Przede wszystkim warto przypomnieć, za co nie należy pracownikowi wymierzać kary porządkowej. Kara porządkowa nie służy ocenianiu efektów i jakości pracy świadczonej przez pracownika. Nie ukarzemy więc pracownika karą porządkową za niskie wyniki, np. niższą sprzedaż w porównaniu z osiągnięciami pozostałych członków zespołu. Jeżeli jednak pracownik pomimo polecenia służbowego nie przygotuje i nie wyśle oferty sprzedaży do kontrahenta, już może zostać tak ukarany. 

Kary porządkowe wymierzyć można bowiem jedynie za nieprzestrzeganie:

• ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy
• przepisów BHP i przeciwpożarowych
• przyjętego sposobu potwierdzania przybycia, obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności.

W czasie obowiązującego stanu epidemii i możliwości skierowania pracowników do pracy zdalnej na mocy art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, odmowa podjęcia pracy w tej formie może się wiązać z wymierzeniem kary porządkowej. Zlecanie pracy zdalnej na tej podstawie następuje bowiem w trybie polecenia służbowego – nie wymaga zawierania porozumienia z pracownikiem i uzyskania jego zgody.

Kiedy już jednak pracownik podjął pracę zdalną, kary porządkowe mogą być nakładane za naruszenia dyscypliny pracy. Warto jednak upewnić się, czy zasady dotyczące porządku pracy i zgłaszania swojej nieobecności zostały dostosowane do świadczenia pracy w sposób zdalny. Pracodawcy, którzy do tej pory nie stosowali lub stosowali jedynie sporadycznie takie rozwiązania jak home office czy telepraca, muszą określić jasne reguły dotyczące godzin rozpoczynania i kończenia pracy, zgłaszania swojej obecności (np. przez samo logowanie do wewnętrznego systemu albo wysłanie mejla do przełożonego), korzystania z przerw, raportowania wykonanej pracy itp. Zasady te, tak jak i inne przepisy porządkowe, powinny zostać zasadniczo określone w regulaminie pracy, którego treść jest konsultowana ze związkiem zawodowym (jeśli działa u danego pracodawcy), a następnie wchodzi w życie po 2 tygodniach od podania do wiadomości w sposób przyjęty u pracodawcy.

Jeśli pracownik naruszył którąś z obowiązujących zasad dotyczących pracy zdalnej (np. pomimo istniejącego obowiązku nie złożył swojemu przełożonemu raportu po zakończonym dniu pracy albo nie potwierdził swojej obecności w ustalony sposób) pracodawca może nałożyć karę upomnienia lub nagany. Zgodnie z art. 109 § 2 k.p. przed jej nałożeniem konieczne jest wysłuchanie pracownika. Z kolei art. 109 § 3 k.p. wskazuje, że jeśli z powodu nieobecności w zakładzie pracy pracownik nie może być wysłuchany, bieg terminu na ukaranie (2 tygodnie od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku, ale nie później niż 3 miesiące od samego naruszenia) nie rozpoczyna się. Wykonywanie pracy zdalnej, a więc poza zakładem pracy, nie może być jednak utożsamione z sytuacją opisaną w powyższym przepisie. Pracownika można, a nawet należy wysłuchać za pomocą środków porozumiewania się na odległość (przez telefon lub za pomocą komunikatora online), chyba że nie byłoby to możliwe z przyczyn obiektywnych.

Kolejnym warunkiem formalnym przy zastosowaniu kary porządkowej jest zawiadomienie pracownika na piśmie o:

• jej zastosowywaniu
• naruszonych obowiązkach
• dacie naruszenia
• prawie do zgłoszenia sprzeciwu.

Wydaje się, że konieczność zachowania formy pisemnej zawiadomienia o zastosowaniu kary porządkowej przy jednoczesnej konieczności dochowania terminów na jej wymierzenie, może być największą przeszkodą w korzystaniu z tego narzędzia dyscyplinującego. Przy ocenie dochowania terminu liczy się bowiem data doręczenia pracownikowi pisma a nie data jego nadania. Ponadto art. 98 tzw. Tarczy 2.0 (tj. ustawy z 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2) wprowadza modyfikacje zasady domniemania doręczenia awizowanej przesyłki pocztowej. Zgodnie z nim pisma niepodjęte w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie mogą być uznane za doręczone w czasie obowiązywania tych stanów oraz w ciągu 14 dni po ich zniesieniu. Nieodebrane przez pracownika dwukrotnie awizowane pismo informujące o nałożeniu kary nie będzie więc uważane za doręczone, a w konsekwencji kara nie zostanie formalnie nałożona.

W przypadku pracy zdalnej nie przewidziano tu żadnego odstępstwa od formy – wciąż konieczne będzie osobiste przekazania pisma, przesłanie go pocztą lub kurierem albo w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Ta ostatnia forma na podstawie art. 300 k.p. w związku z art. 78¹ § 2  k.c. zrównana jest z formą pisemną. Dla zachowania tego warunku nie będzie więc wystarczające samo powiadomienie ustne pracownika lub przesłanie informacji o karze w zwykłej wiadomości mejlowej.