Ułatwianie pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy mający również status zasady prawa pracy. Szkolenie pracowników stanowi integralny element dzisiejszego rynku pracy, gdzie rozwój technologii i idące za nim zmiany organizacji pracy wręcz wymuszają podnoszenie kwalifikacji i przekwalifikowywanie. Temat ten jest też szczególnie istotny z perspektywy polityk pracodawców, którzy coraz częściej oferują pracownikom dofinansowanie szkoleń jako benefit mający być zachętą do przyjęcia oferty pracy czy pozostania w zatrudnieniu.

Specjalistyczna wiedza i umiejętności są źródłem konkurencyjności nie tylko poszczególnych pracowników, ale także całego przedsiębiorstwa, co sprawia, że pracodawcy decydują się na inwestowanie w tzw. upskilling i reskilling zatrudnionych. Warto się przyjrzeć, jak prawidłowo kategoryzować i rozliczać szkolenia pracowników – szczególnie że w związku z wdrożeniem do polskiego porządku prawnego regulacji unijnych od zeszłego roku przybyło zasad kodeksowych w tym zakresie.

Rozliczanie kosztów szkoleń

Dla pracodawców niewątpliwie istotne są zasady rozliczania kosztów szkoleń pracowników. W tym kontekście należy rozróżnić tzw. szkolenia obowiązkowe, szkolenia odbywane w ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz inne szkolenia.

Tzw. szkolenia obowiązkowe obywają się w całości na koszt pracodawcy (art. 94¹³ k.p.). Co rozumiemy jednak przez szkolenia obowiązkowe? Są to:

1. szkolenia, które spełniają łącznie następujące warunki:
   1. są niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku,
   2. obowiązek ich przeprowadzenia przez pracodawcę wynika z postanowień układu zbiorowego pracy, innego porozumienia zbiorowego, regulaminu, przepisów prawa lub umowy o pracę,
2. szkolenia odbywane przez pracownika na podstawie polecenia przełożonego.

W praktyce do tej kategorii można więc zaliczyć np. obowiązkowe (bo wynikające z przepisów prawa) szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy czy szkolenia z wewnętrznych systemów pracodawcy, którymi pracownik posługuje się w ramach wykonywanych obowiązków (gdy wynika to z polecenia przełożonego). Powyższe zasady są stosunkowo nowe – zostały wprowadzone do Kodeksu pracy w kwietniu 2023 r. w ramach wdrożenia do polskiego porządku prawnego dyrektywy 2019/1152 w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej.

Nie zmieniły się natomiast dotychczasowe zasady, uregulowane w dziale IV, rozdz. III k.p., dotyczące pracowników podnoszących kwalifikacje zawodowe (czyli zdobywających lub uzupełniających wiedzę i umiejętności, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą). Co istotne, inicjatywa pracodawcy lub jego zgoda na podnoszenie kwalifikacji nie powinna być równana z obowiązkiem zapewnienia przez pracodawcę danego szkolenia. „Inicjatywa pracodawcy” nie powinna być też zasadniczo rozumiana jako polecenie służbowe, na które pracownik musi się zgodzić.

Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługuje m.in. urlop szkoleniowy (w wymiarze od 6 dni do 21 dni) oraz zwolnienie z całości lub części dnia pracy (na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania). Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. W celu obliczenia tego wynagrodzenia stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop (z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy).

Pracownikom podnoszącym kwalifikacje zawodowe pracodawca nie musi finansować kosztów szkolenia. Może to oczywiście zrobić dobrowolnie, w ramach swojej polityki upskillingu. Pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe także inne świadczenia dodatkowe, w szczególności pokryć opłaty za przejazd, materiały naukowe czy zakwaterowanie.

Pracownikowi zdobywającemu lub uzupełniającemu wiedzę i umiejętności na zasadach innych niż określone powyżej (np. podnoszącemu kwalifikacje zawodowe z własnej inicjatywy, bez zgody pracodawcy) można przyznać zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia czy urlop bezpłatny – w wymiarze ustalonym w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i pracownikiem. Oczywiście w ramach swojej oferty szkoleniowej i wsparcia rozwoju pracowników pracodawcy mogą zaoferować korzystniejsze warunki takich dodatkowych szkoleń.

Czas szkolenia a czas pracy

Poza rozliczeniem kosztów szkoleń dla pracodawców niewątpliwie istotna jest również kwestia rozliczania czasu ich trwania.

Tzw. szkolenia obowiązkowe powinny, w miarę możliwości, odbywać się w godzinach pracy pracownika. Jeśli jednak nie jest to możliwe, czas trwania szkolenia wlicza się do czasu pracy pracownika. Choć w tym zakresie pojawiają się poglądy przeciwne, wydaje się, że powyższe należy rozumieć jako prawo pracownika do rozliczenia czasu takiego szkolenia jako pracy w godzinach nadliczbowych. Pracodawcy powinni więc pamiętać o limicie godzin nadliczbowych oraz o konieczności zapewnienia pracownikom odpowiedniego odpoczynku dobowego i tygodniowego.

W tym kontekście należy również wskazać, że jeżeli szkolenie stanowi podnoszenie przez pracownika kwalifikacji zawodowych, pracownikowi przysługuje zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.

Co ciekawe, ustawodawca nie uregulował relacji pomiędzy przepisem o tzw. szkoleniach obowiązkowych a zasadami podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Nie można więc wykluczyć, że dane szkolenie (np. studia podyplomowe) będzie kwalifikowane jednocześnie jako tzw. szkolenie obowiązkowe oraz podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Z uzasadnienia ustawy wprowadzającej art. 94¹³ k.p. wynika, że wówczas należy stosować równolegle zasady dotyczące obu kategorii szkoleń.

Przepisy nie wyłączają również możliwości organizowania przez pracodawcę szkoleń o charakterze fakultatywnym w czasie wolnym od pracy. Przykładowo popularnym benefitem jest organizowanie przez pracodawców kursów języków obcych, których znajomość nie jest konieczna do wykonywania obowiązków służbowych u danego pracodawcy. Czas takich fakultatywnych szkoleń nie będzie wliczany do czasu pracy ich uczestników.

Jak zabezpieczyć inwestycje w upskilling pracowników?

Zdarza się, że po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji finansowanego przez pracodawcę szkolony pracownik rezygnuje z zatrudnienia. Aby zabezpieczyć się przed takim scenariuszem, można zawrzeć z pracownikiem umowę o podnoszenie kwalifikacji zawodowych, zwaną także umową szkoleniową. Można w niej zastrzec obowiązek pracownika do pozostawania w zatrudnieniu przez określony czas po ukończeniu dokształcania. Co istotne, jeśli umowa szkoleniowa zawiera takie zobowiązanie pracownika, powinna pod rygorem nieważności zostać zawarta na piśmie. Natomiast okres pozostawania w zatrudnieniu po zakończeniu podnoszenia kwalifikacji powinien być adekwatny do świadczeń pracodawcy przewidzianych w umowie szkoleniowej, przy czym w każdym przypadku nie powinien przekraczać 3 lat.

Jeśli pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zostaną przyznane świadczenia dodatkowe (np. opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki czy zakwaterowanie), pracownik może być obowiązany do zwrotu kosztów, które pracodawca poniósł na ten cel. Dotyczy to sytuacji, gdy:

1. pracownik bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,
2. pracodawca rozwiąże z pracownikiem stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie szkoleniowej, nie dłuższym niż 3 lata,
3. pracownik w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia przez pracownika umowy o pracę w związku z mobbingiem,
4. pracownik w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z winy pracodawcy, mimo braku istnienia ku temu przyczyn.

W ww. przypadkach pracodawca może domagać się od pracownika zwrotu kosztów. Jego wysokość zależy od tego, czy pracownik zobowiązał się do pozostania w zatrudnieniu po ukończeniu szkolenia. Jeśli umowa szkoleniowa przewiduje taki obowiązek, zwrot kosztów przysługuje w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia, jaki pracownik zobowiązał się przepracować u pracodawcy po ukończeniu szkolenia. Jeśli nie ma takiego obowiązku, zwrot kosztów przysługuje w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia w czasie podnoszenia kwalifikacji. Co istotne, zwrot kosztów jest ograniczony do wartości świadczeń dodatkowych finansowanych przez pracodawcę. Zwrotowi nie podlega więc np. wynagrodzenie za czas urlopu szkoleniowego czy zwolnień od pracy udzielanych pracownikowi w celu udziału w zajęciach.

Niezależnie od możliwości zobowiązania pracowników do pozostania w zatrudnieniu po zakończeniu szkolenia czy żądania zwrotu kosztów związanych ze szkoleniem, istotnym jest również precyzyjne uregulowanie zasad szkoleniowych obowiązujących u pracodawcy. Wewnętrzny regulamin w tym zakresie powinien być dostosowany do specyfiki danej organizacji oraz jasno określać zasady i tryb podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników. Pracodawcy prowadzący politykę upskillingu powinni również zwrócić uwagę, by stosowane przez nich reguły dotyczące szkoleń pozostawały zgodne z zasadą równego traktowania i niedyskryminacji. W wewnętrznym regulaminie dotyczącym szkoleń mogą również znaleźć się postanowienia w przedmiocie planowania szkoleń, oceny ich efektywności czy budżetu, który pracodawca przeznacza na ten cel.

Podsumowanie

W dzisiejszej rzeczywistości konieczność podnoszenia przez pracowników kwalifikacji jest bardziej aktualna niż kiedykolwiek. Przepisy prawa pracy przewidują w tym zakresie szereg regulacji, których znajomość i umiejętne stosowanie są nieodzowne w zarządzaniu kapitałem ludzkim. Warto więc dokonać przeglądu zasad i regulacji obowiązujących u pracodawcy w tym zakresie, tak aby być nie tylko atrakcyjnym dla pracowników, ale również zgodnym z przepisami.

Joanna Dudek, Natalia Bigdowska