Mediację można prowadzić zarówno przed wszczęciem postępowania sądowego, jak i w jego trakcie. Od negocjacji odróżnia ją przede wszystkim to, że jest prowadzona przy udziale mediatora. Mediator jest osobą bezstronną, niezaangażowaną w spór, która ma wspierać strony w dojściu do porozumienia. Nie może on rozstrzygnąć konfliktu między pracodawcą i pracownikiem – jego celem jest zażegnanie konfliktu w drodze zawarcia przez strony ugody. Mediator prowadzi mediację, wykorzystując różne metody zmierzające do polubownego rozwiązania sporu, w tym pomaga formułować propozycje ugodowe lub może (na zgodny wniosek pracodawcy i pracownika) wskazywać możliwe i niewiążące opcje rozwiązania sporu.

Cechą charakterystyczną mediacji jest jej poufność. Zarówno mediator, strony, jak i inne osoby biorące udział w postępowaniu mediacyjnym są obowiązane zachować w tajemnicy fakty, o których dowiedziały się w związku z prowadzeniem mediacji. Powoływanie się w toku postępowania sądowego na propozycje ugodowe, propozycje wzajemnych ustępstw lub inne oświadczenia składane w postępowaniu mediacyjnym jest nieskuteczne. Żadna ze stron nie może więc w celu wzmocnienia swojej argumentacji i pozycji procesowej w toku postępowania sądowego powoływać się np. na znaczne ustępstwa strony przeciwnej zadeklarowane w toku mediacji.

Sąd skierował sprawę do mediacji – i co dalej?

W praktyce sprawy są najczęściej kierowane do mediacji, gdy sąd wyda postanowienie w tym przedmiocie. Jest to poprzedzone wstępną oceną sprawy, w ramach której – jeśli sąd uzna, że jest to konieczne – strony mogą zostać wezwane do osobistego stawiennictwa na posiedzeniu niejawnym.

Skierowanie sprawy do mediacji może nastąpić:

• jeszcze przed zobowiązaniem strony pozwanej, żeby ustosunkowała się do stwierdzeń zawartych w pozwie (jest to rozwiązanie coraz częściej stosowane w praktyce),
• po wniesieniu odpowiedzi na pozew,
• na dalszym etapie postępowania – w szczególności jeśli strony wyrażą taką wolę.

W postanowieniu sąd wyznacza mediatora oraz określa czas trwania mediacji. Zasadniczo maksymalny okres mediacji wynosi 3 miesiące. Co istotne, okres ten (w tym maksymalny, czyli trzymiesięczny) może zostać przedłużony na zgodny wniosek stron lub z innych ważnych powodów, pod warunkiem, że sprzyja to ugodowemu rozwiązaniu sprawy.

Postanowienie zawiera też pouczenie o możliwości złożenia sprzeciwu wobec skierowania sprawy do mediacji (taki sprzeciw można wnieść w terminie tygodnia). Strona może jednak zrezygnować z mediacji, nawet jeśli nie wniosła sprzeciwu w terminie. Rezygnacja może nastąpić zarówno przed rozpoczęciem mediacji, jak i w jej trakcie, szczególnie gdy strona uzna, że dotychczasowy przebieg mediacji nie prowadzi do polubownego rozwiązania sporu. Wynika to z zasady dobrowolności mediacji. Co istotne, brak zgody na mediację lub późniejsze od niej odstąpienie nie wywołuje żadnych negatywnych skutków procesowych. Sprawa jest wówczas kierowana do standardowego postępowania przed sądem.

Mediacja jest znacznie mniej sformalizowana niż proces sądowy, przez co jest bardziej przystępna dla stron – szczególnie tych, które nie są reprezentowane przez profesjonalnych pełnomocników. Zwykle składa się z kilku spotkań, które mogą odbywać się w formule zarówno stacjonarnej, jak i online (w szczególności na wniosek stron lub jeśli strony są z różnych, oddalonych od siebie miejscowości).

Jak wskazano powyżej, podczas spotkań mediator pełni rolę całkowicie bezstronnego gospodarza, którego zadaniem jest zachęcenie stron do wzajemnych ustępstw i polubownego zakończenia sporu. Co istotne, głównym przedmiotem rozmów mediacyjnych powinny być właśnie te ustępstwa i warunki, na jakich strony są gotowe zakończyć spór – nie zaś argumenty odnoszące się do sfery faktycznej i prawnej sprawy. Wymiana argumentów tego typu jest domeną postępowania przed sądem – w ramach mediacji, stawiając strony w pozycji konfrontacyjnej, często oddala je od osiągnięcia konsensusu.

W praktyce sposób prowadzenia mediacji przez mediatorów bywa różny – niektórzy ograniczają się do biernego pośrednictwa między stronami, inni przyjmują postawę proaktywną, formułując własne spostrzeżenia i hipotezy, które mają skłonić strony do refleksji. Niekiedy mediatorzy dostosowują sposób prowadzenia mediacji do tego, czy strony działają za pośrednictwem profesjonalnych pełnomocników, czy samodzielnie (w tym drugim przypadku zazwyczaj wykazują się większą inicjatywą).

Jeśli mediacja nie doprowadzi do polubownego rozwiązania sporu, sprawa zostaje skierowana do standardowego postępowania sądowego. Jeśli zaś mediacja zakończy się sukcesem i strony osiągną porozumienie, zawierana jest ugoda mediacyjna. Taka ugoda zostaje uwzględniona w protokole z posiedzenia mediacyjnego lub do niego dołączona. Z perspektywy pracodawców kluczowym elementem takiej ugody jest zazwyczaj odpowiednio sformułowana klauzula zrzeczeniowa, obejmująca nie tylko sprawę już zawisłą przez sądem, ale również wszelkie inne, potencjalne roszczenia pracownika związane ze stosunkiem pracy.

Przez podpisanie ugody strony wyrażają zgodę na to, żeby mediator wystąpił do sądu z wnioskiem o jej zatwierdzenie. Ugoda, po jej zatwierdzeniu przez sąd, zyskuje moc prawną ugody sądowej (a jeśli nadano jej tytuł wykonalności – stanowi ona również tytuł wykonawczy). Taki charakter ugody ma swoje implikacje podatkowe i ZUS-owskie. Pod pewnymi warunkami, odszkodowania lub zadośćuczynienia otrzymane na podstawie takiej ugody korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego i składek na ubezpieczenie społeczne, co w praktyce oznacza, że niekiedy kwota brutto ugody może stanowić również jej kwotę netto.

Czy mediacja jest kosztowna?

Mediacja prowadzona w wyniku skierowania przez sąd pracy jest generalnie płatna, jednak koszty z nią związane nie są wysokie. Zasadniczo koszty mediacji obejmują wynagrodzenie mediatora oraz zwrot wydatków.

Jeśli mediator zgodzi się prowadzić mediację bez wynagrodzenia, wówczas strony są zobowiązane jedynie do zwrotu wydatków związanych z przeprowadzeniem mediacji (w praktyce jednak takie sytuacje są rzadkie).

Przykładowo więc:

• w sprawie o odszkodowanie w wysokości 30 000 zł za nieuzasadnione lub niezgodne z prawem rozwiązanie umowy o pracę wynagrodzenie mediatora wyniesie 300 zł,
• w sprawie o sprostowanie świadectwa pracy, w której odbyto dwa posiedzenia mediacyjne, wynagrodzenie mediatora wyniesie 250 zł.

Zwrotowi podlegają udokumentowane i niezbędne wydatki mediatora poniesione w związku z przeprowadzeniem mediacji. Są to wydatki na pokrycie:

• wynajmu pomieszczenia niezbędnego do przeprowadzenia posiedzenia mediacyjnego (maksymalnie 70 zł za jedno posiedzenie),
• korespondencji (maksymalnie 30 zł),
• kosztów przejazdów (w wysokości i na zasadach dotyczących podróży służbowej w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej).

Jeśli mediator jest podatnikiem VAT, jego wynagrodzenie i wydatki podwyższa się o obowiązującą stawkę podatku od towarów i usług.

Kto jednak ponosi te koszty? Jeśli strony nie dojdą do porozumienia w toku mediacji, koszty mediacji prowadzonej na skutek skierowania przez sąd (w granicach wyżej opisanych limitów) obciążają zasadniczo stronę, która przegra spór sądowy.

Są w tym zakresie wyjątki. Jeżeli przykładowo strona w toku postępowania bez usprawiedliwienia nie stawiła się na posiedzenie mediacyjne, choć wcześniej wyraziła zgodę na mediację, sąd może, niezależnie od wyniku sprawy, nałożyć na tę stronę obowiązek zwrotu kosztów w części wyższej, niż nakazywałby to wynik sprawy, a nawet zwrotu kosztów w całości.

Strony, które doszły do porozumienia, zwykle ponoszą koszty mediacji po połowie.

Jakie są szanse na zawarcie ugody mediacyjnej?

Ze statystyk dotyczących mediacji w sprawach z zakresu prawa pracy w sądach rejonowych w latach 2006 – 2024[1] wynika, że rośnie liczba spraw kierowanych przez sądy do mediacji. W 2006 r. były to 33 sprawy, a w 2024 r. ponad 100 razy więcej (3 829 spraw).

Rośnie też liczba mediacji zakończonych sukcesem. W 2006 r. sądy umorzyły jedynie 5 postępowań pracowniczych w wyniku zatwierdzenia ugody zawartej przed mediatorem. W 2024 r. było to 1 017 spraw, a w rekordowym w tym zakresie roku 2021 umorzono wskutek zatwierdzenia ugody mediacyjnej 1 136 postępowań.

Biorąc jednak pod uwagę ilość sporów rozpatrywanych przez sądy pracy, liczba mediacji i ugód mediacyjnych wciąż wydaje się relatywnie niska. W praktyce sądy pracy coraz częściej kierują strony do mediacji już na samym początku postępowania sądowego, jednak co oczywiste wynik tego skierowania zależy od woli stron oraz mediatora prowadzącego postępowanie.

Na początku sporu sądowego, gdy emocje związane z konfliktem są jeszcze stosunkowo świeże, stronom może być trudno dojść do porozumienia. Stąd już na etapie mediacji udział pełnomocników profesjonalnych może okazać się przydatny. Najistotniejszą rolę w toku postępowania mediacyjnego niewątpliwie pełni jednak mediator. Gdy ma on odpowiednie umiejętności miękkie i z zaangażowaniem wspiera strony w dojściu do porozumienia, wówczas szanse na zawarcie ugody nawet przez bardzo skonfliktowane strony są istotnie wyższe.

Czy warto?

Na pytanie, czy warto sięgnąć po mediację, odpowiedź brzmi: zdecydowanie tak, przynajmniej w większości przypadków. Mediacja może być skuteczną alternatywą dla postępowania sądowego, które w polskich warunkach często charakteryzuje się przewlekłością, a w efekcie – wysokimi kosztami dla stron.

Mediacja pozwala zakończyć spór w sposób wspólnie wypracowany (a tym samym przynajmniej częściowo satysfakcjonujący dla obu stron) oraz załatwić sprawę znacznie szybciej niż przez uzyskanie prawomocnego wyroku sądowego. Jej formuła ma dążyć do wygaszenia konfliktu, a nie jego zaogniania, do którego często dochodzi podczas ścierania się sprzecznych wersji zdarzeń na sali rozpraw. Ważne jest również, że w odróżnieniu od procesu sądowego, który z zasady jest jawny (dzięki czemu jego przebieg mogą śledzić osoby postronne, np. inni pracownicy czy media), mediacja odbywa się w sposób kameralny – wyłącznie z udziałem mediatora, stron i ewentualnie ich pełnomocników. Dodatkowo zachowana jest zasada tajemnicy mediacji (poufności), co może mieć kluczowe znaczenie dla stron, w tym ze względów wizerunkowych.

Z drugiej strony, ze względu na dobrowolny charakter mediacji, osiągnięcie porozumienia ostatecznie zależy od woli stron. Jeśli są one głęboko skonfliktowane i wzajemnie negatywnie nastawione, szanse na powodzenie mediacji mogą być mniejsze.

Joanna Dudek, Aleksandra Wójcik

[1] Zestawienie opracowane przez Ministerstwo Sprawiedliwości – Sprawy mediacyjne w sprawach z zakresu prawa pracy w sądach rejonowych w latach 2006 – 2024.