Oświadczenie pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę musi spełniać szereg wymogów. W przypadku umów o pracę na czas nieokreślony szczególną wagę należy przyłożyć do prawidłowego sformułowania przyczyny wypowiedzenia.

Przepisy prawa przewidują jedynie, żeby przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę uzasadniała rozwiązanie umowy o pracę w tym trybie. Sąd Najwyższy w licznych orzeczeniach doprecyzował jednak wymogi, jakie musi spełniać przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę. Musi ona być prawdziwa, rzeczywista i konkretna (podana w sposób jasny i wyczerpujący) oraz na tyle ważna, aby uzasadniała wypowiedzenie umowy o pracę.  

Oceny przyczyny wypowiedzenia dokonuje się indywidualnie z perspektywy pracownika. Istotne jest bowiem, żeby:

• przyczyna wypowiedzenia była dla pracownika zrozumiała  
• pracownik rzeczywiście miał świadomość stawianego mu zarzutu
• mógł świadomie dokonać oceny, czy się z nim zgadza, czy też nie.

Przyczyna wypowiedzenia nie musi być jednak zrozumiała dla sądu po pierwszej lekturze. Może się bowiem zdarzyć, że z uwagi na specyficzne obowiązki pracownika sformułowanie przyczyny będzie zawierało określenia niezrozumiałe dla osób spoza branży, a nawet dla osób działających w tej samej branży, lecz niewykonujących takich samych obowiązków co zainteresowany pracownik. Zrozumieniu i dokonaniu oceny przyczyny wypowiedzenia przez sąd służą oświadczenia stron składane w procesie (w tym w szczególności w odpowiedzi na pozew) oraz przeprowadzane przez sąd postępowanie dowodowe.  

Co przy tym istotne, raz sformułowanej i zakomunikowanej pracownikowi przyczyny wypowiedzenia pracodawca nie może samodzielnie sprostować. Sąd Najwyższy dopuszcza co prawda możliwość konkretyzacji przyczyny wypowiedzenia ponad treść zawartą w oświadczeniu o wypowiedzeniu. Takie uzupełnienie może jednak nastąpić jedynie w ramach przyczyny wskazanej w oświadczeniu pracodawcy i służyć jej pełniejszemu wyjaśnieniu i uzasadnieniu. Nie może zaś prowadzić do wskazania innej przyczyny. Sformułowanie przez pracodawcę innej, nowej przyczyny wypowiedzenia oznaczałoby, że przyczyna wskazana w oświadczeniu o wypowiedzeniu jest nieprawdziwa lub nierzeczywista i tym samym, że wypowiedzenie jest nieuzasadnione. Co równie istotne, doprecyzowanie lub uzupełnienie przyczyny wypowiedzenia powinno nastąpić najpóźniej w dacie złożenia pracownikowi oświadczenia o wypowiedzeniu. Przyczyna wypowiedzenia musi być bowiem znana pracownikowi najpóźniej z chwilą otrzymania pisma pracodawcy wypowiadającego umowę o pracę.

Przekonał się o tym pewien pracodawca, który podane w oświadczeniu o wypowiedzeniu błędne dane chciał sprostować na zasadzie „oczywistej pomyłki”. Sprawa dotyczyła pracownicy zatrudnionej na stanowisku specjalisty ds. sprzedaży frachtu morskiego. Wraz z rozpoczęciem roku pracownica otrzymała roczny plan sprzedaży zakładający obrót ze sprzedaży do stałych oraz nowy klientów. Stopień realizacji planu przez pracownicę był co miesiąc oceniany przez jej przełożonego. Powódka otrzymywała od przełożonego ogólną comiesięczną informację o jej słabszych wynikach sprzedaży, jednak jej przełożony nie informował jej o konkretnych kwotach. Po kilku miesiącach słabszych wyników pracownicy, pracodawca uznał, że realizacja planu sprzedaży przez pracownicę do końca roku nie jest możliwa i wypowiedział jej umowę o pracę.

W oświadczeniu o wypowiedzeniu pracodawca podał, że przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę pracownicy jest niewykonanie zaplanowanego budżetu w zakresie sprzedaży nowym klientom. Pracodawca wskazał w oświadczeniu o wypowiedzeniu wysokość zakładanego w danym okresie planu sprzedaży do stałych oraz nowy klientów oraz stopień faktycznej realizacji sprzedaży. Kwoty podane przez pracodawcę w wypowiedzeniu były jednak dla pracownicy niejasne. Kilka dni po złożeniu wypowiedzenia pracownica zgłosiła więc przełożonemu swoje wątpliwości co do kwot podanych w ramach przyczyny wypowiedzenia. Przełożony przyznał się do błędu i w konsekwencji pracodawca, już po złożeniu przez pracownicę odwołania do sądu, wystosował do pracownicy pismo, w którym sprostował podane w uprzednim wypowiedzeniu kwoty. Jednocześnie pracodawca wyjaśnił, skąd wzięła się różnica pomiędzy podaną uprzednio a rzeczywistą kwotą zrealizowanej przez pracownicę sprzedaży. Nie wyjaśnił jednak, dlaczego w wypowiedzeniu wskazano nieprawidłową kwotę planu sprzedaży.  

Zarówno Sądy I, jak i II instancji przyznały rację pracownicy podnoszącej, że kwota wskazana w oświadczeniu o wypowiedzeniu umowy o pracę była nieprawdziwa oraz że pracodawca nie mógł samodzielnie dokonać korekty złożonego powódce oświadczenia o wypowiedzeniu. Co przy tym istotne, sądy wskazały, że bez znaczenia był fakt, że pracownica miała świadomość braku realizacji z jej strony planów sprzedaży. Pracodawca wszak nie przedstawił pracownicy konkretnych danych o jej rzeczywistych wynikach, co mogło wprowadzić pracownicę w stan niepewności co do zasadności stawianych jej zarzutów.

W wyniku skargi kasacyjnej pracodawcy sprawa trafiła do rozpoznania przez Sąd Najwyższy. W wyroku z 25 kwietnia 2019 r. (I PK 19/18) Sąd Najwyższy oddalił skargę pracodawcy.  

Sąd Najwyższy wskazał, że w okolicznościach sprawy pracodawca nie mógł jednostronnie sprostować podanych w oświadczeniu o wypowiedzeniu nieprawdziwych danych, wysyłając do pracownicy pismo i powołując się na fakt „oczywistej omyłki”. W ocenie Sądu do oświadczeń stron dotyczących stosunków prawnych nie można stosować przewidzianej dla sądu instytucji procesowej w postaci sprostowania oczywistej omyłki w treści orzeczenia sądu, o której mowa w art. 350 k.p.c. Po drugie, Sąd Najwyższy wskazał, że różnica pomiędzy danymi podanymi przez pracodawcę w pierwotnym oświadczeniu, a następnie sprostowanymi była zbyt duża (w zakresie wysokości planu sprzedaży ponad 9-krotna), aby można było mówić o oczywistej omyłce.

W ocenie Sądu, jedynym sposobem naprawienia przez pracodawcę faktu podania w przyczynie wypowiedzenia nieprawdziwych kwot było więc cofnięcie przez pracodawcę – za zgodą pracownicy – oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę, a następnie dokonanie ponownego wypowiedzenia już z podaniem prawidłowych wartości.

Sąd Najwyższy wskazał również, że pracodawca nie może uchylić się od wskazanej w wypowiedzeniu błędnej przyczyny wypowiedzenia na zasadzie art. 84 k.c. Artykuł ten daje bowiem możliwość uchylenia się jedynie od skutków czynności prawnej (a więc od będącego oświadczeniem woli wypowiedzenia, które skutkuje rozwiązaniem umowy), a nie od podanej przyczyny wypowiedzenia, która sama w sobie jest oświadczeniem wiedzy, a nie oświadczeniem woli.

Sąd Najwyższy podkreślił przy tym, że z odpowiedzialności za błędne sformułowanie przyczyny wypowiedzenia nie zwalnia pracodawcy fakt, że powierzył jej przygotowanie odpowiednim służbom (np. kadry). Pracodawca ma bowiem obowiązek sprawdzić, czy przyczyna wypowiedzenia została sformułowana prawidłowo.

Z uzasadnienia wyroku Sądu Najwyższego da się jednak wywieść wniosek, że drobne błędy czy oczywiste omyłki pisarskie, jakkolwiek nie podlegają sprostowaniu, to jednak nie muszą stanowić okoliczności obciążającej pracodawcę, jeżeli pozostają bez znaczenia dla samej zgodności z prawem i zasadności wypowiedzenia.

Nie chcąc jednak narażać się na proces z pracownikiem, pracodawcy w każdym przypadku powinni dołożyć należytej staranności, aby w prawidłowy sposób sformułować przyczynę wypowiedzenia, a następnie w razie procesu – móc wykazać istnienie tej przyczyny za pomocą stosownych dowodów.

Agnieszka Godusławska