„Exit interviews”, czyli rozmowy przeprowadzane przez pracodawców z pracownikami kończącymi współpracę to narzędzie szeroko stosowane przez działy HR, które może dostarczyć informacji istotnych z punktu widzenia zarządzania zakładem pracy. W dzisiejszej publikacji przyjrzymy się „exit interviews” z perspektywy przepisów o ochronie danych osobowych.

Czy w ramach „exit interviews” dochodzi do przetwarzania danych osobowych?

Choć zakres rozmów prowadzonych w trakcie „exit interviews” będzie różny w zależności od pracodawcy, można założyć, że co do zasady będzie dotykał kwestii takich jak: (i) powody odejścia pracownika lub (ii) spostrzeżenia pracownika dotyczące zakładu pracy, np. zbierane w formie kwestionariusza wypełnianego przez pracownika. Przy takim założeniu „exit interviews” może prowadzić do przetwarzania danych osobowych pracownika, np. w postaci informacji o powodach jego odejścia czy ocen pracownika dotyczących zakładu pracy, poszczególnych działów, etc.

W rezultacie, programy „exit interviews” powinny być przeprowadzane przez pracodawców z uwzględnieniem wymogów przepisów o ochronie danych osobowych zawartych w RODO oraz w Kodeksie Pracy. Poniżej przybliżymy kluczowe uwarunkowania w tym zakresie, które powinny być uwzględnione w trakcie wdrażania programów prowadzenia „exit interviews”.

Cel przetwarzania danych w ramach „exit interviews”

Z punktu widzenia zarządzania procesem przetwarzania danych osobowych w zgodzie z wymogami prawnymi kluczowe jest zdefiniowanie celu przetwarzania danych w procesie. Cel przetwarzania będzie determinował bowiem zakres dozwolonego przetwarzania (w tym jakie dane można zbierać i jak długo je przechowywać). Nie inaczej jest w sytuacji przetwarzania danych osobowych w ramach „exit interviews”. Dlatego rekomendowane jest by pracodawcy decydujący się na wdrożenie „exit interviews” określali, możliwie konkretnie, cel prowadzenia takich rozmów a w rezultacie cel przetwarzania danych osobowych, do którego będzie dochodziło w związku z rozmowami. Przykładowo, inne implikacje na gruncie przepisów o ochronie danych osobowych będą miały sytuacje, w których celem „exit interview” jest poznanie powodu odejścia pracownika a inne gdy celem rozmów jest jedynie uzyskanie od pracownika ogólnego feedbacku na temat zakładu pracy, np. oferowanych przez pracodawcę benefitów.

Przy określaniu celu rozmów, wskazane jest również rozważenie przez pracodawcę czy informacje zebrane w ramach „exit interviews” (w całości lub części) nie powinny być nieodwracalnie zanonimizowane bezpośrednio po przeprowadzeniu „exit interview” lub czy nie powinny być zbierane w sposób anonimowy, tzn. w szczególności bez zapisywania kto udzielił danej informacji. Jeśli bowiem z punktu widzenia celu zbierania przez pracodawcę informacji w ramach „exit interview” (np. w formie kwestionariusza oceniającego pracodawcę) nie ma znaczenia kto konkretnie przekazał określone informacje to nie ma uzasadnienia dla zbierania/ przechowywania przez pracodawcę tego rodzaju danych w formie niezanonimizowanej. W rezultacie, w takiej sytuacji pracodawca powinien dokonać anonimizacji zebranych danych, tj. w szczególności doprowadzić do takiego ich przetworzenia / zapisania by nie było można stwierdzić który pracownik przekazał dane informacje i kogo dotyczyły. Skuteczna i nieodwracalna anonimizacja danych powodowałoby również, że możnaby twierdzić, że do tego rodzaju danych nie ma zastosowania RODO co istotnie wpływałoby na zmniejszenie ryzyk związanych z przetwarzaniem tego rodzaju danych przez pracodawcę. Co istotne, anonimizacja musiałaby być przeprowadzona w taki sposób by faktycznie nie dało się zidentyfikować osoby, której dane dotyczą (w tym która przekazała dane). W praktyce, z uwagi na charakter przekazywanych informacji lub okoliczności faktycznych np. fakt, że w danej organizacji jest tylko jedna osoba pełniąca określone stanowisko, skuteczna anonimizacja może niekiedy być trudna do przeprowadzenia.

Podstawa przetwarzania danych zebranych w ramach „exit interviews”

Każde przetwarzanie danych osobowych (innych niż dane tzw. „szczególnych kategorii”) aby było legalne musi być dokonywane w oparciu o jedną ze wskazanych w art. 6 ust. 1 RODO podstaw. Dotyczy to także danych osobowych zebranych przez pracodawcę w trakcie „exit interviews”. W rezultacie, pracodawcy decydujący się na wdrożenie „exit interviews” powinni zidentyfikować odpowiednią podstawę przetwarzania danych zbieranych w ich trakcie. Wydaje się, że podstawą przetwarzania danych, która może być najbardziej odpowiednia będzie art. 6 ust. 1 lit f) RODO czyli tzw. prawnie uzasadniony interes administratora, w tym wypadku pracodawcy.

Co istotne, aby pracodawca mógł polegać na wskazanej przesłance przetwarzania, konieczne jest by przed rozpoczęciem przetwarzania przeprowadził i udokumentował (dla celów wewnętrznych, w szczególności, na wypadek kontroli) tzw. „test równowagi”, w którym wnikliwie oceni planowany sposób prowadzenia przetwarzania i wykaże, że zakres i sposób planowanego przez niego przetwarzania danych w ramach „exit interviews” jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez pracodawcę i jednocześnie interesy lub podstawowe prawa i wolności pracownika nie są nadrzędne wobec tych prawnie uzasadnionych interesów pracodawcy. Podobne zdanie wyrażone zostało w publikacji zamieszczonej na stronie PUODO pt. „Czy pracodawca może pozyskiwać od pracownika informacje na temat powodów odejścia z pracy?” (https://archiwum.uodo.gov.pl/pl/225/2227).

Warto także podkreślić, że pozytywny wynik ww. testu będzie możliwy jedynie przy pełnym uwzględnieniu w planowanym procesie przetwarzania zasad przetwarzania wynikających z RODO, w tym zasady minimalizacji przetwarzania, zgodnie z którą przetwarzanie danych powinno być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Jak wskazuje w ww. artykule PUODO w kontekście „exit interviews”: „(…) administrator zanim podejmie decyzję o przetwarzaniu danych osobowych, powinien dokonać oceny, czy dane osobowe rzeczywiście są konieczne do osiągnięcia celu, czy nie istnieją inne, mniej inwazyjne, sposoby jego osiągniecia. Przetwarzanie danych w zakresie zbędnym dla osiągnięcia celu będzie sprzeczne z RODO”. Zatem przeprowadzenie rzetelnego „testu równowagi” przed wdrożeniem programu „exit interviews” jest kluczowe aby zminimalizować ryzyka naruszenia RODO. Co ważne, w wyniku testu może okazać się, że pierwotnie zamierzony sposób prowadzenia „exit interviews” (np. zestaw pytań) musi zostać zmodyfikowany lub że konieczne jest zastosowanie dodatkowych środków mających na celu minimalizację ryzyka naruszenia przepisów. Nadto, warto zaznaczyć, że istotnie prostsze powinno być uzasadnienie legalności przetwarzania danych w ramach „exit interview” jeśli dane te będą zawierać ogólne oceny pracownika dotyczące poszczególnych zagadnień dotyczących pracodawcy (np. ocena sposobu zarządzania, ocena jakości sprzętu służbowego, ocena wygody biura czy jego lokalizacji, ocena atrakcyjności wynagrodzenia czy benefitów, etc.) niż w przypadku gdy dane te będą obejmować wyraźne wskazanie powodów odejścia pracownika.

Alternatywnie można rozważać czy podstawą przetwarzania danych osobowych pozyskiwanych w trakcie „exit interviews” może być zgoda na przetwarzanie danych przez pracownika. Zgodnie z RODO aby zgoda była ważna musi jednak spełnić jednak szereg warunków, tj. być przede wszystkim wyrażona całkowicie dobrowolnie. W kontekście specyficznej, zasadniczo nierównej relacji pracodawca – pracownik (nawet na końcowym jej etapie) można mieć wątpliwości, że tego rodzaju zgoda będzie wyrażona pracownika zupełnie dobrowolnie (tzn. czy pracownik nie będzie obawiał się odmówić udzielenia zgody). Dlatego też należy z dużą ostrożnością podchodzić do opierania się na zgodzie jako przesłance przetwarzania danych w ramach „exit interviews”.

Retencja danych zebranych w ramach „exit interviews”

Zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, dane osobowe nie powinny być przetwarzane, w tym przechowywane dłużej niż jest to niezbędne z punktu widzenia celu ich przetwarzania. Dotyczy to także danych osobowych zebranych przez pracodawcę w trakcie „exit interviews”. W rezultacie, pracodawcy decydujący się na wdrożenie „exit interviews” powinni określić okres retencji danych zbieranych w ich trakcie, tj. okres w którym dane będą przechowywane w ogóle lub w sposób niezanonimizowany. Okres powinien być dostosowany do celu prowadzenia „exit interviews”.

Przejrzystość przetwarzania danych osobowych

Jedną z głównych zasad prawa o ochronie danych osobowych jest tzw. zasada przejrzystości, która nakłada na wszystkich administratorów danych obowiązek zapewnienia osobom, których dane przetwarzają odpowiedniej informacji o planowanym przetwarzaniu ich danych osobowych stosownie do wymogów zawartych w art. 13 RODO. Pracodawcy są administratorami danych pracowników. Zatem, w kontekście „exit interviews” ww. zasada powoduje, że pracodawca powinien, co do zasady, przekazać swoim pracownikom informacje o przetwarzaniu ich danych osobowych, które zamierza prowadzić w związku z „exit interviews”. Informacje te powinny obejmować m.in. ww. informacje o celu, podstawie i okresie planowanego przetwarzania danych osobowych.

Jeśli chodzi o praktyczny sposób realizacji ww. obowiązku to pracodawcy mają różne możliwości. Przykładowo, odpowiednie informacje można zawrzeć w udostępnianej przez pracodawcę pracownikom w momencie zatrudnienia ogólnej klauzuli informacyjnej o przetwarzaniu danych osobowych pracowników. Dopuszczalne również wydaje się odrębne przekazywanie odpowiedniej klauzuli przed samym „exit interview”. Z praktycznego punktu widzenia wskazane jest by pracodawcy tak organizowali proces przekazywania informacji by mogli wykazać (np. w wypadku kontroli), że faktycznie udostępnili pracownikom odpowiednie informacje.

Czego unikać?

W kontekście projektowania programów prowadzenia „exit interviews” oraz praktyki ich przeprowadzania warto zwrócić uwagę na następujące kwestie:

1. Nagrywanie rozmów „exit interviews” rodzi dodatkowe wyzwania na gruncie przepisów, w tym prawa danych osobowych. Dodatkowo, z punktu widzenia celu tego rodzaju rozmów trudno zazwyczaj będzie uzasadnić, że nagrywanie rozmów jest faktycznie niezbędne. Wskazane jest zatem unikanie nagrywania „exit interviews”, a w przypadku podjęcia decyzji o nagrywaniu wskazana jest uprzednia bardzo skrupulatna ocena jakie środki powinny być wdrożone by nagrywanie nie naruszało przepisów.
2. Przetwarzanie tzw. danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO (tj. danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby) jest dozwolone tylko w wyjątkowych sytuacjach. „Exit interviews” nie powinny zatem prowadzić do pozyskiwania i zapisywania tego rodzaju danych przez pracodawcę. Przykładowo, jeśli powodem odejścia pracownika są kłopoty zdrowotne, które ujawni w trakcie rozmowy pracodawca nie powinien w jakikolwiek sposób zapisywać/przechowywać tej informacji.
3. Zapisywanie danych pracownika o szczególnie prywatnym charakterze (niekoniecznie szczególnych kategorii w rozumieniu RODO), np. o kłopotach rodzinnych lub danych osób innych niż pracownik (np. osób spoza pracodawcy) może często nie być uzasadnione z punktu widzenia celu „exit interview”. Ich zbieranie może również wykraczać poza prawnie uzasadniony interes pracodawcy a więc może okazać się, że zostaną zebrane bez odpowiedniej podstawy. Nie jest zatem rekomendowane by „exit interviews” prowadziły do pozyskiwania i zapisywania tego rodzaju danych przez pracodawcę.

Co warto zrobić dla zmniejszenia ryzyk prawnych?

Należy pamiętać, że wdrożenie programu prowadzenia „exit interviews” może doprowadzić do powstania u pracodawcy nowego procesu przetwarzania danych osobowych. W związku z tym, wdrożenie takiego programu powinno być dokonane z zachowaniem wszelkich wewnętrznych regulacji pracodawcy dotyczących wdrażania nowych procesów przetwarzania oraz z zachowaniem wymogów wynikających z RODO, w tym z uwzględnieniem zasad przetwarzania, o których mowa w art. 5 RODO.

Ponadto, aby uniknąć sytuacji, w których przetwarzanie danych w ramach „exit interview” będzie w praktyce prowadzone niezgodnie z założeniami, w szczególności, że dojdzie do zebrania danych osobowych wykraczających poza cel procesu lub takich, których pracodawca nie chce lub nie może zbierać (np. danych szczególnych kategorii), wskazane jest opracowanie wewnętrznej instrukcji dotyczącej „exit interviews”, w której można określić takie kwestie jak: (i) pytania, które można zadać pracownikowi, (ii) sposób zapisania wyników rozmów, (iii) sposób i okres przechowywania danych, etc., (iv) ewentualnie sposób anonimizacji całości lub części zebranych danych. Pozwoli to nie tylko na zmniejszenie ryzyk prawnych ale powinno również pomóc w ogólnym usprawnieniu procesu oraz zwiększyć jakość i przydatność zbieranych informacji.

Łukasz Rutkowski

Karolina Romanowska