Pracownicy tymczasem coraz częściej oczekują od pracodawców możliwości samodzielnego decydowania o miejscu i czasie pracy, przy jednoczesnym pełnym poszanowaniu praw pracowniczych (w tym norm czasu pracy i prawa do odpoczynku). Trend ten jest szczególnie widoczny wśród pracowników nieprodukcyjnych, m.in. wśród wysoko wyspecjalizowanych specjalistów.

Kodeks pracy przewiduje wiele instytucji, które pozwalają organizować czas pracy pracowników w elastyczny sposób. Jedną z nich jest przedłużony okres rozliczeniowy. Jest on szczególnie atrakcyjny dla pracodawców, którzy często postrzegają go jako środek pozwalający ograniczyć koszty, w szczególności związane z ponadwymiarową pracą pracowników. Praktyka pokazuje jednak, że stosowanie przedłużonego okresu rozliczeniowego nie zawsze będzie opłacalne.

Okres rozliczeniowy – istota i funkcje

Okres rozliczeniowy jest jednak powszechnie definiowany jako przedział czasu, w którym pracodawca ma obowiązek zbilansować czas pracy pracownika zgodnie z normami określonymi w przepisach prawa pracy. W praktyce jako okres rozliczeniowy najczęściej przyjmuje się 1 miesiąc lub jego wielokrotność. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby okresem rozliczeniowym był 1 tydzień lub jego wielokrotność.

Zgodnie z art. 129 § 1 k.p. w systemie podstawowego czasu pracy okres rozliczeniowy nie może zasadniczo przekroczyć 4 miesięcy. Z kolei w systemie równoważnego czasu pracy podstawowy okres rozliczeniowy wynosi 1 miesiąc (art. 135 § 1 k.p.), przy czym w szczególnie uzasadnionych przypadkach może on być przedłużony, nie więcej jednak niż do 3 miesięcy, a przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych – nawet do 4 miesięcy.

Nowelizacja przepisów kodeksu pracy z 23 sierpnia 2013 r. wprowadziła możliwość przedłużenia okresów rozliczeniowych w każdym systemie czasu pracy do 12 miesięcy. Wprowadzenie możliwości stosowania przedłużonych okresów rozliczeniowych było odpowiedzią ustawodawcy na potrzeby pracodawców, zwłaszcza tych, u których zapotrzebowanie na pracę jest zmienne i zależy np. od pór roku.

Warto pamiętać, że okres rozliczeniowy nie musi być jednakowy dla wszystkich pracowników. Możliwe jest zróżnicowanie okresu rozliczeniowego dla poszczególnych grup zawodowych, w zależności od potrzeb organizacyjnych w zakładzie pracy. Przykładowo pracownicy w dziale biurowo-administracyjnym nie muszą być objęci tym samym okresem rozliczeniowym co pracownicy w dziale produkcyjnym.

Przedłużony okres rozliczeniowy – korzyści

Możliwość wydłużenia okresów rozliczeniowych niesie ze sobą wiele korzyści. Przy wydłużonym okresie rozliczeniowym pracodawca ma więcej elastyczności w zbilansowaniu wymiaru czasu pracy.Dzięki dostosowaniu okresu rozliczeniowego do potrzeb zakładu można uniknąć opłat za pracę ponadwymiarową w sezonie, gdy intensywność pracy jest zwiększona, równoważąc ją odpowiednimi okresami odpoczynku w okresach malejącego zapotrzebowania na pracę.

Przedłużony okres rozliczeniowy to dłuższy czas na:

• zbilansowanie tygodniowych norm czasu pracy – zgodnie bowiem z art. 129 § 1 k.p. standardowy czas pracy pracownika nie może przekraczać przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 129),
• zbilansowanie godzin nadliczbowych – zgodnie bowiem z art. 131 § 1 k.p. tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w okresie rozliczeniowym,
• udzielenie pracownikowi z inicjatywy pracodawcy czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 151² § 2 k.p.),
• udzielenie dnia wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych w dniu wolnym wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 151³ k.p.),
• udzielenie dnia wolnego za pracę w niedzielę i święto (art. 151¹¹ § 2 i 3 k.p.).

Przesłanki wprowadzenia przedłużonego okresu rozliczeniowego

Przedłużony okres rozliczeniowy można wprowadzić w każdym systemie czasu pracy, o ile jest to uzasadnione przyczynami:

• obiektywnymi,
• technicznymi,
• związanymi z organizacją pracy.

W przepisach nie wskazano, jak interpretować powyższe przesłanki. Z ogólnego brzmienia przepisów wynika jednak, że wydłużony okres rozliczeniowy można zastosować w każdej działalności, w której zapotrzebowanie na pracę sezonowo zwiększa się i zmniejsza. Przykładem będą prace zależne od warunków atmosferycznych (np. prace w rolnictwie lub hodowli) lub prace oparte na specyficznej produkcji, która powoduje zróżnicowaną intensywność pracy w ciągu roku (np. inwestycje budowlane).

Pracodawca musi pamiętać, że wydłużony okres rozliczeniowy nie zwalnia go z obowiązku zachowania ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników, co stanowi drugą przesłankę umożliwiającą wydłużenie okresu rozliczeniowego (art. 129 § 2 k.p.).

Roczny okres rozliczeniowy nie musi pokrywać się z rokiem kalendarzowym.Rekomenduje się wprawdzie, aby rozpoczęcie przedłużonego okresu rozliczeniowego pokrywało się z początkiem nowego roku, jednak pracodawca może zdecydować się na jego rozpoczęcie w dowolnym momencie roku.

Jak wprowadzić przedłużony okres rozliczeniowy?

Wprowadzenie przedłużonego okresu rozliczeniowego wymaga przede wszystkim uzyskania zgody strony pracowniczej. Sposób uzyskania tej zgody będzie zależał od tego, czy u pracodawcy działają związki zawodowe.

Jeżeli u pracodawcy działają organizacje związkowe, wówczas przedłużony okres rozliczeniowy wprowadza się  w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi. Przy czym, jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25³ ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

Jeśli u pracodawcy nie działała zakładowa organizacja związkowa, wówczas przedłużony okres rozliczeniowy wprowadza się w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Pracodawcy muszą jednak pamiętać, że nie każda reprezentacja pracowników będzie uprawniona do zawarcia takiego porozumienia.Pracodawca może zawrzeć porozumienie ze stałym przedstawicielstwem, jeśli przedstawiciele pracowników zostali wybrani do dokonywania uzgodnień we wszystkich sprawach z zakresu prawa pracy, które wymagają uzgodnienia z pracodawcą. Pracodawca nie będzie mógł zawrzeć porozumienia z przedstawicielami pracowników, którzy zostali wyłonieni poprzednio ad hoc do innych konkretnych czynności (np. wyłącznie w celu uzgodnienia treści regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych).

Porozumienie nie stanowi części regulaminu pracy, więc nie obowiązują tu przepisy o jego wprowadzeniu i wypowiadaniu. Dla pracodawcy oznacza to tyle, że przy zgodzie strony pracowniczej może wprowadzić wydłużony okres rozliczeniowy w dacie określonej w porozumieniu oraz dodatkowo określić, jak długo to porozumienie będzie obowiązywało. Przy tym wprowadzenie nowego okresu rozliczeniowego będzie możliwe dopiero po zakończeniu okresu bieżącego. Ponadto porozumienie powinno zawierać informację, jakie grupy pracowników obejmie wydłużony okres rozliczeniowy.

Kopię porozumienia pracodawca przekazuje właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia jego zawarcia. Niewykonanie tego obowiązku lub jego nieterminowe wykonanie nie wpłynie co prawda na ważność porozumienia, ale może narazić pracodawcę na odpowiedzialność wykroczeniową za naruszenie przepisów o czasie pracy (art. 281 § 1 pkt 5 k.p.).

Przedłużony okres rozliczeniowy – pułapki na etapie stosowania

Przedłużony okres rozliczeniowy jest postrzegany jako narzędzie pozwalające ograniczyć koszty zatrudnienia związane ze wzmożoną pracą dzięki bilansowaniu okresów takiej wzmożonej pracy okresami odpoczynku przypadającymi w tym samym okresie rozliczeniowym. Jednak czy pracodawca faktycznie zaoszczędzi dzięki przedłużonemu okresowi rozliczeniowemu, będzie też w dużej mierze zależało od samych pracowników oraz od systemu wynagradzania, którym są objęci.

Pracownikom rozliczanym stałą stawką miesięczną przysługuje stałe miesięczne wynagrodzenie bez względu na ich rozkład czasu w poszczególnych miesiącach. Oznacza to, że pracownik otrzyma takie samo wynagrodzenie zasadnicze w miesiącach wzmożonej pracy, jak i w miesiącach, w których nie wykonuje pracy, lub wykonuje ją w niższym wymiarze. W odniesieniu do pracowników rozliczanych stałą stawką miesięczną istnieje ryzyko, że pracownik np. zachoruje w trakcie wzmożonego okresu pracy lub skorzysta z urlopu związanego z rodzicielstwem i nie będzie miał możliwości go odpracować w późniejszym okresie.

Z kolei w przypadku pracowników wynagradzanych stawką godzinową pracodawcy muszą pamiętać, aby w każdym miesiącu wypłacić wynagrodzenie obliczone na podstawie liczby faktycznie przepracowanych godzin. Oznacza to, że wynagrodzenie pracowników będzie zmienne w poszczególnych miesiącach okresu rozliczeniowego. Dla pracodawców oznacza to tyle, że w okresach zwiększonego zapotrzebowania na pracę będą musieli zapłacić pracownikom wyższe wynagrodzenie. Z kolei w miesiącach, w których pracownik nie ma obowiązku wykonywania pracy lub wykonuje ją w niższym wymiarze, pracownik zachowuje prawo do minimalnego wynagrodzenia za pracę (art. 129 §  5 k.p.).

Stosowanie przedłużonego okresu rozliczeniowego powoduje również określone ryzyka w razie rozwiązania umowy o pracę pracownika w trakcie okresu rozliczeniowego. Rozwiązanie umowy o pracę powoduje bowiem konieczność rozliczenia czasu pracy. Przy czym normy czasu pracy należy rozliczyć w okresie przypadającym od początku okresu rozliczeniowego do dnia rozwiązania umowy o pracę. Oznacza to, że jeśli pracownik rozwiąże umowę o pracę po okresie wzmożonej pracy, pracodawca nie będzie miał faktycznej możliwości zbilansowania okresów wzmożonej pracy okresami odpoczynku. To z kolei oznacza, że pracodawca będzie musiał wypłacić pracownikowi wynagrodzenie, w tym wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych.

Podsumowanie

Wydłużony okres rozliczeniowy może ułatwić pracodawcom rozłożenie pracy zgodnie z zapotrzebowaniem w zakładzie pracy. Pracodawcy muszą jednak pamiętać o spełnieniu wymogów ustawowych, by nie narazić się na zarzut naruszenia przepisów o czasie pracy. Pracodawcy muszą również pamiętać, że to, czy przedłużony okres rozliczeniowy będzie dla nich korzystny i rzeczywiście ograniczy koszty zatrudnienia, zależy również od samych pracowników i tego, czy będą kontynuować stosunek pracy przez cały okres rozliczeniowy. 

Agnieszka Godusławska