Pandemia COVID-19 istotnie wpłynęła na organizację pracy – szczególnie w sektorze usługowym, ale także w obszarze pracy umysłowej oraz administracyjno-biurowej. Aby ograniczyć ryzyko zakażenia, tam gdzie było to możliwe, wielu pracowników przeszło na tryb pracy zdalnej, a spotkania służbowe przeniesiono do przestrzeni wirtualnej. Taki model szybko zyskał na popularności i był stopniowo coraz szerzej wdrażany, również po ustąpieniu największych fal zachorowań.

W 2023 r. weszła w życie nowelizacja, która na stałe wprowadziła instytucję pracy zdalnej do Kodeksu pracy. Choć na rynku widoczny jest obecnie trend „back to the office”, badania opinii publicznej pokazują, że większość pracowników ceni sobie możliwość pracy zdalnej lub hybrydowej – która pozwala zaoszczędzić czas codziennych dojazdów do pracy i sprzyja zachowaniu work-life balance. Przykładowo, w badaniu przeprowadzonym na potrzeby raportu No Fluff Jobs, 69% respondentów wskazało, że chciałoby mieć możliwość samodzielnego wyboru pracy zdalnej na stanowiskach, na których jest to realnie wykonalne.

Z perspektywy pracodawców praca zdalna może z jednej strony zwiększać atrakcyjność oferty i pomagać przyciągnąć najlepszych kandydatów do pracy, z drugiej zaś – obniżać koszty operacyjne działalności, takie jak wynajem powierzchni biurowej, zużycie mediów czy utrzymanie zaplecza socjalnego. Jednocześnie model ten wiąże się z pewnymi wyzwaniami – wymaga odpowiednich form nadzoru i zdalnego zarządzania zespołem, a także skutecznego reagowania na ewentualne nadużycia ze strony pracowników wykonujących swoje obowiązki poza biurem.

Niekiedy praca zdalna wiąże się dla pracodawców z pewnymi trudnościami – takimi jak niedyspozycyjność pracowników spowodowana załatwianiem spraw prywatnych w godzinach pracy czy zauważalny spadek efektywności, który negatywnie wpływa na ogólne wyniki pracy. W takich przypadkach pojawia się pytanie, czy – i w jakim zakresie – zasadne jest ograniczenie możliwości pracy zdalnej oraz jak skutecznie reagować na sytuacje obniżonej wydajności pracowników wykonujących obowiązki z domu.

Wniosek o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej

Jeśli konkretny pracownik wykonujący pracę zdalną nie spełnia oczekiwań, pracodawca może złożyć wniosek o zakończenie pracy zdalnej na podstawie art. 67²² § 1 k.p. Zgodnie z tym przepisem każda ze stron umowy o pracę może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zakończenie pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają wówczas termin przywrócenia poprzednich warunków, a w razie braku porozumienia w tym zakresie – przywrócenie poprzednich warunków następuje z upływem 30 dni od dnia otrzymania wniosku przez drugą stronę.

Co jednak istotne – analiza przepisów przemawia za przyjęciem, że rozwiązanie to może znaleźć zastosowanie wyłącznie w przypadku, gdy:

• praca zdalna została uzgodniona w trakcie zatrudnienia oraz
• uzgodniono ją w drodze odrębnych uzgodnień – a więc nie została przewidziana bezpośrednio w treści umowy o pracę (ani jako jej postanowienie, ani jako załącznik),

przy czym oba ww. warunki muszą być spełnione łącznie.

Omawianego mechanizmu nie można zastosować do tzw. pracowników uprzywilejowanych, czyli takich, których wniosek o uzgodnienie pracy zdalnej jest dla pracodawcy co do zasady wiążący (dotyczy to m.in. pracownic w ciąży i pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia). W przypadku tej grupy złożenie przez pracodawcę wiążącego wniosku o zaprzestanie pracy zdalnej jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie jest już obiektywnie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj wykonywanej pracy.

Warto podkreślić, że choć literalne brzmienie przepisu odnosi się wyłącznie do „przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy” (czyli powrotu do stanu sprzed uzgodnienia pracy zdalnej), zasadne wydaje się odpowiednie zastosowanie tego przepisu również do częściowego ograniczenia pracy zdalnej (tj. zmniejszenia jej wymiaru). Taka interpretacja opiera się na rozumowaniu a maiori ad minus (z większego na mniejsze) – skoro dopuszczalne jest jednostronne cofnięcie pracy zdalnej w całości, to tym bardziej możliwe powinno być jej jednostronne ograniczenie (poprzez zastąpienie pełnej pracy zdalnej modelem pracy hybrydowej). Należy jednak podkreślić, że nie jest to pogląd powszechnie akceptowany – w dyskursie publicznym pojawiają się również stanowiska opowiadające się za ściśle literalną wykładnią przepisu.

Zmiana umowy o pracę

Powstaje pytanie, jak pracodawca może zrezygnować z pracy zdalnej lub ją ograniczyć, jeśli zasady i warunki jej wykonywania zostały uregulowane:

• bezpośrednio w umowie o pracę; lub
• wprawdzie w odrębnym porozumieniu, ale zawartym na początku zatrudnienia (czyli najpóźniej w dniu rozpoczęcia wykonywania pracy).

Zgodnie z przeważającymi poglądami, jeżeli praca zdalna została uzgodniona w jeden z powyższych sposobów, pozostają dwie możliwości rezygnacji z pracy zdalnej, tj.:

• wręczenie pracownikowi wypowiedzenia zmieniającego albo
• zawarcie z pracownikiem porozumienia zmieniającego (aneksu do umowy).

Wypowiedzenie zmieniające stanowi jednostronną czynność prawną pracodawcy, która prowadzi do modyfikacji warunków umowy o pracę. W przypadku pracy zdalnej pracodawca może wypowiedzieć dotychczasowe warunki pracy i zaproponować nowe, przewidujące wykonywanie pracy wyłącznie w siedzibie pracodawcy lub w modelu hybrydowym.

Wypowiedzenie zmieniające musi spełniać wymogi formalne przewidziane dla wypowiedzenia umowy o pracę – w szczególności musi być dokonane na piśmie, z zachowaniem odpowiedniego okresu wypowiedzenia oraz z podaniem przyczyny uzasadniającej zmianę warunków pracy. Przyczyna ta powinna być konkretna i rzeczywista – może nią być na przykład spadek efektywności pracy pracownika, problemy z komunikacją i koordynacją zespołu, niedyspozycyjność w godzinach pracy czy też zmiana organizacji pracy w zakładzie.

Pracownik, który otrzymał wypowiedzenie zmieniające, do połowy okresu wypowiedzenia może złożyć pracodawcy oświadczenie o odmowie przyjęcia nowych warunków – w takim przypadku umowa o pracę ulegnie rozwiązaniu z upływem okresu wypowiedzenia. Brak złożenia przez pracownika oświadczenia, o którym mowa powyżej, oznacza dorozumianą akceptację nowych warunków umowy o pracę.

Co istotne, pracownik ma prawo odwołać się od wręczonego wypowiedzenia zmieniającego w terminie 21 dni od jego otrzymania. Jeżeli sąd pracy uzna, że wypowiedzenie było nieuzasadnione lub dokonane z naruszeniem przepisów, może orzec o jego bezskuteczności i o przywróceniu poprzednich warunków pracy lub zasądzić na rzecz pracownika odszkodowanie.

Jako że przyczyną wypowiedzenia zmieniającego może być zmiana organizacji pracy przez pracodawcę bez jednoczesnego współistnienia przyczyny po stronie pracownika (np. niskiej efektywności lub innych nieprawidłowości przy wykonywaniu pracy zdalnej), natomiast samo wypowiedzenie zmieniające może ostatecznie doprowadzić do definitywnego rozwiązania umowy o pracę, w niektórych przypadkach może powstać konieczność zachowania procedury właściwej dla zwolnień grupowych, uregulowanej w ustawie o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.

Rekomendowaną alternatywą dla wypowiedzenia zmieniającego jest zawarcie z pracownikiem porozumienia zmieniającego warunki umowy o pracę. Jest to rozwiązanie oparte na zgodnej woli obu stron stosunku pracy i wymaga akceptacji zarówno pracodawcy, jak i pracownika.

Porozumienie zmieniające powinno precyzyjnie określać, które warunki umowy o pracę ulegają zmianie. W kontekście pracy zdalnej może to oznaczać całkowitą rezygnację z tego modelu, ograniczenie liczby dni pracy zdalnej w tygodniu lub miesiącu albo wprowadzenie dodatkowych warunków jej wykonywania. Nie ma przy tym przeszkód, aby rezygnacja lub zmiana modelu pracy zdalnej nastąpiła już w dniu zawarcia przedmiotowego porozumienia – brak jest swoistego okresu wypowiedzenia pracy zdalnej w tym przypadku.

Zaletą porozumienia zmieniającego jest istotne ograniczenie ryzyka sporu sądowego. Skoro obie strony stosunku pracy wyrażają zgodę na zmianę warunków, pracownikowi pozostaje bardzo ograniczone – i trudne do wykazania – pole do następczego kwestionowania skuteczności takiego porozumienia przed sądem pracy (sprowadzające się do ewentualnego powołania się na wady oświadczeń woli, takie jak błąd, groźba lub podstęp).

Jakkolwiek zawarcie porozumienia pozostaje rekomendowanym wariantem działania, w praktyce jego osiągnięcie może okazać się trudne – większość pracowników niechętnie rezygnuje z komfortowego dla nich modelu pracy zdalnej lub hybrydowej. W takich przypadkach pracodawca może rozważyć zaproponowanie pracownikowi pewnych korzyści w zamian za zgodę na zmianę (np. podwyżki wynagrodzenia, dodatkowych dni urlopu czy elastycznych godzin pracy).

Rezygnacja z pracy zdalnej a zasada równego traktowania w zatrudnieniu

Wycofanie się przez pracodawcę z pracy zdalnej (niezależnie od formy) może podlegać ocenie z perspektywy zasady równego traktowania w zatrudnieniu.

Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy pracodawca zdecydował się zrezygnować z pracy zdalnej lub ograniczyć jej wymiar tylko wobec niektórych pracowników. Wwprawdzie wniosek o zaprzestanie pracy zdalnej z art. 67²² § 1 k.p. nie musi być przez pracodawcę uzasadniony, jednak nie wyłącza to możliwości wystosowania przez pracownika roszczenia z tytułu nierównego traktowania w zatrudnieniu.

Pracownikowi, wobec którego pracodawca naruszył zasadę równego traktowania (lub dopuścił się dyskryminacji), przysługuje odszkodowanie w wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę (w 2025 r. – 4 666 zł).

Aby ograniczyć ryzyko ewentualnych roszczeń pracowników z tego tytułu, warto gromadzić dowody świadczące o tym, że przyczyna wycofania lub ograniczenia pracy zdalnej względem danego pracownika jest obiektywnie uzasadniona. Innymi słowy, pracodawca powinien być w stanie wykazać, że podejmując decyzję w tym przedmiocie kierował się niedyskryminującymi kryteriami – przykładowo:

• gorszymi wynikami lub jakością pracy,
• brakiem oczekiwanej dyspozycyjności (w tym w szczególności naruszeniami czasu pracy),
• niewłaściwą współpracą z zespołem,

– w porównaniu do innych pracowników wykonujących pracę zdalną, względem których pracodawca nie zdecydował się na modyfikacje lub całkowitą rezygnację z tego modelu. Ryzyko roszczeń nierównościowych jest oczywiście ograniczone, jeśli pracodawca zrezygnował z pracy zdalnej względem wszystkich pracowników (np. z danego działu) w takim samym zakresie.

Co istotne, ciężar udowodnienia, że nie doszło do naruszenia zasady równego traktowania, spoczywa na pracodawcy (odwrócony ciężar dowodu). Oznacza to, że to pracodawca musi wykazać, że jego decyzja była obiektywnie uzasadniona i nie miała charakteru dyskryminacyjnego (pracownik musi zaś tylko uprawdopodobnić, że doszło do nierównego traktowania).

Możliwe podstawy do rozwiązania umowy o pracę

Jeśli sposób wykonywania pracy przez pracownika zdalnego nie spełnia oczekiwań pracodawcy lub w trakcie pracy zdalnej dochodzi do naruszeń konkretnych obowiązków pracowniczych, zasadne może okazać się definitywne rozwiązanie umowy pracownika.

Warto podkreślić, że również w modelu pracy zdalnej – mimo braku fizycznej obecności w zakładzie pracy – pracownika nadal obowiązują podstawowe zasady wykonywania obowiązków, w tym w zakresie konieczności przestrzegania ustalonego czasu pracy. W praktyce zdarza się zaś, że pracownicy wykonujący pracę zdalną są niedostępni w godzinach pracy, poświęcając ten czas na sprawy prywatne – bez wcześniejszego uzgodnienia tego z pracodawcą i bez późniejszego jego odpracowania. To z kolei może negatywnie wpływać zarówno na organizację pracy zespołu, jak i na wyniki pracy samego pracownika.

W przypadku naruszeń dyscypliny pracy (zwłaszcza powtarzających się) może to stanowić uzasadnioną podstawę do rozwiązania stosunku pracy. Rozwiązanie może nastąpić w trybie wypowiedzenia, a w sytuacjach szczególnie rażących, zawinionych i szkodliwych – nawet w trybie dyscyplinarnym.

Przyczyna rozwiązania umowy – niezależnie od jego trybu – musi być m.in. aktualna, prawdziwa i zasadna. Decyzja o zakończeniu stosunku pracy powinna być więc każdorazowo poprzedzona dokładną analizą stanu faktycznego oraz kompleksową oceną prawną konkretnego przypadku. Jest to szczególnie istotne, ponieważ rozwiązanie umowy o pracę zawsze wiąże się z określonymi ryzykami po stronie pracodawcy. W szczególności wadliwe zakończenie stosunku pracy przez pracodawcę może skutkować jego odpowiedzialnością odszkodowawczą wobec zwolnionego pracownika, a nawet obowiązkiem przywrócenia go do pracy.

Aleksandra Wójcik, Przemysław Zając