Dyrektywa przewiduje, że pracownikowi ma zostać przyznane prawo do czasu wolnego od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika. Pozwala też państwom członkowskim ograniczyć taki czas wolny od pracy przysługujący w skali rocznej lub w konkretnym przypadku.

Jeszcze przed implementacją dyrektywy work life balance w Polsce istniała podstawa prawna do usprawiedliwienia nieobecności pracownika w sytuacji wystąpienia nagłych okoliczności, przez które nie mógł on wykonywać pracy. Zgodnie bowiem z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, za przyczyny usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy należy uznać m.in. przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.

W ramach wdrożenia dyrektywy work life balance do Kodeksu pracy dodano art. 148¹, zgodnie z którym pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika.

Kto może skorzystać ze zwolnienia

Ze zwolnienia z powodu siły wyższej mogą skorzystać pracownicy, czyli osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Zwolnienie to nie przysługuje osobom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umów B2B).

Wymiar zwolnienia

Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 2 dni albo 16 godzin. W pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym pracownik decyduje o sposobie wykorzystania zwolnienia od pracy w danym roku kalendarzowym.

Zasady udzielania zwolnienia od pracy w wymiarze godzinowym stosuje się odpowiednio do pracownika, dla którego dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż 8 godzin (np. dla osób ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności).

Jeśli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, zwolnienie z powodu siły wyższej udzielane w wymiarze godzinowym ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia od pracy zaokrągla się w górę do pełnej godziny. Przykładowo więc pracownikowi zatrudnionemu na 3/5 etatu przysługuje zwolnienie godzinowe w wymiarze 10 godzin.

Kiedy można skorzystać ze zwolnienia

Przesłankami umożliwiającymi skorzystanie z omawianego zwolnienia jest:

• działanie siły wyższej,
• w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem,
• jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika.

Pojęcie „siły wyższej”, zgodnie z uzasadnieniem do ustawy wprowadzającej art. 148¹ k.p., zostało wyjaśnione w orzecznictwie jako zdarzenie, które jest zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i któremu nie można było zapobiec. W uzasadnieniu wskazano również, że dyrektywa work life balace nie definiuje ani nie doprecyzowuje tego pojęcia oraz że na gruncie prawa unijnego będzie ono weryfikowane w praktyce orzeczniczej.

Zastanawiające jest jednak, na ile na gruncie tego przepisu poprawne jest stosowanie wymogu, aby zdarzeniu związanemu ze zwolnieniem nie można było zapobiec. W kontekście tego przepisu siła wyższa jest bowiem związana z pilnymi sprawami rodzinnymi spowodowanymi chorobą lub wypadkiem. Trudno natomiast wyobrazić sobie, żeby celem tego przepisu było wykluczenie możliwości skorzystania ze zwolnienia np. w sytuacji wypadku dziecka w domu z powodu niezapewnienia mu przez pracownika opieki (co może być kwalifikowane jako zdarzenie, któremu w wielu przypadkach można było zapobiec). Ponieważ jednak pracodawca ma bardzo ograniczone możliwości weryfikowania przyczyny skorzystania ze zwolnienia, z tej perspektywy powyższe wątpliwości mają stosunkowo niskie znaczenie praktyczne.

Procedura wnioskowania

Przepisy nie określają formy złożenia wniosku. Pracownik może więc go złożyć w dowolnej formie (np. na piśmie, e-mailem czy sms-em). Musi to jednak zrobić najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia.

Biorąc pod uwagę charakter omawianej instytucji, która wiąże się z wystąpieniem siły wyższej i koniecznością natychmiastowej obecności pracownika, oraz biorąc pod uwagę, że zwolnienie może być udzielone również w wymiarze godzinowym, należy dopuścić możliwość zgłoszenia wniosku nie tylko przed rozpoczęciem pracy w danym dniu, ale też w ciągu dnia pracy.

Obowiązek udzielenia zwolnienia

Zgodnie z przepisami pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia od pracy na wniosek pracownika. W praktyce nie można zupełnie wykluczyć uprawnienia pracodawcy do odmowy zaakceptowania wniosku pracownika. Wydaje się jednak, że orzecznictwo dotyczące udzielenia urlopu na żądanie (przepisy posługują się takimi samymi sformułowaniami „pracodawca jest obowiązany udzielić”) będzie miało zastosowanie tylko w części. Zwolnienie z powodu siły wyższej ma bowiem wyjątkowy charakter, jako że dotyczy pilnych spraw, w których natychmiastowa obecność pracownika jest niezbędna. Wydaje się, że pracodawca będzie mógł odmówić akceptacji wniosku tylko w szczególnie wyjątkowych i oczywistych sytuacjach, np. gdy przyczyna zwolnienia podana przez pracownika w sposób oczywisty nie może być kwalifikowana jako działanie siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, w których jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika.

Częściowa odpłatność zwolnienia

Zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej jest nieobecnością częściowo odpłatną. W okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia, które liczy się co do zasady jak wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego (§ 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy). Stosuje się w tym zakresie regułę, że przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy.

Odzwierciedlenie zwolnienia w dokumentacji

Korzystanie przez pracownika ze zwolnienia z powodu działania siły wyższej powinno znaleźć odzwierciedlenie w dokumentacji prowadzonej przez pracodawcę (§ 6 pkt. 1 lit. b tir. 8 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Dokumentowanie tego zwolnienia jest istotne między innymi w kontekście wystawianego świadectwa pracy. W świadectwie pracy należy bowiem wskazać m.in. liczbę dni lub godzin zwolnienia z powodu działania siły wyższej wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy (§ 2 ust. 1 pkt 5a rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy oraz wzór świadectwa pracy stanowiący załącznik do ww. rozporządzenia).

Ochrona pracownika a odpowiedzialność pracodawcy

Co ciekawe, do pracownika korzystającego ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej stosuje się odpowiednio art. 186⁴ k.p., który dotyczy dopuszczenia do pracy pracownika po powrocie z urlopów związanych z rodzicielstwem. W praktyce trudno sobie jednak wyobrazić, aby dwudniowa nieobecność w pracy mogła uniemożliwić czy utrudnić pracownikowi dalsze zatrudnienie na dotychczasowym stanowisku.

Warto pamiętać, że naruszenia dotyczące zwolnienia z powodu siły wyższej mogą wiązać się z odpowiedzialnością wykroczeniową pracodawcy. W szczególności, jak wskazano w uzasadnieniu do ustawy wprowadzającej art. 148¹ k.p., naruszanie przepisów o zwolnieniu od pracy z powodu działania siły wyższej sankcjonowane będzie na mocy art. 281 § 1 pkt 5 k.p., który dotyczy wykroczeń związanych z naruszeniem przepisów o czasie pracy.

Zwolnienie w powodu siły wyższej jest z jednym z wielu rodzajów zwolnień związanych z sytuacją osobistą pracownika. Na gruncie Kodeksu pracy można bowiem skorzystać m.in. z urlopu na żądanie, ze zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych czy z urlopu opiekuńczego. Z niecierpliwością czekamy, jak na gruncie instytucji zwolnienia z powodu siły wyższej ukształtuje się orzecznictwo sądowe, w szczególności w zakresie kwalifikowania zdarzeń będących podstawą do skorzystania z tego zwolnienia, jak i możliwości niezaakceptowania wniosku pracownika w wyjątkowych sytuacjach.

Joanna Dudek