Wraz z uchwaleniem tej dyrektywy na państwa członkowskie został nałożony obowiązek przyjęcia przepisów krajowych, które rozszerzą obowiązki sprawozdawcze pracodawców. Pojawiły się jednak liczne wątpliwości praktyczne związane z transpozycją przepisów unijnych do prawa krajowego.

1. Do kiedy trzeba implementować przepisy dyrektywy?

Termin na transpozycję przepisów unijnych do krajowego porządku prawnego upływa zgodnie z dyrektywą 7 czerwca 2026 r.

Niektóre państwa członkowskie (np. Niderlandy, Szwecja, Niemcy, a także Polska) rozpoczęły już prace legislacyjne nad wdrożeniem dyrektywy. W grudniu 2024 r. do Sejmu wpłynął poselski projekt ustawy implementującej dyrektywę.

2. Kogo obejmą nowe przepisy?

Dyrektywa dotyczy wszystkich pracodawców zatrudniających pracowników na terenie UE, niezależnie od rozmiarów firmy. Liczba pracowników będzie miała jednak wpływ na termin, od którego obowiązki sprawozdawcze obejmą określony podmiot.

3. Czego dotyczą przepisy dyrektywy?

Dyrektywa przewiduje:

• nowe obowiązki na etapie prowadzenia rekrutacji
• rozszerzone pracownicze prawo do informacji
• nowe obowiązki informacyjne i sprawozdawcze dla pracodawców
• procedurę wspólnej oceny wynagrodzeń
• sankcje za złamanie przepisów wynikających z dyrektywy.

4. Jakie zmiany obejmą proces rekrutacji w firmach?

Pracodawcy będą mieli obowiązek informować kandydatów do pracy o początkowym wynagrodzeniu lub, co najmniej, widełkach płacowych (np. w ogłoszeniu o pracę). Ponadto dyrektywa zabrania wprowadzania do umów z pracownikami klauzul zakazujących ujawniania swojego wynagrodzenia. Pracodawca nie będzie mógł także zadawać w toku rekrutacji pytań o wynagrodzenie kandydata w poprzednich miejscach pracy.

5. Do jakich informacji będą mieli prawo pracownicy?

Pracodawcy będą zobowiązani, na wniosek pracowników, udzielać informacji o:

• indywidualnym poziomie wynagrodzenia wnioskującego
• średnich poziomach wynagrodzenia, w podziale na płeć, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę jak wnioskujący lub pracę o takiej samej wartości, a w razie braków w przekazanej informacji – udzielić wyjaśnień.

Corocznie pracodawca będzie musiał informować pracowników o powyższym uprawnieniu i trybie jego realizacji.

Dodatkowo pracodawcy będą musieli zapewnić łatwy dostęp do obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriów określania wynagrodzenia pracowników, poziomów wynagrodzenia i progresji wynagrodzenia.

6. Jakie obowiązki sprawozdawcze dotkną pracodawców?

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 100 pracowników będą zobowiązani do raportowania informacji obejmujących:

• lukę płacową ze względu na płeć (także w formie składników uzupełniających lub zmiennych)
• medianę tej luki (także w formie składników uzupełniających lub zmiennych)
• odsetka pracowników płci żeńskiej i męskiej otrzymujących składniki uzupełniające lub zmienne oraz w każdym kwartylu wynagrodzenia.

Dyrektywa różnicuje pracodawców ze względu na liczbę zatrudnionych i w odniesieniu do niej określa terminy sprawozdawczości:

• pracodawcy zatrudniający 250 pracowników lub więcej – do 7 czerwca 2027, a następnie co roku
• pracodawcy zatrudniający od 150 do 249 pracowników – do 7 czerwca 2027, a następnie co trzy lata
• pracodawcy zatrudniający od 100 do 149 pracowników – do 7 czerwca 2031, a następnie co trzy lata.

Pracodawcy będą przekazywać powyższe informacje wyznaczonemu przez państwo organowi monitorującemu, a niektóre również pracownikom i ich przedstawicielom. Jeśli sprawozdawczość wykaże różnice w wynagrodzeniach nieuzasadnione obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami, pracodawcy będą musieli podjąć środki zaradcze.

7. Jakie są sankcje za naruszenie przepisów wynikających z dyrektywy?

Dyrektywa wprowadziła liczne środki ochrony i egzekwowania nowych przepisów, m.in. prawo do odszkodowania dla pracownika, przerzucenie ciężaru dowodu na pracodawcę czy obowiązek wprowadzenia przez państwa członkowskie kar za złamanie przepisów dot. równości i przejrzystości wynagrodzeń.

8. Co jeśli prowadzona sprawozdawczość wykaże lukę płacową?

Jeżeli sprawozdawczość wykazuje lukę płacową wynoszącą co najmniej 5% w którejkolwiek kategorii pracowników, a pracodawca nie uzasadnił takiej luki na podstawie obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów, ani nie zaradził tej luce w ciągu sześciu miesięcy od dnia przedłożenia sprawozdania dotyczącego wynagrodzeń, należy przeprowadzić we współpracy z przedstawicielami pracowników wspólną ocenę wynagrodzeń.

Wspólna ocena wynagrodzeń obejmie:

• analizę odsetka pracowników danej płci w każdej kategorii pracowników
• informacje na temat średnich poziomów wynagrodzeń
• wszelkie różnice w średnich poziomach wynagrodzeń w każdej kategorii pracowników (i ich przyczyny)
• odsetek pracowników płci żeńskiej i męskiej, którzy skorzystali z poprawy wynagrodzenia w związku ze skorzystaniem z uprawnień rodzicielskich
• środki mające na celu odniesienie się do różnic w wynagrodzeniu, jeżeli nie są one uzasadnione obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami
• ocenę skuteczności środków uwzględnionych we wcześniejszych wspólnych ocenach wynagrodzeń.

9. Jakie działania powinni podjąć pracodawcy?

Proponujemy już teraz podjąć następujące kroki, w oczekiwaniu na uchwalenie krajowych przepisów:

• przeprowadzić faktyczną ocenę wynagrodzeń na poszczególnych stanowiskach, z uwzględnieniem wszystkich czynników wpływających na wynagrodzenie
• stworzyć (weryfikowalny) system wynagrodzeń oparty na obiektywnych kryteriach, w tym politykę progresji wynagrodzeń
• przygotować informacje o systemie wynagrodzeń dla kandydatów do pracy,
• zweryfikować standardową treść ogłoszeń o pracę
• ustanowić procedury przekazywania informacji o wynagrodzeniach poszczególnych pracowników i przygotować wzór takich informacji
• sprawdzić, czy istnieje luka płacowa powyżej 5%
• przygotować proces gromadzenia danych o wynagrodzeniach (a także procedur i szablonów raportowania).

Marcin Wujczyk

Bartosz Maciejewski