Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) nie musi budzić wielkich obaw – kluczem jest odpowiednie przygotowanie. Przejrzysta organizacja wewnętrzna, znajomość obowiązujących przepisów oraz świadomość uprawnień inspektora pracy pozwalają sprawnie przejść przez kontrolę.

W 2025 roku PIP planuje przeprowadzić 55 tysięcy kontroli w zakładach pracy – zgodnie z zapowiedziami Głównego Inspektora Pracy mają one dotyczyć w szczególności zatrudnienia cudzoziemców, pracy zdalnej, równego wynagradzania oraz ochrony sygnalistów.

Aby zminimalizować ryzyko, że kontrola wykaże niezgodności, warto zawczasu przeanalizować obowiązujące w zakładzie procedury wewnętrzne i stosowane wzory dokumentów.

ABC kontroli PIP – czyli o czym należy pamiętać i jak przebiega kontrola PIP?

• Zakres kontroli

Kwestie związane z kontrolą PIP, a także prawa i obowiązki kontrolującego i kontrolowanego reguluje ustawa z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy.

Pracodawcy w szczególności powinni pamiętać o konieczności wylegitymowania inspektora pracy oraz dokładnej analizy upoważnienia kontrolnego, które – co do zasady – inspektor powinien okazać jeszcze przed rozpoczęciem czynności kontrolnych.

Tylko wyjątkowo, w przypadku kontroli przeprowadzanych w trybie nagłym, istnieje możliwość dostarczenia upoważnienia w terminie 7 dni od dnia podjęcia kontroli. Takie sytuacje najczęściej obejmują kontrole w zakresie potencjalnych nieprawidłowości mogących stwarzać realne zagrożenie dla zdrowia i życia pracowników, np. w przypadku nieprzestrzegania przepisów BHP.

Upoważnienie wyznacza zakres kontroli, ustanawiając zarazem granice jej legalności. Inspektor, co do zasady, nie powinien więc obejmować czynnościami kontrolnymi kwestii niezwiązanych z przedmiotem danej inspekcji. Takie działanie upoważnia podmiot kontrolowany do odmowy składania wyjaśnień na temat, który nie został wskazany w upoważnieniu, a odniesienie się do tego tematu w protokole pokontrolnym może stanowić podstawę zastrzeżeń ze strony pracodawcy.

• Przebieg kontroli

Aby zapewnić możliwie sprawny przebieg kontroli PIP, warto wyznaczyć na jej potrzeby reprezentanta (lub reprezentantów) pracodawcy. Dobrze, aby była to osoba w miarę możliwości rozeznana w obszarze objętym kontrolą (np. rozliczaniu czasu pracy czy zatrudnianiu cudzoziemców) oraz świadoma praw i obowiązków zarówno inspektora, jak i reprezentowanego podmiotu. Rolą takiej osoby jest bowiem z jednej strony współpraca z inspektorem, a z drugiej – weryfikacja prawidłowości działań inspektorskich oraz reagowanie w razie przekroczenia uprawnień. W żadnym wypadku nie należy natomiast utrudniać kontroli – taki czyn jest bowiem penalizowany na gruncie Kodeksu karnego (art. 225 § 2 k.k.).

Do podstawowych uprawnień inspektora pracy zalicza się prawo:

• swobodnego wstępu na teren oraz do obiektów i pomieszczeń podmiotu kontrolowanego,
• przeprowadzania oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i pracy,
• żądania od podmiotu kontrolowanego oraz od wszystkich zatrudnionych (obecnie lub w przeszłości, bez względu na podstawę prawną zatrudnienia) pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą oraz wzywania i przesłuchiwania tych osób w związku z przeprowadzaną kontrolą,
• żądania przedłożenia akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy – do najczęściej weryfikowanych dokumentów należą:
  • umowy o pracę oraz umowy cywilnoprawne z zatrudnionymi,
  • karty ewidencji czasu pracy,
  • listy płac oraz potwierdzenia wypłaty wynagrodzeń,
  • dokumenty dotyczące urlopów wypoczynkowych i innych nieobecności,
  • zezwolenia i oświadczenia dotyczące zatrudnienia cudzoziemców,
  • zgłoszenia do ZUS.

Finał kontroli – co gdy pracodawca nie zgadza się z ustaleniami PIP?

Jeśli inspektor nie stwierdzi uchybień, wynik kontroli zostaje udokumentowany w notatce urzędowej zawierającej zwięzły opis stanu faktycznego stwierdzonego w czasie kontroli.

Jeśli inspektor zidentyfikuje nieprawidłowości, sporządza protokół pokontrolny, który – co do zasady – podpisuje zarówno inspektor, jak i podmiot kontrolowany (odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do zastosowania względem pracodawcy stosownych środków prawnych przewidzianych ustawą).

Kopię zarówno notatki urzędowej, jak i protokołu pokontrolnego inspektor pracy pozostawia podmiotowi kontrolowanemu.

Co istotne, podmiot kontrolowany ma prawo zgłosić, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Mogą one dotyczyć zarówno ustaleń faktycznych, przebiegu kontroli (np. wyjścia poza zakres upoważnienia kontrolnego), jak i wykładni prawa dokonanej przez inspektora.

Zastrzeżenia dają pracodawcy możliwość obrony swojego stanowiska i uniknięcia potencjalnych sankcji. Termin na ich wniesienie jest jednak relatywnie krótki (7 dni od dnia przedstawienia protokołu). Warto więc na bieżąco czujnie śledzić przebieg kontroli, a także niezwłocznie i skrupulatnie zapoznać się z treścią protokołu.

Jeśli podmiot kontrolowany zgłosi zastrzeżenia, inspektor pracy przeprowadzający kontrolę zobowiązany jest je zbadać, a w przypadku stwierdzenia ich zasadności – zmienić lub uzupełnić odpowiednią część protokołu. W przypadku zaś nieuwzględnienia zastrzeżeń – inspektor pracy może podjąć, w oparciu o ustalenia zawarte w protokole, określone działania, takie jak:

• wniesienie powództwa o ustalenie istnienia stosunku pracy,
• skierowanie do podmiotu kontrolowanego wystąpienia zawierającego polecenie skorygowania zidentyfikowanych w toku kontroli uchybień,
• wydanie decyzji administracyjnej obejmującej zakaz lub nakaz określonego działania podmiotu kontrolowanego.

Ostatnia ze wskazanych postaci stanowi władczą formę działania PIP, do której zastosowanie znajdują standardowe zasady kontroli administracyjnej. Oznacza to, że podmiotowi kontrolowanemu przysługuje prawo wniesienia od zakazu / nakazu PIP odwołania do okręgowego inspektora pracy. W razie natomiast nieuwzględnienia takiego odwołania, otwarta pozostaje droga kontroli sądowoadministracyjnej, a więc możliwość wniesienia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

Plan kontroli PIP w 2025 r. – czego będzie dotyczyło 55 tysięcy kontroli?

Jak wskazano na wstępie, PIP zamierza w tym roku przeprowadzić 55 tys. kontroli i skoncentrować się w głównej mierze na legalności pracy i pobytu cudzoziemców w Polsce. Kwestii tej nadano strategiczne i naczelne znaczenie, deklarując, że w przypadku podmiotów zatrudniających duże grupy obcokrajowców kontrole będą realizowane przez całe zespoły inspektorskie, a tam, gdzie będzie to potrzebne – również ze wsparciem Straży Granicznej.

Należy przypuszczać, że podejście PIP wynika z fali zmian w prawie imigracyjnym (i potrzeby weryfikacji czy pracodawcy odnajdują się w zmienionej rzeczywistości prawnej), a także z niepokojących statystyk z ostatnich lat kontroli.

Zgodnie ze sprawozdaniem z działalności Państwowej Inspekcji Pracy w 2023 r. przeprowadzono 9 138 kontroli, w których zweryfikowano legalność zatrudnienia prawie 40 tys. cudzoziemców. Prawie 30% kontroli skutkowało stwierdzeniem nieprawidłowości, które w przeważającej mierze wynikały z braku wymaganego zezwolenia na pracę – tj. nieposiadania go wcale, zastosowania nieprawidłowej formy legalizacji zatrudnienia albo wykonywania pracy niezgodnie z warunkami określonymi w zezwoleniu.

Na fali dyskusji wokół dyrektywy dotyczącej jawności wynagrodzeń oraz wychodząc naprzeciw oczekiwaniom społecznym, PIP planuje przyjrzeć się również kwestii równości (a raczej ewentualnej nierówności) płac ze szczególnym uwzględnieniem luki płacowej w zakresie wynagradzania kobiet i mężczyzn.

Ponadto w obszarze szczególnego zainteresowania PIP mają się również znaleźć:

• ochrona sygnalistów,
• mobbing,
• pakiet rozwiązań work-life balance, koncentrujących się w głównej mierze na dodatkowych uprawnieniach związanych z rodzicielstwem,
• Pracownicze Plany Kapitałowe,
• praca platformowa.

Jest to pewna wskazówka, jakie obszary związane z zatrudnieniem warto przejrzeć pod kątem zgodności z przepisami prawa, aby być jak najlepiej przygotowanym na ewentualną kontrolę ze strony PIP.

Z drugiej strony PIP – niezmiennie, jak każdego roku – skupi się na kontroli przestrzegania przez pracodawców innych, fundamentalnych przepisów prawa pracy, które nie powinny umknąć uwadze potencjalnych kontrolowanych. Dotyczy to w szczególności obowiązków związanych z czasem pracy, wypłatą wynagrodzenia, jak również przyznawaniem wszelkich innych świadczeń pieniężnych i niepieniężnych na rzecz zatrudnionych.

Aleksandra Wójcik