Niezbędne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia

W oświadczeniach osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń ZFŚS często pojawiają się dane osobowe dotyczące zdrowia. Pracodawcy powinni pamiętać, że do ich przetwarzania mogą być dopuszczone wyłącznie osoby, którym pracodawca nadał pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych. Osoby te powinny zostać także zobowiązane do zachowania takich danych w tajemnicy. W świetle niedawnych wyjaśnień UODO przyjmuje się, że nadanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w postaci elektronicznej należy uznać za wykonanie obowiązku nadania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w formie pisemnej.

Obowiązek przeprowadzania regularnych przeglądów danych osobowych

Ustawodawca nałożył na pracodawców obowiązek dokonywania regularnych przeglądów danych osobowych udostępnianych pracodawcy przez osobę uprawnioną do korzystania z ZFŚS, w celu ustalenia niezbędności dalszego przechowywania takich danych. Przegląd taki należy przeprowadzać nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym. Jeśli się okaże, że dalsze przechowywanie danych jest zbędne do realizacji celu związanego z przyznawaniem świadczeń, ustalenia ich wysokości lub dochodzenia praw lub roszczeń, dane osobowe powinny zostać usunięte. Aby zachować zgodność z wynikającą z RODO zasadą rozliczalności, warto pamiętać o udokumentowaniu tego rodzaju przeglądu. UODO przypomina, że RODO wymaga nieprzerwanego prawidłowego przetwarzania danych, nie wystarczy więc jednorazowy przegląd danych w istniejących zasobach.

Żądanie dokumentów jedynie do wglądu

Zgodnie z art. 8 ust. 1a ustawy o ZFŚS udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Jak podkreśla UODO, przepisy umożliwiają pracodawcy jedynie wgląd do określonych dokumentów, jednak nie dają prawa do przechowywania ich kopii czy też innego utrwalania.

Przestrzeganie maksymalnego okresu przechowywania danych

Warto pamiętać, że przepisy wprost wskazują maksymalny okres przechowywania danych. Pracodawca może je przetwarzać przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z ZFŚS oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń (np. zobowiązań podatkowych).

Przetwarzanie danych osobowych oparte na właściwej podstawie prawnej

Pracodawcy często uważają, że na przetwarzanie danych osobowych dla celów przyznawania świadczeń z ZFŚS potrzebna jest zgoda. Tymczasem UODO wyraźnie wskazuje, że podstawami uprawniającymi pracodawców do przetwarzania danych osobowych w tym celu są:

• w przypadku danych zwykłych: art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
• w przypadku szczególnych kategorii danych, np. dotyczących zdrowia: art. 9 ust. 2 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.

Oznacza to, że pracodawcy nie powinni zbierać zgód na przetwarzanie danych osobowych w tym celu. Jak wskazał niedawno grecki organ nadzoru, zbierając zgody na przetwarzanie danych osobowych w sytuacji, gdy przetwarzanie odbywa się na innej podstawie prawnej, pracodawcy mogą narazić się na zarzut wprowadzania pracowników w błąd.

Karolina Romanowska