Niedostateczna reprezentacja kobiet w najwyższych organach decyzyjnych spółek w UE stanowiła asumpt do uchwalenia tzw. dyrektywy Women on Boards (tj. dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2381 z dnia 23 listopada 2022 r. w sprawie poprawy równowagi płci wśród dyrektorów spółek giełdowych oraz powiązanych środków).

Przepisy dyrektywy mają na celu zapewnienie stosowania zasady równości szans kobiet i mężczyzn oraz bardziej zrównoważonej reprezentacji na najwyższych stanowiskach kierowniczych. Obowiązek wprowadzenia środków służących zapewnieniu równowagi płci został nałożony na największe spółki giełdowe[1] ze względu na spoczywającą na nich odpowiedzialność gospodarczą i społeczną, a także ich znaczący wpływ na rynek.

W Polsce trwają właśnie prace nad projektem ustawy[2] wdrażającej dyrektywę Women on Boards, która wpłynie na polityki zatrudnienia i procesy HR.

Parytety?

Spółki giełdowe zostaną objęte wymogami w zakresie proporcji płci w ich organach.

Dyrektywa wprowadza dwa alternatywne cele. Osoby należące do niedostatecznie reprezentowanej płci będą musiały zajmować co najmniej:

• 40% stanowisk dyrektorów niewykonawczych (w polskich realiach zasadniczo stanowisk w radzie nadzorczej) albo
• 33% wszystkich stanowisk dyrektorskich (dyrektorów wykonawczych, jak i niewykonawczych, czyli w polskich realiach zasadniczo w zarządzie i radzie nadzorczej).

W projektowanych polskich przepisach wyznaczono cel, aby w każdym co najmniej trzyosobowym organie spółki liczba członków mniej reprezentowanej płci była nie mniejsza niż liczba najbardziej zbliżona do 33% (i nie większa niż 49% liczby wszystkich członków tego organu).

Przepisy nie wykluczają żadnych konkretnych kandydatów z ubiegania się o stanowiska dyrektorskie, a decyzja dotycząca odpowiednich kandydatów pozostaje w gestii uprawnionych organów.

Powyższy cel powinien zostać osiągnięty do 30 czerwca 2026 r., co może stanowić istotne wyzwanie dla spółek giełdowych, szczególnie biorąc pod uwagę kadencyjność członków zarządów i rad nadzorczych. Dlatego warto już teraz podejmować działania przygotowawcze, aby sprostać omawianym wymogom. Szczególnie jeśli kadencje członków któregokolwiek z organów kończą się jeszcze w 2024 r. lub 2025 r.

Polityka zatrudniania

Na spółki giełdowe zostanie nałożony obowiązek wprowadzenia polityki zatrudniania w organach spółki. Celem przyjętej polityki będzie zapewnienie równowagi płci na stanowiskach w organach spółek. Będzie ona musiała być przyjęta w drodze uchwały przez walne zgromadzenie i określać w szczególności zasady procesu selekcji kandydatów. W naszej ocenie praktyce polityka powinna więc określać m.in.:

• etapy rekrutacji,
• kryteria oceny kandydatów na każdym z nich,
• zasady przechodzenia do kolejnych etapów,
• skład i reguły funkcjonowania komisji rekrutacyjnej.

Polityka ta może w szczególności określać konieczność udziału w rekrutacji osób obu płci, ale też np. programy mentoringu czy strategie HR zmierzające do zróżnicowania procesów rekrutacji. Obowiązek ten wejdzie w życie już 28 grudnia 2024 r.

Dodatkowo, jeśli spółki giełdowe nie osiągną na dzień 30 czerwca 2026 r. wyżej wskazanego celu dotyczącego równowagi płci, będą musiały dostosować obowiązujący proces selekcji kandydatów do zarządu i rady nadzorczej. Selekcja ta będzie musiała odbywać się na podstawie oceny porównawczej kwalifikacji kandydatów przy zastosowaniu jasnych, niedyskryminacyjnych, neutralnie sformułowanych i jednoznacznych kryteriów.

Przyjęte przez spółki giełdowe kryteria wyboru kandydatów powinny zakładać równe uznawanie kwalifikacji, wiedzy i umiejętności kandydatów, niezależnie od ich płci. Przykładowe kryteria selekcji kandydatów, do których odwołuje się dyrektywa w swoich motywach, to:

• doświadczenie zawodowe związane z zarządzaniem lub nadzorowaniem,
• doświadczenie międzynarodowe,
• wielodyscyplinarność,
• zdolności kierownicze i komunikacyjne,
• umiejętności w zakresie tworzenia sieci kontaktów,
• znajomość konkretnych dziedzin, takich jak finanse, nadzór finansowy lub zarządzanie zasobami ludzkimi.

Kryteria te należy określić przed rozpoczęciem procesu rekrutacji i stosować na każdym jej etapie, a więc począwszy od przygotowania ogłoszeń o rekrutacji, przez wstępną selekcję kandydatów, aż po końcową decyzję o wyborze kandydata.

W związku z tym, niezależnie od kwestii wprowadzenia polityki zatrudnienia określającej proces selekcji kandydatów, warto zweryfikować istniejące już w spółkach dokumenty tego dotyczące (w tym obowiązujące uchwały walnego zgromadzenia i statuty, jeżeli określają wymagania, jakie powinni spełniać kandydaci) pod kątem zgodności z nowymi wymogami.

Preferencja przy rekrutacji

Nowe przepisy wprowadzą w Polsce tzw. zasadę preferencji (tj. zasadę pierwszeństwa dla kandydata niedostatecznie reprezentowanej płci w sytuacji wyboru pomiędzy kandydatami o równorzędnych kwalifikacjach). Będzie ona jednak obowiązywać tylko wtedy, gdy dana spółka nie osiąga celu dotyczącego parytetu 33%.

Zasadniczo kandydatów na stanowiska w organach spółki wybiera się na podstawie oceny porównawczej kwalifikacji każdego z nich – z zastrzeżeniem, że w powyższej sytuacji:

• gdy w procesie selekcji dokonuje się wyboru pomiędzy kandydatami posiadającymi równorzędne kwalifikacje (takie jak odpowiedniość, kompetencje i wyniki w pracy), pierwszeństwo przyznaje się kandydatowi należącemu do płci niedostatecznie reprezentowanej;
• takie pierwszeństwo nie powinno oznaczać automatycznej i bezwarunkowej preferencji. Za wyborem kandydata płci przeciwnej mogą bowiem przemawiać inne zasady dotyczące różnorodności określone w przepisach prawa lub w obowiązującej w spółce polityce zatrudnienia, oparte o niedyskryminacyjne kryteria. Przykładem takiego pominięcia preferencji mogłoby być zastosowanie w spółce szerszych polityk dotyczących różnorodności (np. uwzględniających niepełnosprawność czy inne aspekty wpływające na zróżnicowanie środowiska pracy).

Dokumentowanie procesu decyzyjnego

Przeprowadzony przez spółkę giełdową proces selekcji kandydatów na stanowiska członków zarządu lub rady nadzorczej powinien zostać należycie udokumentowany. Jest to niezbędne głównie dlatego, że spółki giełdowe będą musiały przekazać informacje o procesie decyzyjnym w toku rekrutacji kandydatowi wnioskującemu o nie. Będzie to potrzebne także na wypadek ewentualnych roszczeń kandydatów czy postępowania administracyjnego przed KNF.

Kandydaci będą mogli żądać następujących informacji:

• kryteriów oceny, które były podstawą selekcji,
• oceny porównawczej kandydatów i jej uzasadnienia,
• w stosownych przypadkach – powodów odstąpienia od tzw. zasady preferencji.  

Ponadto, w przypadku ewentualnego sporu, odrzucony kandydat należący do niedostatecznie reprezentowanej płci będzie musiał jedynie uprawdopodobnić posiadanie równorzędnych kwalifikacji z kandydatem wybranym w rekrutacji. To na spółce giełdowej będzie ciążył obowiązek udowodnienia prawidłowości wyboru dokonanego w procesie rekrutacji.

Osoba, wobec której spółka naruszyła obowiązujące wymogi dotyczące selekcji, w tym tzw. zasadę preferencji, będzie miała prawo, zgodnie z założeniami projektu ustawy, do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę.  

Dodatkowo za naruszenie obowiązków m.in. opisanych w niniejszym artykule KNF może nałożyć karę pieniężną do 10% całkowitego rocznego przychodu wykazanego w ostatnim zbadanym sprawozdaniu finansowym za rok obrotowy.

Podsumowanie

Finalne brzmienie polskich przepisów nie jest jeszcze pewne, jako że prace nad projektem ustawy jeszcze trwają. W ramach konsultacji publicznych zgłoszono szereg uwag do tego projektu, o czym szerzej można przeczytać w artykule Czas na zmiany w dużych spółkach giełdowych – dyrektywa Women on Boards. Niemniej na ten moment jasne jest, że spółki giełdowe będą musiały wprowadzić politykę zatrudnienia do 28 grudnia 2024 r. oraz osiągnąć cel parytetowy do 30 czerwca 2026 r., jeśli zaś nie osiągną tego celu w terminie, będą musiały stosować szczególny proces selekcji kandydatów oraz tzw. zasadę preferencji.

Joanna Dudek

Nina Bronisz

[1] Spółki giełdowe, których siedziby mieszczą się w państwach członkowskich UE i które zatrudniają co najmniej 250 pracowników i których roczny obrót przekracza równowartość 50 mln euro lub których całkowity bilans roczny przekracza równowartość 43 mln euro.

[2] Projekt ustawy o zmianie ustawy o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych oraz ustawy o wdrożeniu niektórych przepisów Unii Europejskiej w zakresie równego traktowania; projekt z dnia 5 września 2024 r., UC63