Przed elektronizacją zaświadczeń lekarskich pracownik otrzymywał od lekarza zwolnienie w formie papierowej, które następnie zobowiązany był dostarczyć pracodawcy. Ten bowiem w żaden inny sposób nie mógł zweryfikować, czy nieobecność pracownika faktycznie jest związana z niezdolnością do pracy.

Obecnie lekarz po wystawieniu zaświadczenia wprowadza je do systemu PUE ZUS, w którym jest ono widoczne na profilu informacyjnym pracodawcy (lub innego płatnika składek) nie później niż w dniu następującym po dniu jego wystawienia. Tym samym pracownik nie jest już co do zasady odpowiedzialny za samodzielne dostarczenie tego zaświadczenia pracodawcy. Czym innym jest jednak dostarczenie dokumentu usprawiedliwiającego nieobecność w pracy, a czym innym poinformowanie o tej nieobecności.

Zgodnie z przepisami rozporządzenia MPiPS z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy pracownik jest zobowiązany uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia. Jeśli zaistnieją przyczyny uniemożliwiające stawienie się do pracy (np. choroba), pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Jeżeli regulacje wewnątrzzakładowe (np. regulamin pracy) nie określają sposobu zawiadomienia o przyczynie nieobecności w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.

Trudno nie zauważyć, że powyższe przepisy, których treść nie zmieniała się od daty ich wprowadzenia, nie do końca przystają do współczesnych realiów (szczególnie jeśli chodzi o zawiadamianie o nieobecności listownie). Jednocześnie w obecnym stanie prawnym w dalszym ciągu nie ma przepisów, które zwalniałyby pracownika z ww. obowiązku informacyjnego – nawet w sytuacji, gdy pracodawca może dowiedzieć się o nieobecności w inny sposób, np. z systemu PUE ZUS. Stanowiska wprost potwierdzające, że elektronizacja zwolnień lekarskich w żaden sposób nie wpływa na obowiązki pracownika w tym zakresie, można znaleźć między innymi na stronach Państwowej Inspekcji Pracy oraz rządowego serwisu informacyjno-usługowego dla przedsiębiorców biznes.gov.pl.

Choć takie stanowisko może wydawać się nadmiernie rygorystyczne, to jest ono uzasadnione. Po pierwsze, choć najczęściej zaświadczenia elektroniczne są widoczne na profilu informacyjnym pracodawcy od razu, to zgodnie z przepisami mogą się one pojawić dopiero na drugi dzień po ich wystawieniu. Co więcej, zwolnienie lekarskie może co do zasady obejmować okres do trzech dni wstecz od dnia, w którym przeprowadzono badanie, jeżeli wyniki wykażą, że ubezpieczony w tym okresie niewątpliwie był niezdolny do pracy (ograniczenie to nie dotyczy zaświadczeń wydawanych lekarza psychiatrę, który stwierdzi lub podejrzewa zaburzenia psychiczne ograniczające zdolność pracownika do oceny własnego postępowania). Nie tak trudno zatem o sytuację, w której pracodawca nawet przez kilka dni nie dowie się o przyczynie i czasie trwania nieobecności pracownika, o ile ten sam go o tym nie poinformuje.

Nie ma wątpliwości, że niedopełnienie omawianego obowiązku może stanowić podstawę do nałożenia na pracownika kary porządkowej upomnienia albo nagany. W określonych sytuacjach zaniechanie pracownika może nawet uzasadniać rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem, a w szczególnych przypadkach również bez wypowiedzenia.

Oczywiście zachowanie pracownika należy za każdym razem oceniać w świetle całych okoliczności sprawy. Jeśli opóźnienie w poinformowaniu pracodawcy o nieobecności zostało spowodowane usprawiedliwionymi szczególnymi okolicznościami (przepisy wprost wskazują tu obłożną chorobę połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym), nie będzie ono uzasadniało rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Na ocenę zachowania pracownika łagodząco powinien też wpłynąć fakt, że pracodawca dowiedział się o nieobecności pracownika z portalu PUE ZUS (w takiej sytuacji najczęściej nie wystąpi bowiem zagrożenie interesów pracodawcy).

Niewątpliwie najlepiej byłoby jednak, aby w ogóle nie dochodziło do konieczności wyciągania ww. konsekwencji. Dlatego też na wszelki wypadek warto regularnie przypominać pracownikom (np. mailowo) o obowiązujących zasadach usprawiedliwiania nieobecności i o braku wyjątków w tym zakresie w odniesieniu do sytuacji, w której pracownik otrzymuje elektroniczne zaświadczenie.

Podsumowując, samo pojawienie się zwolnienia lekarskiego na elektronicznym profilu informacyjnym pracodawcy nie jest tożsame ze spełnieniem obowiązku pracownika do poinformowania pracodawcy o nieobecności. Pracownik nadal ma obowiązek niezwłocznie poinformować pracodawcę o swojej nieobecności w pracy, niezależnie od jej przyczyny oraz charakteru. Elektronizacja zaświadczeń lekarskich – jak do tej pory – nic w tej kwestii nie zmieniła.

Piotr Podsiadły, Oliwia Pecht