Obowiązek przedstawiania informacji o liczbie członków

Uprawnienia organizacji związkowych nie są bezterminowe. Ustawodawca przewidział, że w celu przedłużenia (lub uzyskania) tych uprawnień organizacje muszą wypełniać obowiązek sprawozdawczy wobec pracodawców.

Funkcjonujące organizacje związkowe muszą przedstawiać co pół roku pracodawcom, u których prowadzą działalność, informację o liczbie swoich członków.

Informacje należy przekazywać:

• do 10 lipca – według stanu na 30 czerwca, 
• do 10 stycznia – według stanu na 31 grudnia.

Organizacje nowo powstałe muszą przedstawić ww. informacje w terminie 2 miesięcy od dnia utworzenia.

Czy nowo powstała organizacja musi złożyć informację dwa razy: w ciągu 2 miesięcy, a potem ponownie na dzień 30 czerwca/31 grudnia?

Tak. Przepisy wprost stanowią, że przedstawienie informacji w ciągu 2 miesięcy od dnia utworzenia organizacji związkowej nie wyłącza obowiązku jej przedstawiania w najbliższym regularnym terminie sprawozdawczym, tj. na dzień 30 czerwca i 31 grudnia, odpowiednio do 10. dnia miesiąca następującego po tych datach.

Ustawodawca nie ustalił formy ww. informacji. Przepisy nie wymagają, żeby przedstawiać ją w formie pisemnej z własnoręcznymi podpisami osób uprawnionych do reprezentowania organizacji związkowej (jak to się najczęściej odbywa w praktyce). Z tego względu za dopuszczalne trzeba uznać również przesłanie pracodawcy skanu ręcznie podpisanej informacji.

Czy można się domagać, żeby informacja przekazana ustnie została potwierdzona przez związek zawodowy?

Nie, ale w takiej sytuacji najlepiej domagać się potwierdzenia przekazanej informacji w formie dokumentowej (np. w wiadomości e-mail).

Jeśli bowiem u danego pracodawcy funkcjonuje więcej niż jedna organizacja związkowa, poszczególne organizacje mogą żądać od pracodawcy udostępnienia do wglądu informacji przedstawionej przez inną organizację (co oczywiste, informacja przekazana w formie ustnej nie może zostać udostępniona „do wglądu”). W takiej sytuacji istnieją podstawy do żądania przedstawienia informacji w formie dokumentowej, aby pracodawca mógł spełnić ciążący na nim obowiązek.

Konsekwencje nieprzekazania informacji o liczbie członków

Dla pracodawców istotne jest, że brak przekazania informacji o liczbie członków przez organizację związkową skutkuje utratą wszystkich jej uprawnień. Choć sankcja ta może wydawać się surowa, ma charakter czasowy – uprawnienia zostają przywrócone z chwilą, gdy związek zawodowy dopełni obowiązku i przekaże pracodawcy stosowną informację. Oznacza to, że organizacja nie musi czekać do kolejnego okresu sprawozdawczego – wystarczy uzupełnić brakujące dane, aby odzyskać utracone uprawnienia.

Czy utrata uprawnień skutkuje również utratą szczególnej ochrony?

Tak, ale wyłącznie do czasu faktycznego (późniejszego) przedstawienia informacji o liczbie członków, które powoduje odzyskanie uprawnień związkowych, a co za tym idzie – ochrony szczególnej działaczy.

Weryfikacja liczebności organizacji związkowej przez pracodawcę

Ustawa o związkach zawodowych daje pracodawcom oraz innym organizacjom związkowym możliwość zakwestionowania liczby członków podanej przez związek zawodowy.

Pracodawca może w ciągu 30 dni od otrzymania informacji o liczebności związku zgłosić do niego zastrzeżenie. Nie musi ono zawierać uzasadnienia. Zgodnie z przepisami zastrzeżenie powinno mieć formę pisemną i być podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania pracodawcy – własnoręcznie lub przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Z takiej możliwości mogą skorzystać również inne związki zawodowe działające u tego samego pracodawcy. Dla nich termin zgłoszenia zastrzeżenia również wynosi 30 dni od dnia, w którym zakwestionowany związek przekazał pracodawcy informację o liczbie członków. Aby móc ocenić, czy warto wnosić zastrzeżenie, związek zawodowy może zwrócić się do pracodawcy o udostępnienie do wglądu informacji o liczebności przekazanej przez inny związek.

Po upływie 30 dni od złożenia informacji przez związek zawodowy ani pracodawca, ani inne związki nie mogą już wnieść zastrzeżenia.

Komu pracodawca powinien przekazać zastrzeżenie?

Zastrzeżenie należy przekazać osobom uprawnionym do reprezentowania organizacji związkowej, której to zastrzeżenie dotyczy.

Po otrzymaniu zastrzeżenia związek zawodowy ma obowiązek złożyć do sądu rejonowego (właściwego dla siedziby pracodawcy) wniosek o ustalenie liczby swoich członków. Ma na to 30 dni od dnia, w którym otrzymał zastrzeżenie. Jeśli nie zrobi tego w terminie, traci swoje uprawnienia – aż do momentu, gdy złoży odpowiedni wniosek do sądu.

W takim postępowaniu sądowym (prowadzonym w trybie nieprocesowym) pracodawca może wziąć udział jako tzw. uczestnik postępowania. Oznacza to m.in. możliwość składania wniosków dowodowych. To, jak aktywnie pracodawca zaangażuje się w sprawę, może mieć duży wpływ na rozstrzygnięcie.

Z punktu widzenia pracodawcy dużym ograniczeniem jest to, że zgodnie z przepisami dane osobowe członków związku zawodowego mogą być przetwarzane tylko przez sąd i sam związek. Pracodawca nie ma dostępu do listy członków, co w praktyce utrudnia sprawdzenie, czy dana osoba rzeczywiście u niego pracuje i należy do organizacji związkowej.

Jakie dowody może pracodawca przedłożyć w celu poparcia swojego zastrzeżenia?

W toku postępowania sądowego pracodawca jako jego uczestnik może przedstawiać wszelkie dowody wykazujące, że informacja przedstawiona przez związek zawodowy nie odzwierciedla stanu faktycznego.

Przykładowo do takich dowodów można zaliczyć:

• zeznania świadków (np. byłych pracowników – byłych członków związków, którzy nie powinni być uwzględniani w przedmiotowej informacji),
• dokumenty przedstawiające dane co do potrąceń składek członkowskich (aczkolwiek sam brak opłacania składek nie determinuje braku członkostwa w organizacji związkowej),
• informacje o liczebności innych organizacji związkowych (np. gdy z przekazanych informacji wynika, że organizacje związkowe mają więcej członków niż u danego pracodawcy jest pracowników oraz osób wykonujących pracę na innych podstawach).

Co istotne, jeśli rozstrzygnięcie jest negatywne dla pracodawcy – tj. jeśli sąd uzna, że liczba członków przedstawiona mu przez organizację związkową jest prawidłowa – ten pracodawca traci uprawnienie do składania zastrzeżenia tej organizacji związkowej na okres jednego roku od dnia wydania prawomocnego rozstrzygnięcia w tej sprawie.

Sankcje dla działaczy związkowych za przekazanie nieprawdziwych informacji o liczebności organizacji związkowej

Ze względu na wagę obowiązku sprawozdawczego, jaki spoczywa na organizacjach związkowych, przepisy przewidują sankcje karne za podanie nieprawdziwych danych.

Działacz związkowy, który celowo zawyża liczbę członków, aby uzyskać lub zachować uprawnienia organizacji (zakładowej, międzyzakładowej czy reprezentatywnej), dopuszcza się przestępstwa. Może za to grozić grzywna w wysokości od 100 zł do nawet 1 080 000 zł.

W praktyce odpowiedzialność karna dotyczy głównie sytuacji, w których deklarowana liczba członków znajduje się w pobliżu wymaganego minimum – na przykład gdy związek twierdzi, że ma 10 członków, a w rzeczywistości ma ich tylko 5. Natomiast jeśli związek zawyży liczbę o kilka osób, ale i tak znacznie przekracza wymagany próg (np. deklaruje 110 członków zamiast 108), nie ma to wpływu na jego uprawnienia, więc nie będzie podstaw do zastosowania sankcji.

Przepisy te mogą być wykorzystywane na dwa sposoby. Po pierwsze – jako środek represyjny, gdy sąd stwierdzi, że liczba członków została celowo zawyżona. Po drugie – prewencyjnie, aby zapobiegać takim działaniom, np. przez samo poinformowanie związków o możliwości poniesienia odpowiedzialności karnej.

Podsumowanie

Przedstawiona procedura pozwala pracodawcom – w ograniczonym zakresie – kontrolować prawdomówność związków zawodowych. Oczywiście regulacja ustawowa ma wiele mankamentów, które powodują, że w wielu przypadkach taka weryfikacja liczebności związków zawodowych jest wyłącznie iluzoryczna (w szczególności na etapie sądowym), niemniej końcowy efekt zależny jest od inicjatywy pracodawców. 

Przemysław Zając