Urlop opiekuńczy – wprowadzony do Kodeksu pracy 26 kwietnia 2023 r. – jest uprawnieniem pracowniczym, które stosunkowo niedawno pojawiło się w polskim porządku prawnym (o zasadach jego udzielania pisaliśmy w artykule Urlop opiekuńczy). W efekcie wciąż nie ma ustalonego orzecznictwa ani praktyki w zakresie stosowania przepisów określających zasady jego udzielania. Niemniej każdy pracodawca powinien rozważyć wdrożenie odpowiednich rozwiązań na wypadek otrzymania od pracownika wniosku o udzielenie urlopu opiekuńczego.

Za ewentualne nieprawidłowości związane z tym uprawnieniem pracowniczym grożą bowiem sankcje. Zgodnie z art. 281 § 1 pkt 5b k.p. za naruszenie przepisów o urlopie opiekuńczym grozi grzywna w wysokości od 1 000 zł do nawet 30 000 zł. Przepis ten nie definiuje, na czym miałoby polegać naruszanie przepisów. Nie wymaga również, aby miało ono charakter rażący, jak choćby w przypadku braku poinformowania pracowników o warunkach zatrudnienia (art. 281 § 1 pkt 2a k.p.).

Tym samym grzywną może skutkować każde zachowanie osoby działającej w imieniu pracodawcy niezgodne z zasadami udzielania urlopu okolicznościowego. Nie tylko wtedy, gdy pracodawca zignoruje albo przeoczy wniosek i nie udzieli urlopu opiekuńczego w wymaganym terminie. Również wtedy, gdy pracodawca zażąda od pracownika wnioskującego o ten urlop danych wykraczających poza katalog wskazany w przepisie albo naruszy zasady ochrony takiego pracownika przed rozwiązaniem umowy o pracę.

Wniosek o udzielenie urlopu opiekuńczego

Aby zminimalizować ewentualne ryzyko naruszeń w powyższym zakresie, warto wdrożyć odpowiedni sposób postępowania w razie złożenia przez pracownika wniosku o urlop opiekuńczy. Jak wskazuje ustawa, wniosek może zostać złożony na piśmie lub elektronicznie, a zatem nic nie stoi na przeszkodzie, aby procedurę w pełni zdigitalizować, jeżeli wszyscy pracownicy mają dostęp do służbowego komputera.

Odpowiednio przygotowany wzór wniosku pozwoli uniknąć sytuacji, w których pracownik, wnioskując o urlop opiekuńczy, nie poda wymaganych prawem informacji, w związku z czym pracodawca może mieć wątpliwości, czy istnieją podstawy do udzielenia urlopu. Z drugiej strony mogą pojawiać się sytuacje, w których pracownicy niemający dostępu do formularza będą dostarczać pracodawcom nadmiarowych informacji, a pracodawcy będą te informacje przechowywać, co może ich narazić na ryzyko na gruncie przepisów o ochronie danych osobowych.

Co więcej, wniosek może być złożony najpóźniej na jeden dzień przed planowanym rozpoczęciem urlopu. Pracodawca może zatem mieć niewiele czasu, by zażądać od pracownika uzupełnienia czy też ograniczenia treści wniosku.

Prawidłowo wypełniony wniosek o udzielenie urlopu opiekuńczego powinien zawierać następujące informacje:

• imię i nazwisko osoby, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych,
• przyczynę konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia przez pracownika (przy czym zgodnie z uzasadnieniem do projektu wdrażającego przepisy o urlopie opiekuńczym pracownik nie podaje szczegółowych informacji o stanie zdrowia osoby, której zapewnia osobistą opiekę),
• w przypadku członka rodziny – stopień pokrewieństwa z pracownikiem,
• w przypadku osoby niebędącej członkiem rodziny – adres zamieszkania tej osoby.

Pracodawca nie może żądać od pracownika żadnych informacji poza wymienionymi powyżej. Nie może również żądać od pracownika uprzedniego przedstawienia zaświadczenia lekarskiego/dokumentacji medycznej o potrzebie zapewnienia opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych (zgodnie z uzasadnieniem przepisów wdrażających urlop opiekuńczy pracodawca udziela urlopu opiekuńczego na podstawie wniosku pracownika, a obowiązek wydawania zaświadczeń lekarskich stanowiłby obciążenie biurokratyczne). Wszelkie tego typu działania stanowią naruszenie przepisów o tym urlopie i w konsekwencji mogą skutkować nałożeniem grzywny.

Urlop opiekuńczy a ochrona danych osobowych

W świetle powyższego warto zauważyć, że pracodawca otrzymuje od pracownika cały zestaw nowych danych osobowych, których dotychczas nie przetwarzał. Co istotne, są to również tzw. dane szczególnej kategorii, których przetwarzanie jest obwarowane szczególnymi wymogami prawnymi określonymi w art. 9 RODO. Jakie zatem główne obowiązki pojawiają się po stronie pracodawcy na gruncie danych osobowych i o czym powinien on pamiętać?

Przede wszystkim, jak wspomniano powyżej, pracodawca nie może żądać od pracownika składającego wniosek danych wykraczających poza katalog wskazany w przepisie, który precyzyjnie określa, jaka powinna być treść wniosku.

Co więcej, chociaż niektóre z danych przetwarzanych przy tej okazji stanowić będą dane szczególnej kategorii (dane dotyczące zdrowia), to nie będzie prawidłową praktyką odbieranie zgody na ich przetwarzanie od osób, których dane dotyczą (co w praktyce nadal jest niechlubną praktyka wielu pracodawców). Podstawą przetwarzania danych osobowych w związku z wnioskiem o urlop opiekuńczy złożony przez pracownika będzie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze - pracodawcy) w zakresie danych zwykłych, a w zakresie szczególnych kategorii danych – art. 9 ust. 2 lit. b RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora - pracodawcę lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą). Zbieranie zgody na przetwarzanie danych byłoby więc praktyką nieprawidłową, ponieważ właściwe podstawy przetwarzania są inne.

Czy pracodawca powinien przekazywać klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania powyższych danych z art. 13 lub 14 RODO pracownikowi lub osobie, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych, której dane pozyskuje od pracownika? Na pracodawcy ciąży zasadniczo obowiązek przekazywania tego rodzaju klauzuli zawierającej określone w art. 13 RODO (w przypadku zbierania danych bezpośrednio od danej osoby) i w art. 14 RODO (w przypadku zbierania danych w sposób inny niż bezpośrednio od danej osoby) informacje o przetwarzaniu danych przez pracodawcę osobom, których dane dotyczą i których dane pracodawca przetwarza. Jak to wygląda w przypadku urlopu opiekuńczego?

W przypadku pracownika będzie dochodziło do przetwarzania zwykłych kategorii danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. O tego rodzaju przetwarzaniu związanym z wykonywaniem obowiązków pracodawcy na gruncie przepisów prawa pracy pracownik powinien być informowany zgodnie z art. 13 RODO już przy zawieraniu umowy o pracę (w praktyce dzieje się to poprzez wręczanie szerokiej klauzuli informacyjnej przy zatrudnieniu).

Natomiast dane pozostałych osób będą pozyskiwane od pracownika. Oznacza to, że będziemy mieli do czynienia z sytuacją z art. 14 RODO – pozyskiwanie danych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą. Przepis ten przewiduje szereg wyłączeń od konieczności realizowania obowiązku informacyjnego z art. 14 RODO. W naszej ocenie w omawianej sytuacji zachodzi wyłączenie z art. 14 ust. 5 lit. c RODO, zgodnie z którym obowiązki z art. 14 RODO nie znajdą zastosowania, gdy pozyskiwanie lub ujawnianie jest wyraźnie uregulowane prawem Unii Europejskiej lub prawem państwa członkowskiego, któremu podlega administrator (tu: pracodawca), przewidującym odpowiednie środki chroniące prawnie uzasadnione interesy osoby, której dane dotyczą (pozyskiwanie danych osób, które wymagają opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych, jest bowiem wyraźnie uregulowane przepisami Kodeksu pracy). Oznacza to, że pracodawca nie będzie w naszej ocenie zobligowany do wykonywania obowiązku informacyjnego wobec wspomnianych osób.

Obowiązki dokumentacyjne

Pracodawca ma obowiązek przechowywać składane przez pracowników wnioski dotyczące ubiegania się o urlop opiekuńczy i korzystania z tego urlopu w dokumentacji pracowniczej w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (§ 6 pkt. 1 lit. b tir. 9 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej). Wnioski nie powinny zatem być przechowywane w aktach osobowych pracowników, a w oddzielnej dokumentacji.

Powyższy obowiązek ma istotne znaczenie dla treści wystawianych przez pracodawcę świadectw pracy. Przepisy wymagają bowiem między innymi wykazania w treści świadectwa pracy ilości dni urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy (§ 2 ust. 1 pkt 6a rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy oraz wzór świadectwa pracy stanowiący załącznik do ww. rozporządzenia).

Urlop opiekuńczy jest instytucją prawa pracy, która niewątpliwie dostarczy trudności interpretacyjnych zarówno pracodawcom, jak i sądom czy organom stosującym prawo pracy. Wiele kwestii praktycznych wyjaśni z pewnością orzecznictwo. Jednakże każdy pracodawca już obecnie powinien być przygotowany na to, że pracownik może wystąpić z wnioskiem o udzielenie takiego urlopu.

Karolina Romanowska

Tomasz Pleśniak