Prawo do wypoczynku a możliwość odwołania pracownika z urlopu
Okres urlopowy bywa dla pracodawców sporym wyzwaniem organizacyjnym. Z jednej strony należy bowiem umożliwić pracownikom wypoczynek, a z drugiej strony – zachować płynność prowadzonej działalności, w tym kluczowych procesów biznesowych czy obsługi klientów.
W pewnych sytuacjach, pomimo wcześniejszych ustaleń, konieczne może stać się odwołanie pracownika z urlopu. Kiedy dokładnie pracodawca ma taką możliwość i o czym powinien pamiętać, by przerwanie wypoczynku pracownika nastąpiło w sposób zgodny z przepisami?
| Warunki odwołania z urlopu Zgodnie z art. 167 § 1 k.p. pracodawca może odwołać pracownika z urlopu wyłącznie wówczas, gdy:
|
W realiach pracy zdalnej i hybrydowej „obecność w zakładzie pracy” rozumieć można jako konieczność świadczenia pracy, w tym również zdalnie. Sytuacją uzasadniającą odwołanie z urlopu może być zaś np. pilna konieczność usunięcia awarii urządzeń czy nagła zmiana terminu rozprawy sądowej w sprawie, w której pracownik reprezentuje pracodawcę. Chodzi przede wszystkim o przypadki, w których pracownika przebywającego na urlopie nie mogą zastąpić inne osoby (np. ze względu na posiadane przez niego unikalne kwalifikacje).
| Przykład – jeden specjalista na urlopie, a drugi w szpitalu Pracodawca zatrudnia dwóch specjalistów odpowiedzialnych za czuwanie nad prawidłowością działania linii produkcyjnej i usuwanie ewentualnych awarii. Jeden z tych pracowników przebywa na urlopie. Drugi natomiast uległ wypadkowi przy pracy, w wyniku którego przebywa w szpitalu. W tym czasie doszło do poważnej awarii linii produkcyjnej, która uniemożliwia funkcjonowanie zakładu. Pracodawca może odwołać z urlopu pierwszego specjalistę. |
Co istotne, to pracodawca samodzielnie ocenia, czy w danej sytuacji występuje potrzeba przerwania wypoczynku pracownika, a pracownik prawidłowo odwołany z urlopu obowiązany jest podporządkować się decyzji pracodawcy, nawet jeśli się z nią nie zgadza. Odwołanie z urlopu jest bowiem poleceniem pracodawcy (art. 100 § 1 k.p.), a jego niewykonanie może stanowić naruszenie obowiązków pracowniczych, a zatem wiązać się z określonymi w przepisach konsekwencjami dla pracownika (zastosowaniem kary porządkowej, wypowiedzeniem czy nawet – w pewnych sytuacjach – rozwiązaniem stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika). Okoliczności uzasadniające odwołanie z urlopu muszą przy tym być tego rodzaju, że nie można było ich przewidzieć w momencie rozpoczęcia wypoczynku przez pracownika (gdyby były one znane w momencie rozpoczynania urlopu, pracodawca powinien bowiem przesunąć urlop pracownika na podstawie art. 164 § 2 k.p.).
Zgodnie z poglądem Sądu Najwyższego za sprzeczne z przepisami należy zaś uznać odwołanie pracownika z urlopu wyłącznie w celu wręczenia mu wypowiedzenia (uchwała SN z 9.02.1967 r., III PZP 22/66, OSNC 1967, nr 6, poz. 100).
Sposób odwołania z urlopu
Skuteczne odwołanie pracownika z urlopu wymaga od pracodawcy złożenia oświadczenia woli. Oświadczenie to musi mieć charakter jednoznaczny. Zgodnie z orzecznictwem nie można wymagać od pracownika, by domyślał się intencji pracodawcy odwołania go z urlopu na podstawie niejasnych sugestii, np. przekazanej pracownikowi w przedostatnim dniu urlopu informacji, że jest potrzebny w pracy (wyrok SN z 8.03.2017 r., II PK 26/16, OSNP 2018, nr 4, poz. 43). Oświadczenie o odwołaniu z urlopu musi nadto zostać przekazane w sposób umożliwiający pracownikowi zapoznanie się z jego treścią (art. 167 § 1 w zw. z art. 300 k.p. i art. 61 k.c.).
W praktyce może to nastąpić w dowolnej formie, np. telefonicznie, mailowo, a nawet SMS-em z zastrzeżeniem, że pracownik musi mieć możliwość zapoznania się z poleceniem pracodawcy (które powinno być dokonane z wyprzedzeniem umożliwiającym pracownikowi stawienie się do pracy w wyznaczonym przez pracodawcę terminie). Jest to o tyle istotne, że podczas urlopu wypoczynkowego pracownik jest zwolniony z obowiązku świadczenia pracy i pozostaje czasowo poza sferą pracowniczego podporządkowania – nie ma obowiązku sprawdzania telefonu służbowego czy poczty elektronicznej.
Przykładowo, zgodnie z ww. wyrokiem Sądu Najwyższego, wymogu umożliwienia pracownikowi zapoznania się z treścią oświadczenia o odwołaniu z urlopu nie spełnia wysłanie przez pracodawcę wiadomości na prywatną skrzynkę mailową pracownika, zwłaszcza gdy strony nie wykorzystywały wcześniej takiego środka we wzajemnej komunikacji.
Bywają przypadki, gdzie odwołanie pracownika z urlopu może być w praktyce wyraźnie utrudnione lub wręcz niemożliwe (np. gdy pracownik ma wyłączony telefon i pracodawca nie ma innej możliwości skutecznego skontaktowania się z pracownikiem).
| Przykład – oświadczenie o odwołaniu z urlopu przez telefon Pracownik przebywa na urlopie w górach. Zabrał ze sobą telefon służbowy, który zostawia w pokoju hotelowym. Po powrocie ze szlaku pracownik zauważył nieodebrane połączenie od pracodawcy i oddzwonił. Pracodawca poinformował pracownika o decyzji o odwołaniu go z urlopu. Odwołanie z urlopu jest skuteczne. |
Zwrot kosztów
Warto pamiętać, że odwołanie pracownika z urlopu może wiązać się dla pracodawcy z pewnym ryzykiem finansowym. Zgodnie z art. 167 § 2 k.p. pracodawca jest bowiem obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.
Chodzi tu o wydatki, których pracownik nie poniósłby, gdyby nie został odwołany z urlopu, np.:
- równowartość bezzwrotnych zaliczek za niewykorzystane w związku z odwołaniem z urlopu rezerwacje hotelowe,
- koszty podróży powrotnej z miejsca wypoczynku do miejsca pracy, jeżeli kosztów tych pracownik nie poniósłby, wracając z urlopu w pierwotnie ustalonym terminie.
Zwrot obejmuje także koszty dotyczące rodziny pracownika, jeżeli w wyniku odwołania z urlopu musiała ona przerwać wypoczynek.
| Przykład – pracodawca ponosi koszt powrotu pracownika i jego rodziny Pracownik spędza urlop na zagranicznym wyjeździe wraz z dwójką dzieci. W przypadku odwołania go z urlopu pracodawca zobowiązany będzie ponieść koszty powrotu do kraju nie tylko pracownika, ale również jego dzieci, które nie mogłyby kontynuować wypoczynku bez opieki. |
Wysokość poniesionych kosztów powinna być przy tym przez pracownika odpowiednio udokumentowana.
Zwrot kosztów związanych z odwołaniem pracownika z urlopu nie obejmuje natomiast korzyści, które pracownik mógłby uzyskać, gdyby urlop nie został przerwany (np. wynagrodzenia z tytułu podjęcia w czasie urlopu dodatkowego zatrudnienia) czy innych kosztów niezwiązanych bezpośrednio z odwołaniem z urlopu (np. kosztów zakupu specjalistycznego sprzętu turystycznego).
Jeżeli pracownik nie poniósł żadnych kosztów, pracodawca, który prawidłowo odwołał pracownika z urlopu, nie jest zobowiązany do wypłaty jakiejkolwiek rekompensaty w tym zakresie.
| Przykład – pracodawca nie ponosi kosztów, jeśli nie poniósł ich pracownik Pracownik rozpoczął urlop, podczas którego zamierza odbyć rejs po Morzu Śródziemnym. Tuż przed wyjazdem zaplanowanym na piąty dzień urlopu pracodawca odwołał pracownika z urlopu. Pracownik uzyskał informację od biura podróży, w którym wykupił wycieczkę, że może nieodpłatnie przesunąć jej termin na kolejny miesiąc. W takim wypadku pracodawca nie będzie musiał pokrywać żadnych kosztów w tym zakresie. |
Konsekwencje niezgodnego z przepisami odwołania z urlopu
Odwołanie z urlopu jest szczególną instytucją chroniącą interesy pracodawcy, której zastosowanie musi zapewniać również poszanowanie praw zatrudnionych. Zlekceważenie jej zasad, poza naruszeniem dobrych relacji z pracownikiem, może skutkować odpowiedzialnością finansową pracodawcy w szerszym zakresie niż opisany wyżej kodeksowy zwrot kosztów. W sytuacji sprzecznego z przepisami odwołania pracownika z urlopu pracodawca może bowiem ponosić odpowiedzialność na podstawie odpowiednio stosowanych przepisów Kodeksu cywilnego, a więc w szczególności także za utracone przez pracownika korzyści (art. 361 § 2 i art. 471 k.c. w zw. z art. 300 k.p.). Dlatego tak ważne jest, by w razie konieczności odwołania pracownika z urlopu wiedzieć, jak dokonać tego zgodnie z przepisami.
Natalia Bigdowska
