Do dnia 17 maja 2024 r. pracodawcy musieli dostosować istniejące przed dniem 17 listopada 2023 r. stanowiska pracy do nowych wymogów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii wynikających ze znowelizowanych przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Utworzenie nowego stanowiska pracy od dnia 17 listopada 2023 r. wiąże się z koniecznością stosowania przez pracodawcę przepisów zmieniających od samego początku.

Zmodyfikowana definicja stanowiska pracy

W znowelizowanym rozporządzeniu zmodyfikowano definicję stanowiska pracy, dostosowując ją do obecnych realiów technologicznych poprzez usunięcie z niej takich jego elementów jak stacja dyskietek czy trackball.

Przez stanowisko pracy należy obecnie rozumieć przestrzeń pracy wraz z:

• wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika,

• krzesłem i stołem,

• opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem.

Kiedy rozporządzenie nie znajdzie zastosowania?

Na skutek nowelizacji, przepisów rozporządzenia nie stosuje się do systemów przenośnych (takich jak np. laptop) nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Zastosowanie tego rozporządzenia jest zatem wyłączone w przypadkach krótkotrwałego korzystania z systemów przenośnych.  

Obowiązkowe elementy stanowiska pracy

W przypadku stosowania systemów przenośnych (takich jak np. laptop) przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko pracy powinno być wyposażone w:

• stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, oraz

• dodatkową klawiaturę i mysz.

Co istotne, klawiatura oraz mysz powinny stanowić osobne elementy wyposażenia podstawowego stanowiska pracy. Klawiatura wbudowana w laptopie nie będzie więc wystarczająca - pracodawca musi zapewnić pracownikowi dodatkową klawiaturę.

Minimalne wymagania BHP i ergonomii

Konstrukcja klawiatury powinna umożliwiać użytkownikowi przyjęcie pozycji, która nie powodowałaby zmęczenia mięśni kończyn górnych podczas pracy – wymóg ten pozostał niezmieniony. W znowelizowanym rozporządzeniu zrezygnowano natomiast z precyzowania wysokości klawiatury i możliwości regulacji kąta jej nachylenia.

W dalszym ciągu regulacje ustawienia monitora powinny umożliwiać pochylenie ekranu. Zrezygnowano zaś z precyzyjnego określenia zakresu pochylenia monitora i możliwości obracania go wokół własnej osi, a także z wymogu, aby ekran monitora był pokryty warstwą antyodbiciową lub wyposażony w odpowiedni filtr. W rozporządzeniu pojawiła się za to ogólna regulacja, zgodnie z którą ustawienie monitora ekranowego oraz innych elementów wyposażenia nie powinno wymuszać niewygodnych ruchów głowy i szyi. W rozporządzeniu doszło również do uproszczenia regulacji dotyczącej wysokości stołu, siedziska krzesła czy podnóżka.

W przypadku, gdy przy pracy istnieje konieczność korzystania z dokumentów, na życzenie pracownika pracodawca ma obowiązek wyposażyć stanowisko pracy w uchwyt na dokumenty posiadający regulację ustawienia wysokości, pochylenia oraz odległości od pracownika. Na życzenie pracownika stanowisko pracy należy również wyposażyć w podnóżek.

Zgodnie z nowymi przepisami, oświetlenie na poszczególnych stanowiskach pracy powinno być dostosowane do rodzaju wykonywanych prac.

Wyposażenie stanowiska pracy zdalnej

W znowelizowanym rozporządzeniu nie zostało wyrażone wprost czy obowiązek wyposażenia stanowiska pracy w elementy takie jak monitor lub podstawkę, klawiaturę i mysz znajdzie również zastosowanie do stanowisk pracy pracowników wykonujących pracę zdalnie w miejscu uzgodnionym z pracodawcą. W sytuacji, gdy elementy te stanowią niezbędne narzędzia pracy, pracodawca ma obowiązek zapewnić je pracownikowi wykonującemu pracę zdalną. Pracodawca z pracownikiem mogą natomiast ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika narzędzi pracy (w tym monitora, podstawki, klawiatury czy myszy) niezapewnionych przez pracodawcę, a należących do pracownika.

Jakie działania powinni podjąć pracodawcy w związku ze zmianami?

Nowelizacja rozporządzenia wiąże się z koniecznością podjęcia przez pracodawców następujących działań:

• przegląd stanowisk pracy i weryfikacja ich zgodności z nowymi wymogami BHP i ergonomii,
• w przypadku, gdy stanowiska pracy nie spełniają nowych wymogów: dostosowanie stanowisk pracy,  
• weryfikacja przekazywanej pracownikom wykonującym pracę zdalną informacji zawierającej zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii oraz zasad bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej i modyfikacja tej informacji,
• przekazanie zmodyfikowanej informacji pracownikom wykonującym pracę zdalną, a także ponowne zebranie od pracowników wykonujących pracę zdalną oświadczeń o zapoznaniu się z informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz oświadczeń zawierających potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy – chociaż przepisy nie nakładają wprost takiego obowiązku na pracodawców, to jednak zastosowanie takiego rozwiązania jest rekomendowane w celu zapewnienia pełnej zgodności wyposażenia stanowiska pracy zdalnej zgodnie z nowymi wymogami,
• weryfikacja regulaminów bądź porozumień w przedmiocie pracy zdalnej i ewentualne ustalenie zasad wykorzystywania przez pracowników narzędzi pracy (takich jak monitor bądź podstawka, mysz i klawiatura) niezapewnionych przez pracodawcę, a należących do pracowników oraz ustalenie ekwiwalentu bądź ryczałtu.

Nina Bronisz