Co może zgłaszać sygnalista?

24 czerwca 2024 r. ustawa o ochronie sygnalistów została opublikowana w Dzienniku Ustaw. Po kilkuletnim opóźnieniu Polska – jako ostatni z krajów Unii Europejskiej – implementowała do porządku prawnego dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Tym samym bieg rozpoczął okres vacatio legis, który dla większości przepisów wynosi 3 miesiące – wejdą one w życie pod koniec września 2024 r.

Ustawa umożliwia sygnalistom dokonywanie zgłoszeń lub ujawnień publicznych, jeśli zidentyfikują naruszenia gałęzi prawa określonych w ustawie. Warto więc odpowiedzieć na z pozoru trywialne pytanie, jakie sprawy mogą stanowić przedmiot zgłoszenia.

Jakie naruszenia mogą zgłaszać sygnaliści?

Ustawa definiuje naruszenie prawa jako działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

1. korupcji,
2. zamówień publicznych,
3. usług, produktów i rynków finansowych,
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
6. bezpieczeństwa transportu,
7. ochrony środowiska,
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
9. bezpieczeństwa żywności i pasz,
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt,
11. zdrowia publicznego,
12. ochrony konsumentów,
13. ochrony prywatności i danych osobowych,
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.

Przedstawiony powyżej katalog stanowi obligatoryjne minimum. Każdy podmiot prawny w ramach regulacji wewnętrznych będzie zobowiązany przyjmować zgłoszenia powyższych naruszeń, a co za tym idzie – podejmować odpowiednie działania następcze z zachowaniem należytej staranności.

Katalog ten jest istotny jeszcze z jednego powodu – ustawa wprowadza ochronę sygnalistów przed działaniami odwetowymi, czyli w skrócie przed działaniami stanowiącymi represję za dokonanie zgłoszenia. Ochrona ta rozciąga się co najmniej na zgłoszenia dotyczące naruszeń dziedzin prawa i spraw wskazanych powyżej.

Czy można rozpatrywać zgłoszenia wewnętrzne odnoszące się do naruszeń spoza katalogu przedmiotowego ustawy?

Podmioty prawne mogą w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych przyjmować i rozpatrywać zgłoszenia dotyczące regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nim w zgodzie.

Nie ma więc przeszkód, żeby umożliwić potencjalnym sygnalistom zgłaszanie naruszeń na przykład z zakresu prawa pracy (mobbingu, molestowania itp.).

W odniesieniu do takich dodatkowych, fakultatywnych zagadnień sygnalista nie będzie mógł złożyć zgłoszenia zewnętrznego ani dokonać ujawnienia publicznego – zgłoszenie będzie rozpatrywane wyłącznie na poziomie danej organizacji. Niemniej sygnalistom przysługiwać będzie stosowna ochrona przed działaniami odwetowymi, a co za tym idzie – instrumenty cywilne i karne służące ochronie ich interesów.

Jak się przygotować na wejście w życie przepisów ustawy o ochronie sygnalistów?

Podmioty prywatne obowiązane do ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych powinny dokonać przeglądu istniejących procedur odnoszących się chociażby do przeciwdziałania mobbingowi i zastanowić się, czy włączyć tego typu naruszenia do procedury whistleblowingowej, czy też pozostawić je jako rozpatrywane odrębnie.

Oba rozwiązania mają wady i zalety. Umożliwiając sygnalistom zgłaszanie np. mobbingu w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych, ograniczamy liczbę procedur. Potencjalnym sygnalistom łatwiej więc będzie dokonać zgłoszenia, ponieważ nie będą się zastanawiać, która procedura znajdzie tu zastosowanie. Dzięki takiemu rozwiązaniu pracodawca pokazuje, że ma uniwersalną procedurę zgłaszania nieprawidłowości, która gwarantuje należyte rozpatrzenie każdej sprawy z zachowaniem pełnej poufności osób zgłaszających.

Z drugiej jednak strony włączenie dodatkowych naruszeń do procedury zgłoszeń wewnętrznych oznacza nałożenie na pracodawcę obowiązków przewidzianych ustawą o ochronie sygnalistów, chociażby w zakresie potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia i przekazania informacji zwrotnej w określonych w ustawie terminach. Ponadto – jak już wspomniano powyżej – włączenie innych naruszeń do procedury wewnętrznej skutkować będzie przyznaniem sygnaliście ochrony przed działaniami odwetowymi oraz nabyciem przez niego roszczenia cywilnoprawnego za szkodę lub krzywdę spowodowaną takim działaniem. W tym zakresie przepisy przewidują tzw. odwrócenie ciężaru dowodu – to podmiot prywatny w toku postępowania sądowego będzie obowiązany wykazać, że dane działanie nie stanowiło działania odwetowego w rozumieniu ustawy. Ponadto nie można zapominać, że ustawa przewiduje odpowiedzialność karną za podejmowanie wobec sygnalisty działań odwetowych.

Warto więc podjąć świadomą decyzję, z uwzględnieniem wszystkich za i przeciw.

Przemysław Zając