UODO podkreśla, że niepełnosprawny pracownik ma prawo korzystać z uprawnień przewidzianych w przepisach dla pracowników niepełnosprawnych, natomiast nie jest to obowiązkiem pracownika. Zgodnie z art. 2b ust. 2 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych z dnia 27 sierpnia 1997 r. („Ustawa”) przedstawienie pracodawcy dokumentów potwierdzających dane osobowe o stanie zdrowia jest dobrowolne.

Obowiązki pracodawcy związane z zapewnieniem niepełnosprawnemu pracownikowi odpowiednich warunków pracy aktywują się więc dopiero w momencie, gdy pracownik sam zdecyduje się podać pracodawcy dane dotyczące swojej niepełnosprawności i przedstawi odpowiednie dokumenty (zgodnie z art. 2a ust. 1 Ustawy osobę niepełnosprawną wlicza się do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych od dnia przedstawienia pracodawcy orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność). Pracodawca będzie przetwarzał dane w celu realizacji swoich zobowiązań określonych przepisami Ustawy (a więc w zakresie danych szczególnej kategorii przetwarzanie będzie miało miejsce na podstawie art. 9 ust. 2 lit. b) RODO).

O czym warto pamiętać?

Ustawa zawiera szczegółowe regulacje dotyczące zabezpieczenia przetwarzanych danych o niepełnosprawności, zgodnie z którymi:

• do przetwarzania danych osobowych dla celów wynikających z Ustawy mogą zostać dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie wydane przez administratora danych;
• osoby upoważnione do przetwarzania danych powinny zostać pisemnie zobowiązane do zachowania ich w poufności.

Warto pamiętać, że w świetle wyjaśnień UODO przyjmuje się, że nadanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w postaci elektronicznej należy uznać za wykonanie obowiązku nadania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w formie pisemnej.

Ustawa przewiduje także dodatkowy obowiązek dla pracodawców, zgodnie z którym powinni oni dokonywać przeglądu przydatności przetwarzanych danych nie rzadziej niż co 5 lat.

Chcąc zapewnić zgodność swojej działalności z przepisami, pracodawcy powinni kompleksowo przeanalizować rodzaje danych osobowych przetwarzanych w zakładzie pracy i ich przepływy wewnątrz organizacji, tak aby przygotować odpowiednie upoważnienia, oświadczenia o zachowaniu poufności dla pracowników działu HR oraz wdrożyć odpowiednie procedury związane z przeglądem przydatności danych.

Czy można przechowywać orzeczenia o niepełnosprawności?

UODO rozwiewa także wątpliwości tych pracodawców, którzy zastanawiali się, czy mogą przechowywać kopię orzeczenia o niepełnosprawności pracownika, czy też powinni oni jedynie sporządzać notatkę z okazania takiego orzeczenia przez pracownika. Zgodnie ze stanowiskiem UODO, kopia orzeczenia powinna zostać zamieszczona przez pracodawcę w aktach osobowych pracownika, w części B.

Karolina Romanowska