Jednym z formalnych wymogów wypowiedzenia umowy o pracę jest przedstawienie go na piśmie. Wymóg ten dotyczy obu stron stosunku pracy, ale jedynie naruszenie go przez pracodawcę obarczone jest konsekwencjami prawnymi. Co prawda nawet wypowiedzenie, które nastąpi bez zachowania formy pisemnej będzie ważne (przepis nie zastrzega tej formy pod rygorem nieważności), ale pracownik będzie mógł skutecznie się od niego odwołać do sądu pracy. W konsekwencji pracodawca może zostać zobowiązany do dalszego zatrudniania pracownika bądź przywrócenia go do pracy albo zapłaty odszkodowania.

Nie mniej istotne od formy wypowiedzenia umowy o pracę jest ustalenie momentu jego skutecznego doręczenia. Dopiero od tej daty rozpoczyna się bowiem bieg okresu wypowiedzenia oraz 21-dniowy termin, w którym pracownik może odwołać się do sądu pracy.

Wobec braku przepisów dotyczących formy czynności prawnych oraz oświadczeń woli w Kodeksie pracy w myśl art. 300 k.p. zastosowanie znajdują przepisy Kodeksu cywilnego. Zgodnie z definicją formy pisemnej z art. 78 § 1 k.c. do jej zachowania wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie zawierającym treść oświadczenia woli. Z kolei zgodnie z art. 61 § 1 k.c. złożenie oświadczenia woli innej osobie powinno być złożone w taki sposób, aby miała ona możliwość zapoznania się z jego treścią. Wówczas uznaje się je za skuteczne.

Osobiście

W praktyce doręczanie wypowiedzeń następuje najczęściej w miejscu pracy. W takiej sytuacji nie ma wątpliwości co tego, że pracownik może zapoznać się z jego treścią (co zazwyczaj jest potwierdzane pokwitowaniem), a zatem zarówno okres wypowiedzenia, jak i termin na odwołanie do sądu pracy liczony będzie od dnia spotkania. W obecnych realiach, kiedy na skalę dotychczas w Polsce niespotykaną duża liczba pracowników pracuje zdalnie, osobiste doręczenie wypowiedzenia może okazać się znacząco utrudnione. Co prawda pracodawca może w każdej chwili polecić pracownikowi pracującemu zdalnie stawienie się w zakładzie pracy w celu doręczenia wypowiedzenia, ale w obecnej sytuacji organizowanie takiego spotkania może być z jednej strony niepraktyczne, a nawet nieodpowiedzialne, z drugiej może naruszać zalecenia władz publicznych lub politykę firmy. Z tego względu warto rozważyć inne możliwości doręczenia pracownikowi wypowiedzenia umowy o pracę.

Pocztą

Drugim pod względem popularności sposobem doręczenia wypowiedzeń praktykowanym w sytuacjach, gdy z różnych względów osobiste doręczenie wypowiedzenia nie jest możliwe, są przesyłki polecone za potwierdzeniem odbioru wysyłane na adres zamieszkania pracownika. Taki sposób doręczenia pozwala na zachowanie formy pisemnej, wprowadzając jednak element niepewności co do daty złożenia oświadczenia woli. Abstrahując od czynników niezależnych od stron stosunku pracy (jak np. szybkość działania operatora pocztowego), w grę wchodzą również czynniki leżące po stronie pracownika.

Sytuacja będzie jasna, jeśli pracownik odbierze przesyłkę poleconą. Dzień odebrania listu będzie równoznaczny z dniem doręczenia wypowiedzenia. Taki sam skutek nastąpi w przypadku, gdy pracownik wyraźnie odmówi przyjęcia przesyłki. Dla skuteczności doręczenia nie jest bowiem wymagane faktyczne zapoznanie się pracownika z wypowiedzeniem, a jedynie obiektywna możliwość zapoznania się z treścią dokumentu.

W tym kontekście najbardziej problematyczna jest sytuacja, w której nie dojdzie do odebrania przesyłki poleconej pomimo jej prawidłowego dwukrotnego awizowania. Może to wynikać między innymi z:

• celowego działania pracownika spodziewającego się wypowiedzenia
• chwilowej nieobecności pracownika w mieszkaniu
• zmiany miejsca zamieszkania pracownika.

Zgodnie z przeważającą linią orzeczniczą Sądu Najwyższego dwukrotne awizowanie przesyłki poleconej zawierającej wypowiedzenie wysłane na prawidłowy adres (czyli ostatni znany pracodawcy – konsekwencje niepoinformowania o zmianie danych adresowym obciążają pracownika) stwarza domniemanie możliwości zapoznania się przez pracownika z jego treścią. Chcąc obalić to domniemanie pracownik musi udowodnić, że nie miał możliwości zapoznać się z treścią wypowiedzenia.

Z kolei domniemana data doręczenia wypowiedzenia w tym trybie zależeć będzie od okoliczności konkretnego przypadku. Najpóźniejszą możliwą datą domniemanego doręczenia będzie ostatni dzień terminu na odbiór przesyłki wskazany w powtórnym awizo.

Powyższe zasady dotyczące domniemania doręczenia awizowanej przesyłki pocztowej doznały istotnej modyfikacji w dobie epidemii COVID-19. Reguluje to art. 98 tzw. Tarczy 2.0 (tj. ustawy z 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2), która weszła w życie 18 kwietnia 2020 r. Zgodnie z nim nieodebranych pism podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego, których termin odbioru określony w awizo przypada w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można uznać za doręczone w czasie obowiązywania tych stanów oraz w ciągu 14 dni po ich zniesieniu. Przepis przewiduje wyjątki, lecz nie obejmują one oświadczeń woli takich jak wypowiedzenie umowy. Oznacza to, że obecnie pismo zawierające wypowiedzenie umowy o pracę, które nie zostanie odebrane przez pracownika, nie zostanie uznane za doręczone po upływie terminu odbioru przesyłki wskazanego w awizo.

W formie elektronicznej?

Ze względu na mankamenty obu opisanych wyżej sposobów doręczeń nasuwa się pytanie, czy w obecnej sytuacji nie ma innej możliwości skutecznego doręczenia wypowiedzeń. Na myśl przychodzą sposoby porozumiewania się na odległość. Nie ma jednak wątpliwości co do tego, że zwykły e-mail bądź SMS nie będzie spełniał wymogu formy pisemnej. Sąd Najwyższy przesądził też, że formy tej nie będzie spełniało wypowiedzenie wysłane faksem, co można również odnieść do skanów bądź zdjęć podpisanego dokumentu wypowiedzenia.

Warto jednak odwołać się na podstawie art. 300 k.p. do przepisu art 78¹ § 2  k.c., który zrównuje oświadczenia woli złożone w formie elektronicznej z oświadczeniami woli złożonymi w formie pisemnej. Zgodnie z kodeksową definicją forma elektroniczna jest zachowana wtedy, gdy oświadczenie woli zostaje złożone w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oznacza to, że zgodne z prawem będzie doręczenie pracownikowi wypowiedzenia np. za pośrednictwem poczty elektronicznej, o ile tylko wiadomość e-mail zostanie opatrzona przez pracodawcę (lub osobę upoważnioną do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy) kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Ustalając moment doręczenia wypowiedzenia w formie elektronicznej, należy odwołać się do treści art. 61 § 2 k.c., zgodnie z którym oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią. Zgodnie z wykładnią Sądu Najwyższego „oświadczenie woli w postaci elektronicznej dokonywane on-line zostaje złożone z chwilą jego przejścia do systemu informatycznego prowadzonego i kontrolowanego przez odbiorcę, to jest w momencie przyjęcia oświadczenia przez serwer odbiorcy i zarejestrowania na nim odpowiednich danych”. Innymi słowy oznacza to, że za moment doręczenia wypowiedzenia wiadomością e-mail należy uznać moment pojawienia się tej wiadomości w skrzynce odbiorczej pracownika. Należy przy tym wskazać, że dowód tej okoliczności będzie obciążał pracodawcę. Z tego względu najbezpieczniejsze będzie wysłanie wypowiedzenia na firmową skrzynkę e-mail pracownika pod warunkiem, że pracownik jest zobowiązany z niej korzystać lub co najmniej ma możliwość zalogować się do niej poza zakładem pracy.

W przypadku wysyłania wypowiedzenia na inny adres poczty elektronicznej pracownika znany pracodawcy warto skorzystać z funkcji potwierdzenia dostarczenia wiadomości (dostępnej obecnie w większości programów obsługujących pocztę elektroniczną) oraz z potwierdzenia udzielanego przez instytucję certyfikacyjną dostarczającą usługę podpisu kwalifikowanego. Wskazane będzie również żądanie potwierdzenia odebrania wiadomości przez adresata, przy czym takie potwierdzenie będzie jedynie dodatkowym dowodem doręczenia wiadomości, a jego brak nie będzie sam w sobie przesądzał o skuteczności doręczenia.

W każdym przypadku wskazane będzie uprzedzenie pracownika o zamiarze wysłania wypowiedzenia, np. za pośrednictwem wideokonferencji. Analogicznie jak w przypadku korespondencji tradycyjnej, udowodnienie braku możliwości zapoznania się z treścią wypowiedzenia będzie leżało po stronie pracownika.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest płatny, lecz dla większości przedsiębiorców nie będzie to duży wydatek, podczas gdy korzystanie z niego może okazać się znaczącym ułatwieniem w prowadzeniu działalność gospodarczej – nie tylko przy rozwiązywaniu umów o pracę i nie tylko w dobie koronawirusa.

Piotr Podsiadły