podwładnego do wcześniejszego powrotu do pracy.

Szczególne przepisy wprowadzone w ramach ustaw z pakietu tarcz antykryzysowych nie modyfikują powyższych zasad ogólnych.

Oznacza to, że również w czasach pandemii:

Przesunięcie urlopu

1. Przesunięcie urlopu pracownika powinno być ograniczone jedynie do wyjątkowych przypadków – jest dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy i tylko wtedy, gdy nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w toku pracy. To pracodawca samodzielnie decyduje, kiedy taka sytuacja ma miejsce, przy czym powód przesunięcia urlopu nie może być znany stronom w momencie uzgadniania daty rozpoczęcia wypoczynku przez pracownika. W przypadku planów urlopów na rok 2020 (sporządzonych w większości w styczniu i lutym tego roku) powyższe nie powinno być trudne do udowodnienia, jeżeli zmiana terminu urlopu wiąże się z wybuchem pandemii i wynikłym stąd nagłym zapotrzebowaniem na pracę danej osoby. Pracownik nie może więc samowolnie rozpocząć urlopu w „starej dacie”, powołując się na brak okoliczności pozwalających urlop przesunąć.
   Ryzyko finansowe po stronie pracodawcy związane z przesunięciem urlopu w czasie pandemii też może być mniejsze niż w ubiegłych latach. Wprawdzie kodeks pracy nie zobowiązuje wprost firmy do zwrotu pracownikowi kosztów bezpośrednio poniesionych w związku z przesunięciem urlopu (takich jak m.in. równowartość bezzwrotnych zaliczek za wycieczki w biurze podróży, rezerwacje hotelowe, niewykorzystane bilety autokarowe i kolejowe), jednak przyjmuje się, że analogicznie jak w przypadku odwołania z urlopu, pracownik może liczyć na rekompensatę tych kosztów. Mając na uwadze, że większość Polaków postanowiła w tym roku spędzić wakacje w kraju, a często zdecydowała się wypoczywać w domowym zaciszu lub na rodzinnej działce, koszty przesunięcia urlopu mogą być dla pracodawcy mniejsze lub wręcz żadne.
2. Pracodawca ma obowiązek przesunięcia urlopu pracownika, jeżeli ten nie może rozpocząć urlopu w uzgodnionym wcześniej terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy – takimi przyczynami są w szczególności choroba lub odosobnienie w związku z chorobą zakaźną (taką jak COVID-19), ale też sprawowanie opieki nad dzieckiem z powodu zamknięcia placówki oświatowej, do której dziecko uczęszcza. Oznacza to, że pracownik objęty kwarantanną (na mocy indywidualnej decyzji służb sanitarnych lub z racji przekroczenia polskiej granicy w okresie, kiedy osoby powracające z zagranicy musiały odbyć taką kwarantannę) może oczekiwać przesunięcia urlopu i  go nie traci. Powyższy obowiązek pracodawcy zaktualizuje się jedynie wówczas, gdy pracownik został skierowany na przymusową kwarantannę, a nie gdy poddał się izolacji dobrowolnie.
3. Przesunięcie urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. W dobie pandemii do takich przyczyn mogą należeć m.in. niemożność korzystania z wypoczynku wspólnie przez całą rodzinę, odwołanie lub przesunięcie terminu wycieczki przez organizatora, rezygnacja z wyjazdu w obawie przed chorobą. Pracodawca nie jest związany tym wnioskiem i samodzielnie ocenia, czy podana przez pracownika przyczyna dostatecznie uzasadnia zmiany w planie urlopów.
   
   Odwołanie z urlopu
   
4. Odwołanie z trwającego już urlopu, podobnie jak przesunięcie wypoczynku pracownika, jest ograniczone do nadzwyczajnych okoliczności. Inaczej jednak niż w przypadku przesunięcia urlopu, powinny to być przyczyny, których nie można było przewidzieć w chwili rozpoczynania urlopu, a nie jego planowania (co w niespokojnych czasach pandemii i próbujących za nimi nadążyć zmian w obowiązujących zasadach prowadzenia działalności będzie można stosunkowo łatwo wykazać). Pracodawca ma też obowiązek pokrycia kosztów związanych bezpośrednio z odwołaniem z urlopu (w tym przypadku obowiązek ten wprost wynika z przepisów kodeksu pracy). Odwołanie z urlopu może nastąpić w każdej formie (pocztą elektroniczną, telefonicznie, a nawet SMS-em), z zastrzeżeniem, że pracownik musi mieć możliwość zapoznania się z poleceniem pracodawcy. W praktyce w pewnych przypadkach może być trudno skontaktować się z pracownikiem przebywającym na urlopie, żeby wezwać go do wcześniejszego powrotu (np. gdy przebywa w miejscu, gdzie jest problem z zasięgiem lub nie ma Internetu albo okaże się, że kadry nie mają aktualnego numeru telefonu prywatnego pracownika). Warto też przypomnieć, że pracownik nie ma obowiązku codziennego sprawdzania poczty elektronicznej (potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 8 marca 2017 r., sygn. akt II PK 26/16).

Co zmieniają przepisy tarczy 4.0?

Ustawa o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19 z 19 czerwca 2020 r. (tzw. tarcza 4.0), która weszła w życie 24 czerwca br., wprowadziła uprawnienie pracodawców do wysyłania pracowników na przymusowy urlop. Dotychczas pracodawca mógł jednostronnie, bez wniosku lub zgody pracownika, zobowiązać podwładnego do wykorzystania urlopu jedynie w okresie wypowiedzenia, a także wtedy gdy pracownik nie wykorzystał urlopu w roku kalendarzowym, za który tenże urlop mu przysługiwał (urlop zaległy). Druga sytuacja nie była wprost uregulowana w kodeksie pracy, ale jej dopuszczalność  potwierdził Sąd Najwyższy (np. w wyroku SN z 24 stycznia 2005 r., sygn. akt I PK 124/05). Tarcza 4.0 usankcjonowała tę praktykę na czas pandemii, ale z pewnymi modyfikacjami, które mogą okazać się mniej korzystne niż dotychczasowe zasady.

Zgodnie ze specustawą, pracodawca może – bez zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów – udzielić pracownikowi w terminie przez siebie wskazanym urlopu zaległego w wymiarze do 30 dni, a pracownik ma obowiązek ten urlop wykorzystać.

Oznacza to, że obecnie:

1. Z powyższego rozwiązania może skorzystać każdy pracodawca a nie tylko podmiot dotknięty skutkami COVID-19, zaś na przymusowy urlop może zostać wysłany każdy pracownik. Jedynym ograniczeniem są zasady równego traktowania w zatrudnieniu. Przymusowy urlop nie może być również wykorzystywany jako forma szykany wobec pracownika. Należy unikać sytuacji, gdy z zespołu pracowników wykonujących tę samą pracę tylko jeden z nich zostanie wysłany na urlop, a jego współpracownicy będą kontynuować pracę (i wypracowywać premię), chyba że firma wykaże, że istniały obiektywne powody takiego odmiennego traktowania.
2. Pracodawca może wysłać pracownika na przymusowy urlop wypoczynkowy samodzielnie (bez konieczności uzyskania akceptacji zatrudnionego) i co do zasady swobodnie określić datę początkową i końcową takiego urlopu (patrz jednak uwagi poniżej). Pracownik może więc zostać zobowiązany do wykorzystania urlopu z dnia na dzień, bez wcześniejszego uprzedzenia. Podwładnemu z jednej strony nie przysługuje prawo sprzeciwu wobec takiego polecenia ani też prawo do samowolnego rozpoczęcia urlopu (za każdym razem musi otrzymać polecenie od pracodawcy).
3. Pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania wyłącznie tzw. zaległego urlopu czyli uprawnienia urlopowego niezrealizowanego w poprzednich latach kalendarzowych (a więc też urlopu za 2019 r.). Oznacza to, że jeżeli pracownik w pełni wykorzystał urlop w poprzednich latach (nie ma urlopu zaległego), pracodawca nie ma prawa do jednostronnego wysłania takiego podwładnego na urlop – skorzystanie z urlopu w ramach puli urlopowej za 2020 r. musi zostać uzgodnione z pracownikiem.
4. Na podstawie postanowień tarczy 4.0 pracownik może zostać zobowiązany do wykorzystania do 30 dni zaległego urlopu. W przypadku, gdy pracownik ma więcej zaległego urlopu, powyższa regulacja może być mniej korzystna dla pracodawcy niż dotychczas obowiązujące zasady, gdzie taki limit nie obowiązywał. Istnieją rozbieżne opinie co zrobić z zaległym urlopem ponad limit 30 dni. Pierwsza z nich zakłada, że specustawa wprowadza szczególne zasady wysyłania pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy i na czas pandemii zastępuje dotychczasową praktykę, a tym samym wykorzystanie „ponad limitowego” urlopu będzie wymagać zgody pracownika. Druga interpretacja idzie w kierunku, że zgodnie z tarczą 4.0 urlop do 30 dni nie wymaga zgody pracownika, natomiast do pozostałego zaległego urlopu zastosowanie ma dotychczasowa praktyka, która również nie wymaga zgody pracownika.
   Przyjęcie którejkolwiek z powyższych interpretacji przepisów tarczy 4.0 może potencjalnie wiązać się z ryzykiem dla pracodawcy, przy czym zakres i waga tych ryzyk będzie zależeć także od okoliczności indywidualnego przypadku.
   Nie ma przeszkód, aby za zgodą pracownika połączyć wykorzystanie zaległego urlopu z urlopem bieżącym. Warto zaznaczyć, że tarcza 4.0 nie modyfikuje wymiaru i zasad udzielania urlopu za 2020 rok – nadal powinien on być udzielony pracownikowi do 31 grudnia 2020 r., nie później jednak niż do 30 września 2021 r., w wymiarze 20 lub 26 dni dla osób zatrudnionych na pełen etat.
5. Dotychczas urlop zaległy powinien był zostać udzielony najpóźniej do 30 września kolejnego roku (czyli urlop za 2019 r. – do 30 września 2020 r.). W uzasadnieniu tarczy 4.0 wskazuje się, że intencją ustawodawcy było „czasowe zawieszenie obowiązku odbierania zaległych urlopów do 30 września 2020 r.” i uniknięcie kumulacji urlopów zaległego (za 2019 r.) i bieżącego (za 2020 r.). Zgodnie więc z intencją ustawodawcy pracodawca może udzielić zaległego urlopu w wymiarze 30 dni w dowolnym terminie, również po 30 września. W naszej ocenie nie warto jednak zwlekać z udzieleniem urlopu zaległego po 30 września 2020 r. Powyższe zasady przymusowego urlopu obowiązują bowiem tylko w okresie, gdy w Polsce obowiązuje stan epidemii lub stan zagrożenia epidemią i tylko w tym okresie pracodawca nie ponosi odpowiedzialności wykroczeniowej za nieudzielenie zaległego urlopu do 30 września 2020 r. Jeżeli stan pandemii zostanie zniesiony krótko przed 30 września br. lub po tej dacie, a najpóźniej w dniu 30 września 2020 r. pracownicy nie rozpoczną  zaległych urlopów, wówczas pracodawca może narazić się na ryzyko grzywny od 1000 zł do 30 000 zł (mając jednak na uwadze trwającą pandemię i częste zmiany legislacyjne, wydaje się, że PIP podejdzie do takich sytuacji z większym zrozumieniem i ograniczy się do zobowiązania pracodawcy do jak najszybszego udzielenia tych urlopów).

Katarzyna Magnuska, radca prawny